مدير الوثائق

وصف الوظيفة:

تبحث بارسونز عن مسؤول توثيق للانضمام إلى وحدة مشتريات الأشجار في مشروع القدية! في هذا الدور، ستقوم بأداء وظيفة متخصصة في التحكم بالوثائق، والعمل بشكل تعاوني مع فريق البستنة في QIC لإدارة وثائق المشروع عبر كامل دورة حياتها.

ما الذي سوف تقوم به:

• العمل كنقطة اتصال لفرق المشروع فيما يتعلق بقضايا التحكم بالوثائق
• التنسيق مع إدارة التحكم بالوثائق بشأن إعدادات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وطلبات الدعم
• المشاركة في عمليات التدقيق على الجودة بالتنسيق مع إدارة الجودة وضمان الجودة وأصحاب المصلحة المعنيين
• دعم تطوير وإطلاق أدوات وأنظمة التحكم بالوثائق
• تقديم المدخلات لإدارة التحكم بالوثائق بشأن المتطلبات والتحسينات والتقارير
• حضور اجتماعات التنسيق الدورية مع الفرق الداخلية والاستشاريين والمقاولين
• إدارة ومعالجة جميع الوثائق الواردة والصادرة للمشروع بما في ذلك الرسومات والمواصفات والتقارير والمراسلات والمستندات المقدمة
• ضمان اتباع إجراءات التحكم بالوثائق المناسبة طوال دورة حياة الوثيقة
• مراقبة والتحكم في مراجعات الوثائق، وضمان توفير أحدث الإصدارات فقط لأصحاب المصلحة
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة بما في ذلك خطابات الإرسال وإقرارات الاستلام وسجلات التوزيع
• استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بما يتوافق مع المعايير المعتمدة وضمان وضع العلامات الوصفية (Metadata) بشكل صحيح
• الحفاظ على مصفوفة توزيع الوثائق وقوالب سير العمل وتحديثها داخل نظام EDMS
• إجراء عمليات تدقيق مفاجئة ودعم الفرق لتحسين الامتثال لإجراءات التحكم بالوثائق
• توفير التدريب والإرشاد لفرق المشروع حول نظام EDMS وعمليات التحكم بالوثائق
• ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية وحزم الوثائق النهائية حسب الحاجة
• أداء مهام إضافية للتحكم بالوثائق حسب تكليف إدارة المشروع أو الإدارة العليا

المهارات المطلوبة التي ستمتلكها:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التحكم بالوثائق في قطاع البناء أو الهندسة أو الصناعات ذات الصلة
• معرفة قوية بعمليات وإجراءات التحكم بالوثائق ومنصات EDMS
• القدرة على إدارة سير عمل الوثائق بشكل مستقل وداخل بيئة فريق عمل
• اهتمام قوي بالتفاصيل مع قدرة تنظيمية عالية
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الإيقاع وقائمة على المواعيد النهائية
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Word وExcel

المهارات المرغوبة التي ستمتلكها:

• خبرة في العمل على مشاريع كبيرة الحجم أو معقدة
• الإلمام بأدوات EDMS المتقدمة وإعدادات سير العمل
• قدرات تحليلية قوية ومهارات حل المشكلات
• مهارات تواصل ممتازة ومهارات تنسيق مع أصحاب المصلحة
• خبرة في تدريب ودعم فرق المشروع على أنظمة التحكم بالوثائق

المهارات المطلوبة التي ستمتلكها:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التحكم بالوثائق في قطاع البناء أو الهندسة أو الصناعات ذات الصلة
• معرفة قوية بعمليات وإجراءات التحكم بالوثائق ومنصات EDMS
• القدرة على إدارة سير عمل الوثائق بشكل مستقل وداخل بيئة فريق عمل
• اهتمام قوي بالتفاصيل مع قدرة تنظيمية عالية
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الإيقاع وقائمة على المواعيد النهائية
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Word وExcel

المهارات المرغوبة التي ستمتلكها:

• خبرة في العمل على مشاريع كبيرة الحجم أو معقدة
• الإلمام بأدوات EDMS المتقدمة وإعدادات سير العمل
• قدرات تحليلية قوية ومهارات حل المشكلات
• مهارات تواصل ممتازة ومهارات تنسيق مع أصحاب المصلحة
• خبرة في تدريب ودعم فرق المشروع على أنظمة التحكم بالوثائق