مساعد تنفيذي - (جدة)

الشركة: عبد اللطيف جميل للخدمات اللوجستية

تعمل عبد اللطيف جميل للخدمات اللوجستية ضمن قطاع النقل في عبد اللطيف جميل، مع التركيز على العمليات اللوجستية والخدمات التجارية. وتشمل أنشطتها وكالة الشحن والنقل والتخزين وتنسيق التخليص الجمركي والخدمات اللوجستية العابرة للحدود.

الغرض من الدور:

تقديم دعم إداري وتنسيقي وتنفيذي عالي المستوى للمدير التنفيذي وفريق القيادة، مع ضمان إدارة فعالة للجدول الزمني والتواصل في الوقت المناسب والتوثيق الدقيق والمتابعة المنضبطة للأولويات الاستراتيجية والتشغيلية عبر الأعمال اللوجستية.

الأنشطة الرئيسية:

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وأولوياته واجتماعاته وسفره والتزاماته التجارية بدقة عالية وسرية تامة.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وحزم الإحاطة والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات ومتتبعات الإجراءات؛ والمتابعة مع المسؤولين المعنيين حتى الإغلاق. فرز الطلبات والمراسلات وتحديد أولوياتها، وتصعيد المسائل العاجلة أو الحساسة على النحو المناسب.
• تنسيق المراسلات التنفيذية والموافقات وتعميم الوثائق مع الحفاظ على سجلات كاملة وقابلة للتدقيق. ضمان حصول أصحاب المصلحة على تحديثات في الوقت المناسب وتتبع الالتزامات التي يقطعها المكتب التنفيذي وإبلاغها.
• دعم اجتماعات القيادة ومتطلبات مجلس الإدارة والزيارات والمشاريع الخاصة حسب التكليف.
• الحفاظ على أنظمة أرشفة إلكترونية وورقية آمنة للمعلومات السرية والحيوية للأعمال. تحسين سير عمل المكتب التنفيذي من خلال الأدوات الرقمية والقوالب الموحدة والمتتبعات والتذكيرات الآلية. تحديد الفرص لتقليل وقت الدورة الإدارية وتعزيز ضبط الوثائق وإمكانية الوصول إلى المعلومات.