مدير تنفيذ التشطيبات

الغرض:

·       يقدم مسؤول العمليات في قسم أعمال التشطيب الدعم الإداري والتنسيقي الأساسي لضمان سير مشاريع التشطيب بسلاسة وكفاءة. يتولى الدور مسؤولية إدارة الوثائق، ودعم تتبع المشاريع، والتنسيق مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية، وضمان الامتثال لإجراءات الشركة والجداول الزمنية للمشاريع.

المسؤوليات:

·       تقديم الدعم الإداري والتنسيقي اليومي لمدير أعمال التشطيب وفرق المشروع.

·       الحفاظ على جميع وثائق المشروع وتنظيمها وتحديثها (الرسومات، العقود، التصاريح، التقارير، المراسلات).

·       ضمان التحكم السليم في الوثائق، بما في ذلك تتبع الإصدارات، والموافقات، والتوزيع في الوقت المناسب.

·       مراقبة الجداول الزمنية للمشروع، والمعالم الرئيسية، والتسليمات؛ والإبلاغ عن التأخيرات والمخاطر والإجراءات المعلقة.

·       تنسيق الاجتماعات، والزيارات الميدانية، ومراجعات التقدم؛ وإعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر دقيقة.

·       متابعة الأطراف الداخلية والخارجية لضمان تقديم الطلبات والموافقات في الوقت المحدد.

·       العمل كحلقة وصل بين العمليات، والمشتريات، والمالية، والموارد البشرية، وفرق الموقع.

·       دعم عمليات المشتريات (طلبات الشراء، أوامر الشراء المحلية، وثائق الموردين، تتبع التسليم).

·       تتبع المواد والمعدات والخدمات اللوجستية للموقع لدعم تنفيذ المشروع دون انقطاع.

·       المساعدة في مراجعة ومعالجة الفواتير بالتنسيق مع المالية.

·       إعداد وصيانة أدوات تتبع المشاريع، والسجلات، وتقارير الحالة (أسبوعية/شهرية).

·       تحديث لوحات المعلومات والحفاظ على بيانات دقيقة للمشروع لأغراض إعداد التقارير واتخاذ القرارات.

·       ضمان الامتثال لإجراءات الشركة، وسياساتها، ومعايير التوثيق.

·       الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة (التصاريح، تقييمات المخاطر، سجلات الامتثال).

·       دعم عمليات التدقيق من خلال ضمان اكتمال الوثائق ودقتها وسهولة الوصول إليها.

·       تتبع الوثائق المتعلقة بالموقع مثل عمليات التفتيش والموافقات وسجلات التسليم.

·       الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات رقمية وورقية منظمة لسهولة الاسترجاع.

·       إدارة التواصل داخل القسم (رسائل البريد الإلكتروني، الخطابات، متابعات التنسيق).

·       دعم تتبع القوى العاملة والموارد بالتنسيق مع فرق الموقع.

·       المساعدة في دمج موظفي المشروع الجدد (الوثائق، الوصول إلى الأنظمة، التنسيق).

·       تحديد فرص تحسين العمليات الإدارية وكفاءة سير العمل.

·       ضمان السرية والتعامل السليم مع معلومات المشروع والشركة الحساسة.

·       تقديم الدعم الإداري والتشغيلي العام حسبما تطلبه الإدارة.