مراقب المستندات

مسؤول مستندات إدارة العقود مسؤول عن إدارة ومراقبة وتتبع جميع المستندات المتعلقة بالعقود. تشمل هذه الوظيفة التأكد من دقة جميع المستندات وحداثتها وتخزينها بما يتوافق مع السياسات التنظيمية والمتطلبات القانونية. سيعمل مسؤول المستندات عن كثب مع فريق إدارة العقود لدعم دورة حياة العقود بالكامل، من الصياغة الأولية إلى التنفيذ النهائي.

المسؤوليات الأساسية:

إدارة العقود

• إدارة استلام وتسجيل وتوزيع جميع المستندات التعاقدية.
• المساعدة في إعداد ومراجعة وتحرير العقود والمستندات القانونية الأخرى.
• الحفاظ على سجلات لجميع المراسلات والتعديلات والتغييرات.
• التأكد من أن جميع المستندات المتعلقة بالعقود تلبي معايير الجودة وتتوافق مع سياسات الشركة واللوائح القانونية.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين، بما في ذلك الفرق القانونية والمشتريات وإدارة المشاريع، لضمان توفر جميع المستندات اللازمة وإمكانية الوصول إليها.
• التنسيق مع الأطراف الخارجية مثل الموردين والعملاء والممثلين القانونيين لإدارة وتوزيع الوثائق التعاقدية.
• إعداد تقارير منتظمة عن أنشطة التحكم في المستندات وحالة العقود.
• ضمان سرية وأمن معلومات العقود الحساسة.
• تنفيذ وإنفاذ إجراءات التحكم في المستندات وفقًا لسياسات الشركة وأفضل الممارسات في الصناعة.

المعرفة والخبرة:

الحد الأدنى من المؤهلات: يفضل حصول المرشح على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو القانون أو مجال ذي صلة.

الشهادات المهنية في إدارة العقود أو التحكم في المستندات تعتبر ميزة إضافية.

المهارات

الخبرة

سنوات الخبرة: حد أدنى 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة

طبيعة الخبرة:

• المعرفة بإدارة العقود
• المعرفة بعملية المشتريات
• الخبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
• المعرفة باللوائح والمعايير

الكفاءات الرئيسية

• القدرة على إدارة أحجام كبيرة من المستندات مع التركيز على الدقة والإتقان.
• قدرة قوية على تنظيم وصيانة أنظمة إدارة المستندات المعقدة.
• مهارات اتصال فعالة للتنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بكفاءة.
• التوجه نحو النتائج والتنفيذ
• العمل الجماعي والتعاون
• معايير أخلاقية عالية في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

معايير التقييم الفني:

• خبرة ذات صلة في التحكم في المستندات
• خبرة ذات صلة في إدارة العقود / المشتريات
• خبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات SAP ARIBA
• مهارات الاتصال