ما الذي سيكون من مهامك:
- إنشاء و/أو الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والجداول الزمنية والسجلات؛ حفظ المراسلات والتقارير والنشرات؛ تسجيل التقارير والمراسلات.
- معالجة مستندات المقاول المقدمة وطلبات المعلومات (RFIs). كما ستقوم بدعم ومراجعة مستندات المقاول المقدمة للتأكد من امتثالها لوثائق العقد وتسجيل الردود.
- المساعدة في تقديم المراجعة الفنية والإدارية لمستندات البناء للتأكد من نية التصميم، ومقارنة طلبات المعلومات (RFIs) والمستندات المقدمة، والتنسيق بين المشاريع.
- تطوير هياكل ملفات بسيطة وواضحة ومتسقة وتنفيذ ضوابط لضمان سهولة اتباع بروتوكولات الاتصال وسير العمل.
المهارات المطلوبة التي ستقدمها:
- خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 5+ سنوات، مع 5+ سنوات على الأقل في مراقبة المستندات (أو مزيج معادل من التعليم الرسمي والخبرة العملية).
- إلمام كامل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) - يفضل إتقان برنامج Aconex.
- يفضل أن تكون عضوًا و/أو حاصلًا على شهادة في EMC (إدارة محتوى المؤسسات) و/أو ARMA (الجمعية الأمريكية لإدارة السجلات).
- معرفة بعمليات عمل مراقبة المستندات واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المستندات، بالإضافة إلى الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة المستندات.
- القدرة على الأداء في دور قيادي، ومهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، ومعرفة شاملة بالممارسات الصناعية وسياسات الشركة وإجراءاتها مطلوبة.
- يجب أيضًا أن تمتلك معرفة شاملة بمفاهيم قواعد البيانات والبرامج المتعلقة بالمشاريع، والقدرة على تدريب الآخرين على استخدامها.
- مفاتيح نجاحك ستكون خبرتك السابقة في توفير مراقبة المستندات في مشاريع مماثلة، ومهاراتك التنظيمية ومعرفتك بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 5+ سنوات، مع 5+ سنوات على الأقل في مراقبة المستندات (أو مزيج معادل من التعليم الرسمي والخبرة العملية). إلمام كامل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) - يفضل إتقان برنامج Aconex. يفضل أن تكون عضوًا و/أو حاصلًا على شهادة في EMC (إدارة محتوى المؤسسات) و/أو ARMA (الجمعية الأمريكية لإدارة السجلات). معرفة بعمليات عمل مراقبة المستندات واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المستندات، بالإضافة إلى الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة المستندات. القدرة على الأداء في دور قيادي، ومهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، ومعرفة شاملة بالممارسات الصناعية وسياسات الشركة وإجراءاتها مطلوبة. يجب أيضًا أن تمتلك معرفة شاملة بمفاهيم قواعد البيانات والبرامج المتعلقة بالمشاريع، والقدرة على تدريب الآخرين على استخدامها. مفاتيح نجاحك ستكون خبرتك السابقة في توفير مراقبة المستندات في مشاريع مماثلة، ومهاراتك التنظيمية ومعرفتك بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
