مساعد تنفيذي

"سيقدم المساعد التنفيذي لمجموعة StepStone Group دعمًا إداريًا عالي المستوى لأربعة من المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى.

المهام الوظيفية الأساسية:

• متابعة جدول مواعيد مزدحم ومتقلب، وحجم كبير من المكالمات والبريد الإلكتروني وتدفق الاتصالات.
• صياغة وكتابة وتدقيق وتحرير وإنهاء المراسلات بما في ذلك البريد الإلكتروني والمستندات الأخرى.
• فرز جميع المكالمات للمدير التنفيذي والتعامل مع جميع الاستفسارات في حدود القدرة.
• تتبع اجتماعات المديرين التنفيذيين، بالإضافة إلى المتابعات اللازمة.
• مراجعة البريد الوارد و/أو البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات وتلخيص المحتوى، ومعالجة الردود بمبادرة ذاتية أو بناءً على ملاحظات المدير التنفيذي وتوجيهاته.
• التخطيط والتنسيق لاجتماعات الفريق الشهرية والأسبوعية حسب الطلب.
• الإلمام بسياسات مجموعة StepStone Group كما هو موضح في الدليل الإرشادي وعبر الإنترنت، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، السفر، والأسهم الشخصية، وتقنية المعلومات، والاحتفاظ بالسجلات.
• التعامل مع الخدمات اللوجستية للتخطيط لرحلات محلية ودولية معقدة باستخدام وكالة السفر المتعاقدة مع الشركة؛ تقديم itineraries مفصلة وجداول أعمال وتوجيهات ومواد داعمة.
• إعداد تقارير المصروفات في الوقت المناسب مع ضمان الدقة وتقديمها وفقًا لسياسة الشركة.
• متابعة جداول مواعيد المدير التنفيذي وتوقع المشكلات المحتملة فيما يتعلق بالجدول والتحضير للاجتماعات واحتياجات المديرين التنفيذيين المعنيين وطلبات الاجتماعات والمكالمات الهاتفية؛ وإبلاغ الأطراف المعنية بالتغييرات المحتملة و/أو المؤكدة على الفور.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات المعقدة والفعاليات التنفيذية التي تتطلب التعامل مع الخدمات اللوجستية المفصلة وحل المشكلات، وإبلاغ الحاضرين بالتواريخ والأوقات، وحجز مساحة الاجتماعات، وضمان توفر المعدات/المواد المناسبة، وتنسيق خدمات الضيافة حسب الحاجة؛ والمساعدة في اجتماعات مجموعة StepStone Group المختلفة خارج الموقع حسب الطلب بطريقة إيجابية ومهنية.
• التواصل مع العملاء والمستثمرين والضيوف وجميع موظفي مجموعة StepStone Group بطريقة مهنية ولبقة تلتزم ببيانات الثقافة والقيم الخاصة بمجموعة StepStone Group.
• التصرف بطريقة سرية ومهنية مع الآخرين؛ والحساسية لطبيعة أعمال الشركة السرية والحفاظ على هذه السرية باستمرار واستخدام هذه المعلومات فقط في سياق أداء عملك لمجموعة StepStone Group.
• العمل كعضو فريق، بما في ذلك تحمل مهام إضافية لدعم الزملاء والشركة وعرض المساعدة قبل أن يُطلب منك ذلك؛ وإعطاء الفضل لمن يستحقه.
• المساهمة بمواهبك وجهودك في بيئة عمل منتجة وممتعة وآمنة.
• المساعدة وتوفير تغطية هاتفية للمديرين التنفيذيين الإضافيين عند الضرورة.
• مساعدة ضيوف مجموعة StepStone Group في الدعم المكتبي العام والحجوزات (السفر والعشاء والنقل المحلي، إلخ).

متطلبات التعليم و/أو الخبرة العملية:

• خبرة لا تقل عن خمس سنوات في تقديم الدعم الإداري في مؤسسة مالية. يُفضل درجة جامعية.

المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة:

• القدرة على إدارة معلومات حساسة للغاية وسرية بسرية تامة.
• إظهار الحكم السليم؛ والمهارة في تطوير والحفاظ على علاقات مهنية تعكس صورة إيجابية لمجموعة StepStone Group.
• القدرة على إدارة حجم كبير من العمل وتحديد أولويات المهام/المشاريع بناءً على الإلحاح.
• تركيز قوي على الاهتمام بالتفاصيل والدقة والشمولية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة؛ والقدرة على تقديم الأفكار بوضوح وتسهيل تدفق المعلومات المفتوح متعدد الاتجاهات.
• عضو فريق فعال يمكنه التعاون أو اتخاذ قرارات مستقلة حسب الحاجة.
• الكفاءة التقنية؛ ومهارات حاسوبية متقدمة باستخدام مجموعة Microsoft Office: Word وExcel وPowerPoint وOutlook؛ والقدرة على إنتاج/تحرير جداول البيانات والعروض التقديمية بسرعة ودقة.
• القدرة على أداء الواجبات المكتبية العامة بما في ذلك إنشاء مواد العروض التقديمية بما في ذلك العروض التقديمية وأجهزة iPad.

خبرة لا تقل عن خمس سنوات في تقديم الدعم الإداري في مؤسسة مالية. يُفضل درجة جامعية"