مساعد مدير المكتب الأمامي

ملخص الوظيفة: يساعد مدير المكتب الأمامي في إدارة وظائف المكتب الأمامي والإشراف على الموظفين على أساس يومي. تشمل مناطق المكتب الأمامي موظفي الجرس/الباب، ولوحة التحويل، وخدمات الضيوف/مكتب الاستقبال. يوجه المنصب ويعمل مع المديرين والموظفين لتنفيذ الإجراءات مما يضمن عملية تسجيل دخول وخروج فعّالة. يضمن رضا الضيوف والموظفين ويزيد الأداء المالي للقسم إلى أقصى حد.

أنشطة العمل الأساسية: دعم إدارة فريق مكتب الاستقبال: يستخدم المهارات الشخصية والتواصلية لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ يدعم اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة؛ يُظهر الصدق/النزاهة؛ يقود بالقدوة. يشجع ويبني الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق. يشرف على الموظفين ويديرهم. يدير جميع العمليات اليومية. يفهم مناصب الموظفين جيدًا بما يكفي لأداء المهام في غياب الموظفين. يضمن تقدير الموظفين في جميع الورديات. يُنشئ ويحافظ على علاقات مفتوحة وتعاونية مع الموظفين.

مراقبة ودعم التقدم نحو أهداف خدمات الضيوف ومكتب الاستقبال: يدير العمليات اليومية، مما يضمن الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء على أساس يومي. يضع أهدافًا وخططًا محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز عملك. يتعامل مع الشكاوى وتسوية النزاعات وحل المظالم والصراعات، أو التفاوض مع الآخرين. يسعى لتحسين أداء الخدمة. يتعاون مع مدير المكتب الأمامي بشأن طرق التحسين المستمر لخدمة القسم. يوصل رسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف المكتب الأمامي لتحقيق النتائج المرجوة. يشارك في تطوير وتنفيذ خطط العمل التصحيحية بناءً على مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف. يؤكد على رضا الضيوف خلال جميع اجتماعات القسم ويركز على التحسين المستمر.

ضمان خدمة عملاء استثنائية: يقدم خدمات تفوق التوقعات لرضا العملاء والحفاظ عليهم. يحسّن الخدمة من خلال التواصل ومساعدة الأفراد على فهم احتياجات الضيوف، وتقديم التوجيه والتغذية الراجعة والتدريب الفردي عند الحاجة. يعمل كنموذج يحتذى به لإظهار السلوكيات المناسبة. يضع مثالًا إيجابيًا لعلاقات الضيوف. يُظهر مهارات ضيافة متميزة. يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة. يتفاعل مع العملاء على أساس منتظم للحصول على تغذية راجعة حول جودة المنتج ومستويات الخدمة والرضا العام. يقدم التغذية الراجعة للموظفين بناءً على ملاحظة سلوكيات الخدمة. يتعامل مع مشاكل الضيوف وشكاواهم بفعالية. يتفاعل مع الضيوف للحصول على تغذية راجعة حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.

إدارة المشاريع والسياسات: ينفذ برنامج تقدير/خدمة العملاء، ويوصل ويضمن العملية. يضمن الامتثال لجميع سياسات ومعايير وإجراءات المكتب الأمامي. يراقب الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والخصومات.

مسؤوليات إضافية: يقدم المعلومات للمشرفين والزملاء عبر الهاتف أو كتابيًا أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا. يحلل المعلومات ويقيّم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات. يُبلغ و/أو يحدّث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب. يقوم بمهام مدير المكتب الأمامي في غيابه. يوصل المعلومات الحيوية من اجتماعات ما قبل وبعد المؤتمرات إلى موظفي المكتب الأمامي. يشارك في اجتماعات القسم.

في ماريوت الدولية، نحن ملتزمون بأن نكون صاحب عمل يوفر تكافؤ الفرص، نرحب بالجميع ونوفر الوصول إلى الفرص. نعزز بنشاط بيئة تُقدَّر فيها الخلفيات الفريدة لموظفينا وتُحتفى بها. تكمن قوتنا الأكبر في المزيج الغني من الثقافة والموهبة والخبرات لدى موظفينا. نحن ملتزمون بعدم التمييز على أي أساس محمي، بما في ذلك الإعاقة أو وضع المحاربين القدامى أو أي أساس آخر يحميه القانون المعمول به.

شهادة الثانوية العامة أو GED؛ خبرة سنتان في خدمات الضيوف أو مكتب الاستقبال أو مجال مهني ذي صلة. أو درجة لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم أو الضيافة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة؛ لا تُشترط خبرة عملية.