مدير الفعاليات

"ملخص الوظيفة

يقوم بإعداد جميع الوثائق الخاصة بالفعاليات والتنسيق مع قسم المبيعات وأقسام المنشأة والعملاء لضمان تقديم خدمة عالية المستوى ومتسقة خلال مراحل ما قبل الفعالية وأثناء الفعالية وما بعد الفعالية. يتعامل هذا المنصب بشكل أساسي مع الفعاليات المعقدة. يضمن الانتقال السلس من المبيعات إلى الخدمة ثم العودة إلى المبيعات. يدرك الفرص لتعظيم الإيرادات من خلال البيع الإضافي وتقديم تحسينات لإنشاء فعاليات استثنائية. يدعم ويتصرف نيابة عن مدير إدارة الفعاليات أو مدير تخطيط وعمليات الفعاليات في غيابه. يعمل كنقطة الاتصال الأساسية لمسؤول تخطيط الفعاليات (بعد التسليم) في المنشأة ويكون مسؤولاً عن تجربته.

أنشطة العمل الأساسية

تنفيذ عمليات الفعاليات

• حل المشكلات و/أو اقتراح بدائل للترتيبات السابقة إذا لزم الأمر.
• يقود اجتماعات ما قبل الفعالية وما بعد الفعالية للمجموعات المخصصة.
• يحدد التحديات التشغيلية المرتبطة بمجموعته ويعمل مع موظفي المنشأة والعملاء لحل هذه التحديات و/أو تطوير حلول بديلة.
• يدير ميزانيات العملاء لتعظيم الإيرادات وتلبية احتياجات العملاء.
• يشرف على تجارب عملائه من تسليم الملفات حتى مرحلة ما بعد الفعالية وحتى التسليم مرة أخرى إلى المبيعات.
• يعقد اجتماعات ما قبل وما بعد الفعالية حسب الحاجة لمراجعة/إيصال احتياجات المجموعة وملاحظاتها.
• يدير حجوزات غرف المجموعات ومساحات الاجتماعات للمجموعات المخصصة.
• يلتزم بجميع المعايير والسياسات والإجراءات.
• يحتفل بالنجاحات ويعترف علنًا بمساهمات أعضاء الفريق.

تنفيذ استراتيجية المبيعات والتسويق

• يبيع المنتجات والخدمات بشكل إضافي طوال عملية الفعالية.
• يشارك في عمليات التفتيش الموقعي للعملاء ويساعد في عملية البيع عند الحاجة.
• يعمل كحلقة وصل بين مندوب المبيعات الميداني والعميل طوال عملية الفعالية (ما قبل الفعالية، وأثناء الفعالية، وما بعد الفعالية).

إدارة الربحية

• يدير الإيرادات والربحية المرتبطة بالفعاليات.
• يتوقع حجوزات غرف المجموعات وإيرادات الفعاليات (التموين والصوتيات والمرئيات) لمجموعاته.
• يراجع الفوترة والمدفوعات مع العملاء.

تقديم خدمة عملاء استثنائية

• يتفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.

• يتعامل مع مشكلات وشكاوى الضيوف.

• يضمن حضورهم الدائم أمام العميل طوال عملية الفعالية بأكملها.

• يتابع مع العميل بعد الفعالية.

• يستقبل العميل خلال مرحلة الفعالية ويحول المهمة إلى فريق عمليات الفعاليات لتنفيذ التفاصيل.

• يسعى جاهداً لتحسين أداء الخدمة.

• يشكل مثالاً إيجابياً للعلاقات مع الضيوف.

• يراجع بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الزملاء.

• ينسق ويتواصل شفهياً وكتابياً مع العميل (داخلياً وخارجياً) بشأن تفاصيل الفعالية.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ خبرة سنتان في إدارة الفعاليات أو مجال مهني ذي صلة.

• أو درجة الزمالة لمدة عامين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، أو الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عملية."