نحن نبحث عن مسؤول إدخال بيانات موثوق ومنظم ودقيق للانضمام إلى فريق الإدارة عن بُعد وإدارة البيانات لدينا.
تركز هذه الوظيفة على مستوى المبتدئين على إدخال المعلومات التجارية وتحديثها والتحقق منها وصيانتها بدقة عبر قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات وأنظمة السجلات الرقمية. سيقدم المرشح الناجح أيضًا دعمًا إداريًا، وينظم المستندات الإلكترونية، ويساعد في إعداد التقارير، ويساهم في الحفاظ على كفاءة العمليات اليومية.
المرشح المثالي مرتاح في استخدام أجهزة الكمبيوتر، ويتبع التعليمات بعناية، ويهتم بالتفاصيل اهتمامًا كبيرًا، وقادر على إدارة المهام الموكلة إليه بشكل مستقل في بيئة عمل عن بُعد.
لا تُشترط الخبرة المهنية السابقة. سيتم توفير تأهيل شامل وتدريب وإرشاد مستمر. نشجع الخريجين الجدد، والأشخاص الذين يغيّرون مسارهم المهني، والأفراد العائدين إلى سوق العمل، والمرشحين الذين يبحثون عن أول فرصة إدارية عن بُعد لهم على التقديم.
المسؤوليات الرئيسية
إدخال البيانات ومعالجة المعلومات
- إدخال المعلومات وتحديثها وصيانتها في قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات والأنظمة الداخلية.
- نقل المعلومات بدقة من المستندات المصدرية المعتمدة.
- مراجعة البيانات المُدخلة للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- معالجة مهام إدخال البيانات الموكلة ضمن المواعيد النهائية المحددة.
- تحديد المعلومات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المتسقة.
- إجراء التصحيحات والتحديثات الروتينية عند الترخيص بذلك.
- الحفاظ على سجلات معالجة دقيقة وسجلات للمهام المكتملة.
- اتباع معايير إدخال البيانات وإجراءات التنسيق المعتمدة.
إدارة قواعد البيانات والسجلات
- الحفاظ على سجلات إلكترونية دقيقة وقواعد بيانات داخلية.
- تحديث معلومات العملاء والمعلومات الإدارية والتشغيلية حسب التكليف.
- التحقق من المعلومات مقابل سجلات المصدر المعتمدة.
- تنظيم السجلات باستخدام الفئات وأعراف التسمية المعتمدة.
- المساعدة في تنظيف قواعد البيانات وصيانتها بشكل روتيني.
- تحديد السجلات غير المكتملة أو غير المتسقة.
- الحفاظ على وثائق التحديثات المكتملة وأنشطة المعالجة.
- اتباع إجراءات السرية وأمن المعلومات في الشركة.
الدعم الإداري والكتابي
- تقديم المساعدة الإدارية والكتابية الروتينية للفرق المكلفة.
- إعداد وتحديث النماذج وجداول البيانات والتقارير والقوائم والمستندات الداخلية.
- المساعدة في تنظيم السجلات الإدارية والموارد الرقمية.
- معالجة طلبات المعلومات الروتينية وتحديثات الوثائق.
- الحفاظ على متتبعات المهام والجداول الزمنية والسجلات الإدارية.
- دعم المراسلات عبر البريد الإلكتروني وإدارة صندوق الوارد المشترك عند التكليف.
- توجيه المعلومات والمستندات إلى الأقسام المناسبة.
- المساعدة في الأنشطة الإدارية والتشغيلية العامة.
دعم جداول البيانات وإعداد التقارير
- إدخال المعلومات وتنظيمها في Microsoft Excel أو Google Sheets أو أدوات مشابهة.
- الحفاظ على جداول البيانات والمتتبعات وقواعد البيانات والتقارير الروتينية.
- فرز المعلومات وتصفيتها وتصنيفها وفقًا للتعليمات.
- إجراء التنسيق والتنظيم الأساسي لجداول البيانات.
- مقارنة المعلومات عبر جداول البيانات والأنظمة الداخلية.
- تحديد الإدخالات المكررة والمعلومات غير المتسقة.
- المساعدة في تجميع البيانات لإعداد التقارير الداخلية.
- الحفاظ على دقة مستندات التتبع المكلفة وتحديثها.
معالجة المستندات وإدارة الملفات الرقمية
- إعداد المستندات الرقمية وتحميلها وتنزيلها ووسمها وتصنيفها وتنظيمها.
- مراجعة النماذج والوثائق الداعمة للتأكد من اكتمالها.
- الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والمجلدات المشتركة.
- اتباع إجراءات تسمية الملفات وتخزين المستندات المعتمدة.
- استرداد المستندات والسجلات المصرح بها عند الطلب.
- أرشفة الملفات المكتملة وفقًا لإرشادات الشركة.
- الإبلاغ عن الوثائق المفقودة أو غير المكتملة أو غير الواضحة.
- الحفاظ على سجلات معالجة المستندات والمتتبعات.
التحقق من البيانات ومراقبة الجودة
- مراجعة أعمال إدخال البيانات والأعمال الإدارية المكتملة قبل تقديمها.
- التحقق من أخطاء الكتابة والتنسيق والأرقام وإدخال المعلومات.
- مقارنة المعلومات المُدخلة مع مستندات المصدر المعتمدة.
- التحقق من الحقول المطلوبة والمعلومات الداعمة.
- تحديد السجلات غير المكتملة أو غير المتسقة.
- تصحيح الأخطاء الروتينية عند الترخيص بذلك.
- تصعيد التناقضات غير المحلولة إلى عضو الفريق المناسب.
- اتباع معايير مراقبة الجودة والدقة المعتمدة.
الجدولة وتنسيق المهام
- المساعدة في الجدولة الروتينية وتحديثات التقويم والتنسيق الإداري.
- الحفاظ على قوائم المهام والمواعيد النهائية ومتتبعات التقدم.
- تتبع المهام المفتوحة والمعلقة والمكتملة.
- تقديم تحديثات بشأن المهام الموكلة والطلبات المعلقة.
- المتابعة بشأن بنود العمل الروتينية عند الحاجة.
- طلب التوضيح عندما تكون التعليمات أو المعلومات غير مكتملة.
- الإبلاغ عن تأخيرات المعالجة أو المشكلات التقنية على الفور.
- دعم إنجاز سير العمل الإداري في الوقت المناسب.
التعاون ضمن الفريق عن بُعد
- التواصل باحترافية عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية.
- تنسيق طلبات إدخال البيانات والطلبات الإدارية مع الزملاء.
- تقديم تحديثات منتظمة بشأن المهام الموكلة والأعمال المكتملة.
- المشاركة في التأهيل الافتراضي والتدريب والاجتماعات والتوجيه.
- اتباع سياسات وإجراءات العمل عن بُعد المعتمدة.
- الحفاظ على تواصل موثوق خلال ساعات العمل المحددة.
- العمل بشكل مستقل مع الوفاء بالمواعيد النهائية وتوقعات الجودة.
المؤهلات المفضلة
لا تُشترط الخبرة المهنية السابقة. قد تكون الإلمام بأي مما يلي مفيدًا:
- إدخال البيانات أو معالجة المعلومات.
- الدعم الإداري أو الكتابي.
- Microsoft Excel أو Google Sheets.
- Microsoft Office أو Google Workspace.
- أنظمة قواعد البيانات وإدارة السجلات.
- إدارة المستندات الرقمية.
- إدارة البريد الإلكتروني والتقويم.
- منصات CRM أو ERP.
- إعداد التقارير الأساسية والتحقق من البيانات.
- أدوات التواصل والتعاون عن بُعد.
قد تُعتبر أيضًا الخبرة ذات الصلة المكتسبة من خلال التعليم أو التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو المهام المستقلة أو الأنشطة الشخصية القائمة على الكمبيوتر.
- شهادة الثانوية العامة أو GED أو ما يعادلها.
- الكفاءة الأساسية في استخدام الكمبيوتر والكتابة على لوحة المفاتيح.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي.
- معرفة أساسية بجداول البيانات والبريد الإلكتروني والمستندات الرقمية.
- مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
- القدرة على إدخال المعلومات ومراجعتها بدقة.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المعتمدة.
- القدرة على أداء المهام المتكررة باستمرار.
- قدرات أساسية على حل المشكلات.
- القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة.
- الرغبة في تعلم برامج وأنظمة إدارية جديدة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- عادات عمل موثوقة ومهنية.
- القدرة على الحفاظ على السرية.
- اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل عن بُعد مناسبة.
