موظف استقبال (وكيل مكتب أمامي)

التخطيط والتنظيم: مراجعة وتحديث سجل المتابعة، فحص المعدات، التحلي بالذكاء والمظهر اللائق، والحفاظ على سلوك ودود ومبهج طوال الوقت. الإشراف على العمليات اليومية، تقديم تقارير منتظمة عن المستجدات للمشرفين / مدير الليل (إذا كان في المناوبة). مراقبة أداء الموظفين / التدريب، إجراءات السلامة من الحرائق، إجراءات الإسعافات الأولية، التعامل مع شكاوى الضيوف وإبلاغ المشرف بها، تنفيذ وتنسيق معايير تشغيل مكتب الاستقبال، الأداء وفقًا للمعايير وبما يتوافق مع قيم الشركة وكفاءاتها. حضور الدورات التدريبية حسب الجدول الزمني، إظهار التعاون والاحترام الكاملين داخل الفريق ومع جميع الأقسام الأخرى، الإلمام بالأنشطة اليومية ومعرفة منتجات مرافق الفندق، التأكد من طباعة تقرير الطوارئ أثناء المناوبة مرتين على الأقل.

العمليات: التحضير للوصول اليومي من حيث توزيع الغرف، والتحقق من التعليقات الخاصة بطلبات الضيوف. تسجيل ومعالجة إجراءات تسجيل الوصول لجميع القادمين. تحديث والتحقق من معلومات الضيف في الكمبيوتر بعد اكتمال تسجيل الوصول. المسؤولية عن مهام الصرافة، معاملات تحويل العملات الأجنبية، مهام مراجعة الحسابات الليلية، والتسوية عند مغادرة الضيوف. التعامل مع حجوزات مكتب الاستقبال المباشرة في جميع الأوقات، ومعالجة الحجوزات الهاتفية عند إغلاق قسم الحجوزات. تقديم خدمة ودية وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة الفورية لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات. حل شكاوى / طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية، وإبلاغ المشرفين بذلك فورًا. التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمن الضيوف. فحص الرسائل وإيصالها للضيوف. المساعدة في مكتب المعلومات، صرافة العملات الأجنبية، مراجعة الحسابات الليلية، ومركز الأعمال عند الطلب. التحقق من حسابات الدفع ومساعدة المشرفين لضمان عدم وجود حسابات دفع معلقة. مراجعة سجل المتابعة، والتحقق من الأمور العالقة ومتابعتها. تحديد أي مهام خاصة لليوم. التحقق من حالة الفندق، نسبة الإشغال، الفعاليات، المجموعات، كبار الشخصيات. حفظ تقارير الاستقبال اليومية والمستندات بشكل منهجي. طباعة تقرير الطوارئ (مرتين على الأقل في المناوبة). حضور الجلسات التوجيهية، تدوين الملاحظات واتخاذ الإجراءات مع المتابعة المناسبة. التركيز على الضيوف، والحفاظ على التواصل البصري، وضمان الترحيب بجميع الضيوف في مكتب الاستقبال. في نهاية المناوبة أو اليوم، نقل جميع المعلومات التي يحتاجها فريق المناوبة التالية لضمان سير العمليات بسلاسة. التنسيق وتبادل المعلومات مع مكتب الاستقبال، التدبير المنزلي، الأغذية والمشروبات، وخاصة مع المدير العام بخصوص كبار الشخصيات. الإلمام بجميع وثائق الشركة ذات الصلة وخاصة المعايير التشغيلية ذات الصلة بمجال مسؤوليته. المظهر اللائق طوال الوقت. تعزيز البيع الإضافي. تنفيذ أي مهمة معقولة أخرى (قد لا تكون مذكورة هنا) حسب الطلب.

برنامج تميز مخصص للسعوديين فقط. مفتوح للمرشحين ذوي الخبرة العملية القليلة أو المعدومة، بما في ذلك الخريجين الجدد ومن لديهم خبرة عملية ذات صلة تصل إلى 6 أشهر. مهارات اللغة الإنجليزية الأساسية إلزامية. شغف قوي بمجال الضيافة. مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل. لاعب فريق يساهم ويساعد زملاء العمل بشكل استباقي. القدرة على العمل بجدول مرن حسب احتياجات القسم. القدرة على تركيز الاهتمام على احتياجات الضيوف، مع البقاء هادئًا ومهذبًا دائمًا.