بارسونز تبحث عن منسق فريق (سعودي الجنسية) موهوب للغاية للانضمام إلى فريقنا!
ما ستقوم به:
- تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على ضبط الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/الوثائق.
- معالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع الوثائق عبر جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات ومبادئ توجيهية محددة بوضوح. ضمان تلبية متطلبات ضبط الوثائق المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم الوثائق الذي سيُستخدم؛ عدد التوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
- استلام الوثائق وتتبعها ومراقبتها باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق وصيانة قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الحاسوب الخاصة بالقسم. بدء المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية والرد عليها.
- مواكبة تقنيات وأساليب وخدمات القسم ذات الصلة بمجال المسؤولية. العمل مع أعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة لتطوير الخدمات وتحسينها. الاستجابة لبيئة التكنولوجيا المتغيرة والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرارات المتعلقة باحتياجات العملاء.
- تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد مواقعها.
- الحفاظ على نظام وجدول توزيع البيانات المعمول به للمشروع المحدد بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. قد يتم تعديل النظام أو الجدول حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. تسريع مراجعة واعتماد التوقيع والإفراج عن الوثائق المنتجة من الموردين وداخليًا.
- التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة الوثائق وتغليفها وتخزينها طويل الأمد أو التخلص من الوثائق المناسبة عند الإغلاق. إدارة الإتلاف المجدول للوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع الوثائق.
- مساعدة موظفي ضبط الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
- العمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم والمكتب الرئيسي والموظفين الميدانيين. التواصل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة.
- تفويض وتوجيه أنشطة عمل فريق ضبط وثائق المشروع.
- أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
- المساهمة كعضو فريق يلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.
- أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.
المهارات المرغوبة التي ستجلبها:
- درجة البكالوريوس
- خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس مع خبرة في مايكروسوفت وورد وباوربوينت وإكسل. ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي والتنظيمي والتعامل مع الآخرين، بالإضافة إلى قدرة مثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة
المهارات المرغوبة التي ستجلبها:
- درجة البكالوريوس
- خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس مع خبرة في مايكروسوفت وورد وباوربوينت وإكسل. ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي والتنظيمي والتعامل مع الآخرين، بالإضافة إلى قدرة مثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة
