مراقب المستندات

"تبحث بارسونز عن مراقب مستندات موهوب للغاية للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستقوم بتنسيق تدفق المستندات بين عمليات المشروع والتخصصات الهندسية وفريق البناء أو مجموعات الأقسام الأخرى. ستكون لديك معرفة بعمليات العمل الخاصة بمراقبة المستندات وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق. ما ستقوم به: اختيار الموظفين لمهام المشروع لتلبية متطلبات العميل والمشروع. وضع معايير وأهداف عمل واضحة/موجزة. تنفيذ حلول إدارة المستندات/البيانات مع التركيز الأساسي على مراقبة المستندات وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/المستندات. معالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع المستندات عبر جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات ومبادئ توجيهية محددة بوضوح. ضمان تلبية متطلبات مراقبة المستندات المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه؛ عدد التوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع. استلام المستندات وتتبعها ومراقبتها باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. بدء المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية والرد عليها. مواكبة تقنيات وأساليب وخدمات القسم ذات الصلة بمجال المسؤولية. العمل مع أعضاء Staff الآخرين حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. الاستجابة لبيئة التكنولوجيا المتغيرة والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرارات المتعلقة باحتياجات العملاء. تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها. الحفاظ على نظام وجدول توزيع بيانات established للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. قد يتم تعديل النظام أو الجدول حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. تسريع المراجعة والموافقة بالتوقيع والإفراج عن المستندات المنتجة داخليًا ومن قبل الموردين. التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة المستندات وتعبئتها وتخزينها طويل الأمد، أو التخلص من المستندات المناسبة وقت الإغلاق. إدارة التدمير المجدول للمستندات المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع المستندات. مساعدة موظفي مراقبة المستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال لإجراءات المشروع المحددة. العمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم والمكتب الرئيسي والموظفين الميدانيين. التفاعل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة. مطلوب مهارات لوحة مفاتيح proficient ومعرفة عملية بنظام MS Windows وبرامج معالجة النصوص والجداول الممتدة وقواعد البيانات ذات الصلة. مهارات تواصل كتابية وشفهية جيدة وتنظيمية وتفاعلية، بالإضافة إلى قدرة مثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة. إعداد التقارير اللازمة. خبرة في استخدام ACONEX وبرامج EDMS المماثلة الأخرى. أداء المسؤوليات الأخرى المرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

درجة في نظم المعلومات الإدارية / إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة مع خبرة لا تقل عن +2 سنوات في مشاريع البناء، وتحديداً خبرة إدارية عبر فرق متعددة التخصصات. من المفيد الحصول على خبرة واسعة في عقود إدارة المشاريع/إدارة البناء الكبيرة. مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً. يُفضل الحصول على شهادة Aconex أو برامج أخرى.

مهارات العمل الجماعي والإدارة مثبتة. خبرة مثبتة في العمل ضمن بيئة بناء معقدة. القدرة على المتابعة وتقديم تعليمات العمل بوضوح في بيئة أصحاب مصلحة معقدة. القدرة على العمل في منظمة مصفوفية (تقارير مزدوجة). القدرة على التفاعل مع الإدارة العليا. القدرة على التشاور والتحفيز والتفاوض بفعالية مع مجموعات العملاء والزملاء والموظفين والبائعين والمقاولين. يجب أن يعمل بفعالية تحت قيود الوقت، وجدولة عبء العمل لتلبية المواعيد النهائية، والقدرة على تحديد الأولويات. مهارات قوية في حل المشكلات."