منسق تنفيذي

المعلومات التنفيذية والمتابعة:

دعم المكتب الأمامي لنائب الرئيس/المدير العام في إعداد برنامج العمل السنوي، وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية، والمتابعة المنتظمة مع الإدارات لإعداد التقرير الربعي.
المساهمة في تطوير وإطلاق وإدارة نظام المعلومات التنفيذية الرقمي ونظام المتابعة لمكتب نائب الرئيس/المدير العام لضمان الاستجابة في الوقت المناسب لطلبات أصحاب المصلحة.
ضمان تسجيل جميع التوجيهات الصادرة عن نائب الرئيس/المدير العام ونقلها ومتابعتها. وبالمثل، تكون الخط الأول للرد على استفسارات الوحدات المعنية وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن قضايا المتابعة.
المساعدة في توفير مرجع جاهز لنائب الرئيس/المدير العام حول أنشطة المجمع/الإدارة والقضايا المعلقة من خلال مراقبة البيانات والمعلومات المتعلقة بجميع الاتصالات الصادرة عن نائب الرئيس/المدير العام، والإجراءات التي تتخذها الإدارات الفردية، وأنشطة المتابعة اللازمة. علاوة على ذلك، إعداد تقارير لمراقبة الاستجابة وتحديد حالات التأخير والاختناقات في تنفيذ التوجيهات التنفيذية.
المساهمة في فرض المعايير والمبادئ والإجراءات المقررة التي يتعين على الوحدات المعنية اتباعها عند إعداد الردود لتوقيع نائب الرئيس/المدير العام أو بالنيابة عنه، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية بأكثر الطرق فعالية.
المساهمة في تعزيز كفاءة وقت نائب الرئيس/المدير العام من خلال فرز البريد وترتيب أولوياته.
مراقبة أنشطة موظفي الأرشفة في مكتب نائب الرئيس/المدير العام وتقديم التوجيه عند الحاجة.
المساعدة في إعداد تقرير الاستجابة الدوري لنائب الرئيس/المدير العام، يوضح مستوى استجابة الإدارات/الوحدات المعنية داخل المجمع/الإدارة من أجل تحسين مستوى الفعالية.

المواعيد التنفيذية والاجتماعات وإدارة العلاقات:
الحفاظ على جدول أعمال نائب الرئيس/المدير العام وجدوله الزمني، والمساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات وغيرها.
دعم أو العمل كأمانة سر في اجتماعات نائب الرئيس/المدير العام مع فريق إدارة المجمع/الإدارة وكذلك مع أصحاب المصلحة الخارجيين. مساعدة نائب الرئيس/المدير العام في دوره كرئيس للجان الإدارية المختلفة.
حسب الحاجة، دعم إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وضمان توفر الوثائق الداعمة والرئيسية، وإعداد ومراجعة وتوزيع محاضر الاجتماعات، وإعداد المذكرات حول القرارات الرئيسية ومتابعة تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
التواصل مع مكاتب الإدارة العليا والوسطى داخل وعبر المجمع/الإدارة لتسهيل تنفيذ قرارات مكتب نائب الرئيس/المدير العام وضمان الإدارة المناسبة للعلاقات.
الإعداد في الوقت المناسب لملف نائب الرئيس/المدير العام للمشاركة في الفعاليات الداخلية والخارجية، ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة والتوجيهات الواجب اتباعها.
التنسيق مع الإدارة/الوحدات المعنية لنقل المعلومات البروتوكولية للزوار وكبار الشخصيات والشخصيات الدبلوماسية الذين يأتون لمقابلة نائب الرئيس/المدير العام.
التنسيق مع الوحدات الأخرى في المجمع/الإدارة وإعداد مسودة برنامج مهام نائب الرئيس/المدير العام وخطط المشاركة.
المساعدة في مراقبة ميزانية مكتب نائب الرئيس/المدير العام ودعم فريق المكتب الأمامي في إدارتها.
مساعدة المكتب الأمامي في تنظيم خلوات المجمع/الإدارة والاجتماعات العامة.

إدارة المعرفة:
دعم نقاط الاتصال في مكتب نائب الرئيس/المدير العام لتنفيذ بنية إدارة المعرفة بالتنسيق مع الوحدات ذات الصلة.
المساهمة في تحسين نظام المعلومات التنفيذية والمتابعة لمكتب نائب الرئيس/المدير العام من خلال مواكبة أفضل الممارسات.
دعم تطوير وتنفيذ خطة التدريب للمجمع/الإدارة.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاقتصاد أو المالية أو أي مجال ذي صلة.
5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
يفضل الخبرة في عمليات بنوك التنمية متعددة الأطراف أو المؤسسات المالية الدولية الأخرى.
يفضل الخبرة والتعامل مع كبار المسؤولين التنفيذيين.
اللغات: اللغة الإنجليزية: إلزامية