ملخص الوظيفة
تبحث باسقات من مانتس عن مشرف سكن مسؤول ومنظم وموجه نحو الخدمة للانضمام إلى فريق ما قبل الافتتاح.
سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن الإشراف على العمليات اليومية لمرافق إقامة Heartist، وضمان بيئة معيشية آمنة ونظيفة ومريحة وجيدة الصيانة وفقاً لسياسات الشركة واللوائح السعودية المعمول بها ومعايير أكور.
بصفته عضواً رئيسياً في فريق الأشخاص والثقافة، سيلعب مشرف السكن دوراً أساسياً في تجهيز مرافق إقامة الموظفين لافتتاح المنتجع، وتنسيق تخصيصات السكن، وإدارة سجلات الإقامة، ودعم رفاهية Heartist ورضاهم.
تتطلب الوظيفة مهارات تنظيمية قوية واهتماماً بالتفاصيل ونهجاً استباقياً في إدارة السكن وتنسيق المرافق وعلاقات الموظفين.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة إقامة Heartist
- الإشراف على العمليات اليومية لمرافق إقامة الموظفين وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات السكن المعمول بها.
- إدارة تخصيص الغرف وسجلات الإشغال وتسجيل الوصول والمغادرة ونقل السكن.
- ضمان توافق تخصيصات السكن مع استحقاقات السكن المعتمدة ومعايير الإشغال والمتطلبات التشغيلية.
- الحفاظ على سجلات إقامة دقيقة ومحدثة وجرد الغرف وتقارير الإشغال.
- إجراء عمليات تفتيش منتظمة لغرف الإقامة والمناطق المشتركة والمطابخ ومرافق الغسيل والمساحات الترفيهية.
- ضمان صيانة جميع مرافق الإقامة وفقاً للمعايير المناسبة من حيث النظافة والسلامة والصحة والراحة.
- مراقبة حالة واستخدام أثاث الإقامة والتجهيزات والمعدات والمرافق المشتركة بشكل صحيح.
- ضمان فهم Heartist لقواعد وأنظمة الإقامة ومعايير الحياة المجتمعية وامتثالهم لها.
جاهزية السكن والإقامة قبل الافتتاح
- دعم إعداد وجاهزية مرافق إقامة Heartist التشغيلية قبل افتتاح المنتجع.
- التنسيق مع مدير الأشخاص والثقافة لوضع خطط تخصيص السكن بناءً على جدول القوى العاملة والتوظيف المعتمد.
- المساعدة في تطوير سياسات الإقامة وإرشادات السكن وإجراءات تسجيل الوصول وأنظمة تخصيص الغرف.
- تنسيق تجهيز غرف الإقامة والأثاث والمعدات والبياضات والمستلزمات الأساسية قبل وصول الموظفين.
- العمل عن كثب مع الهندسة والتدبير المنزلي والمشتريات ومقدمي الخدمات الخارجيين لضمان جاهزية مرافق الإقامة للإشغال.
- الحفاظ على قائمة مراجعة جاهزية السكن قبل الافتتاح ومراقبة المتطلبات المعلقة.
- تنسيق ترتيبات الإقامة لموظفي Heartist المعينين حديثاً وفقاً لتواريخ التحاقهم.
- تحديد النقص المحتمل في السكن ومخاوف الصيانة والمخاطر التشغيلية وتصعيدها إلى مدير الأشخاص والثقافة.
- دعم إنشاء ضوابط جرد الإقامة وجداول التفتيش وإجراءات الإبلاغ عن الصيانة.
تنسيق صيانة المرافق والتدبير المنزلي
- إجراء عمليات تفتيش روتينية للإقامة لتحديد مشكلات الصيانة ومخاوف السلامة وأوجه القصور في المرافق.
- التنسيق مع الهندسة أو مقدمي خدمات الصيانة المعتمدين لضمان إنجاز الإصلاحات في الوقت المناسب.
- مراقبة جداول الصيانة الوقائية لمرافق ومعدات الإقامة.
- تنسيق خدمات تنظيف الإقامة ومكافحة الآفات وإدارة النفايات وخدمات النظافة.
- ضمان صيانة المناطق المشتركة والممرات والمطابخ والحمامات والمرافق الترفيهية في حالة جيدة.
- متابعة طلبات الصيانة والحفاظ على سجلات دقيقة للأعمال المنجزة والمعلقة.
- الإبلاغ عن العيوب الكبيرة في المرافق أو مخاطر السلامة على الفور إلى مدير الأشخاص والثقافة.
رفاهية Heartist وعلاقات الموظفين
- العمل كنقطة الاتصال الأساسية لـ Heartist فيما يتعلق بالاستفسارات والطلبات والمخاوف المتعلقة بالإقامة.
- تعزيز بيئة معيشية محترمة وشاملة ومتناغمة.
- معالجة شكاوى الإقامة باحترافية وضمان المتابعة والحل في الوقت المناسب.
- دعم فريق الأشخاص والثقافة في تعزيز رفاهية Heartist ورضاهم داخل مرافق الإقامة.
- إجراء زيارات منتظمة للإقامة والحفاظ على تواصل مفتوح مع المقيمين.
- دعم تنفيذ المبادرات المتعلقة بالإقامة من حيث المشاركة والترفيه والرفاهية.
- الإبلاغ عن مخاوف الإقامة الجدية أو النزاعات أو انتهاكات السياسات إلى مدير الأشخاص والثقافة.
- الحفاظ على السرية والاحترافية عند التعامل مع الأمور المتعلقة بالموظفين.
الصحة والسلامة والامتثال التنظيمي
- ضمان امتثال مرافق الإقامة للوائح السعودية المعمول بها ومتطلبات السلامة وسياسات الشركة.
- إجراء عمليات تفتيش سلامة منتظمة والإبلاغ عن المخاطر المحتملة أو عدم الامتثال.
- مراقبة معدات السلامة من الحرائق ومخارج الطوارئ وإجراءات الإخلاء وترتيبات السلامة الأساسية الأخرى بالتنسيق مع الأقسام المسؤولة.
- ضمان الحفاظ على معايير النظافة والصرف الصحي المناسبة في جميع مرافق الإقامة.
- التنسيق مع الأقسام المعنية بشأن التأهب للطوارئ والإبلاغ عن الحوادث.
- الحفاظ على سجلات تفتيش الإقامة وقوائم مراجعة السلامة ووثائق الحوادث.
- تعزيز الوعي بإجراءات سلامة الإقامة والاستخدام المسؤول للمرافق بين Heartist.
جرد الإقامة وضبط التكاليف
الحفاظ على سجلات دقيقة لأثاث الإقامة والأجهزة والمعدات والمفاتيح والأصول الأخرى المخصصة.
مراقبة إصدار وإعادة وحالة العناصر المتعلقة بالإقامة.
التنسيق مع المشتريات والمالية بشأن مستلزمات الإقامة ومتطلبات الشراء المعتمدة.
تحديد فرص لتقليل النفقات غير الضرورية واستهلاك المرافق والهدر التشغيلي.
دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الضيافة أو إدارة الأعمال أو إدارة المرافق أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في مجال ذي صلة بإقامة الموظفين أو الإشراف على السكن أو رعاية الموظفين أو عمليات المرافق.
يُفضل بشدة من لديه خبرة سابقة في إدارة إقامة الموظفين داخل الفنادق أو المنتجعات أو مؤسسات الضيافة.
تُعد الخبرة في عمليات ما قبل الافتتاح في الفنادق أو المنتجعات ميزة إضافية.
فهم جيد لإدارة الإقامة وتخصيص الغرف وتنسيق الصيانة وضبط المخزون.
الإلمام بمتطلبات الإقامة والصحة والسلامة السعودية المعمول بها.
خبرة في التنسيق مع فرق الصيانة وخدمات التدبير المنزلي ومقدمي الخدمات الخارجيين.
معرفة بممارسات رعاية الموظفين وإدارة الإقامة.
المهارات والكفاءات
- مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
- قدرات تواصل وتعامل شخصي ممتازة.
- إجادة جيدة للغة الإنجليزية؛ يُفضل بشدة إجادة اللغة العربية.
- مهارات قوية في حل المشكلات وحل النزاعات.
- القدرة على التعامل مع مخاوف إقامة الموظفين باحترافية وسرية.
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل والتزام بالنظافة والسلامة ورفاهية الموظفين.
- إجادة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Excel وWord.
- القدرة على الحفاظ على سجلات إقامة دقيقة وتقارير إشغال وسجلات جرد.
- مهارات تنسيق قوية والقدرة على المتابعة الفعالة مع الأقسام المختلفة.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة والاستجابة بسرعة للمتطلبات التشغيلية.
- نهج استباقي ومسؤول وموجه نحو الخدمة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل إشراف.
- المرونة والتكيف مع متطلبات بيئة ما قبل الافتتاح.
