موظف استقبال (وكيل مكتب الاستقبال)

وصف الشركة: شغف بالكمال. سويسوتيل للفنادق والمنتجعات هي مجموعة مميزة من الفنادق الفاخرة حيث نركز على موظفينا. نسعى لتوفير بيئة محفزة ومجزية تجذب الأشخاص الملهمين والموهوبين الذين يرغبون في تقديم أفكار جديدة، واستخدام وتطوير معرفتهم لإعادة ابتكار مسارهم المهني. سويسوتيل المقام هو ثاني فندق لسويسوتيل يفتح في المملكة العربية السعودية. يقدم الفندق 1624 غرفة وجناحاً أنيقاً بتصميم عصري، يكمل قيم الثقافة العربية اليوم. كجزء من مجمع أبراج البيت المرموق، يقع فندق سويسوتيل المقام الفاخر، وهو فندق خمس نجوم معاصر، على مقربة من المسجد الحرام، ويطل على الكعبة المشرفة والمسجد الحرام. سويسوتيل المقام هو جزء من تطوير حضري جديد، يشمل مطعمين، وصالة تنفيذية واحدة، وغرفتي اجتماعات ومركز أعمال. له مداخل خاصة تسهل على ضيوفنا الكرام الوصول إلى المسجد الحرام.

الوصف الوظيفي: التخطيط والتنظيم: مراجعة وتحديث سجل الأحداث. فحص المعدات. كن ذكياً، حسن المظهر وحافظ على مزاج ودود ومبهج في جميع الأوقات. الإشراف على العمليات اليومية. تقديم تقارير منتظمة عن الأحداث للمشرفين/مدير الليل (إذا كان في المناوبة). مراقبة أداء الموظفين/التدريب. إجراءات الحريق. إجراءات الإسعافات الأولية. التعامل مع شكاوى الضيوف والإبلاغ للمدير. تنفيذ وتنسيق معايير التشغيل بالمكتب الأمامي. الأداء وفقاً للمعايير وبما يتماشى مع قيم وكفاءات الشركة. حضور فصول التدريب حسب الجدول. إظهار أقصى درجات التعاون والاحترام داخل الفريق والأقسام الأخرى للجميع. الإلمام بالأنشطة اليومية وامتلاك المعرفة بالمنتجات ومرافق الفندق. التأكد من طباعة تقرير الطوارئ خلال المناوبة مرتين على الأقل.

العمليات: التحضير للوصول اليومي من حيث تخصيص الغرف، وفحص الملاحظات لأي طلبات خاصة للضيوف. تسجيل ومعالجة تسجيل الوصول لجميع القادمين. تحديث وفحص معلومات الضيوف في الكمبيوتر بعد اكتمال تسجيل الوصول. المسؤولية عن مهام أمين الصندوق، ومعاملات صرف العملات الأجنبية، ومهام التدقيق الليلي والتسوية عند مغادرة الضيوف. التعامل مع حجوزات الحضور المباشر في جميع الأوقات ومعالجة الحجوزات الهاتفية عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقاً. تقديم خدمة ودودة وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة الفورية لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات. حل شكاوى/طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية، والإبلاغ الفوري للمشرفين. التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمن الضيوف. فحص ونقل الرسائل للضيوف. المساعدة في مكتب المعلومات، وصرف العملات الأجنبية، والتدقيق الليلي ومركز الأعمال، حسب التكليف. فحص أوامر الدفع ومساعدة المشرفين على عدم وجود أوامر دفع معلقة. مراجعة سجل الأحداث، والتحقق من المعلقات والمتابعة. تحديد أي مهام خاصة لهذا اليوم. فحص حالة الفندق، والإشغال، والوظائف، والمجموعات، وكبار الشخصيات. حفظ تقرير الاستقبال اليومي والمستندات بشكل منهجي. طباعة تقرير الطوارئ (مرتين على الأقل في المناوبة). حضور الاجتماعات؛ تدوين الملاحظات واتخاذ الإجراءات مع المتابعة المقدّرة. التركيز على الضيوف، والحفاظ على التواصل البصري وضمان الاعتراف بجميع الضيوف على المكتب. في نهاية المناوبة أو اليوم، إبلاغ جميع المعلومات التي يحتاجها الفريق التالي لسير العمليات بشكل جيد. التنسيق والمعلومات مع المكتب الأمامي، والتدبير المنزلي، والأغذية والمشروبات وخاصة مع المدير العام بخصوص كبار الشخصيات. يجب أن يكون على دراية بجميع وثائق الشركة ذات الصلة وخاصة المعايير التشغيلية ذات الصلة لمجال مسؤوليته. المظهر المثالي في جميع الأوقات. تعزيز البيع الإضافي. تنفيذ أي مهمة معقولة أخرى (قد لا تكون مذكورة هنا) حسب الطلب.

برنامج تميز مخصص للمواطنين السعوديين فقط. مفتوح للمرشحين ذوي الخبرة العملية القليلة أو المعدومة، بما في ذلك الخريجون الجدد وأولئك الذين لديهم ما يصل إلى 6 أشهر من الخبرة العملية ذات الصلة. مهارات اللغة الإنجليزية الأساسية أمر لا بد منه. شغف قوي بمجال الضيافة. مهارات تواصل وتفاعل ممتازة. عضو فريق يساهم ويساعد زملاء العمل بشكل استباقي. القدرة على العمل وفق جدول مرن حسب احتياجات القسم. القدرة على تركيز الانتباه على احتياجات الضيوف، مع البقاء هادئاً ومهذباً دائماً.