مدير المشتريات - فندق كافد الفاخر

بصفك مسؤولاً تنفيذياً للمشتريات في الفندق، يتمثل دورك في دعم مدير المشتريات في البحث عن الموردين، وإدارة أنشطة الشراء، وتنسيق عمليات المشتريات لضمان الحصول على السلع والخدمات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة. ستساعد في التفاوض مع البائعين، وإدارة العقود، والتحكم في المخزون لتسهيل عمليات المشتريات الفعالة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• التنسيق مع الموردين والبحث عنهم:

  • المساعدة في تحديد الموردين المحتملين، والحصول على عروض الأسعار، وتقييم مقترحات البائعين لدعم قرارات التوريد.
  • التنسيق مع البائعين بخصوص استفسارات الأسعار، ومواصفات المنتجات، وجداول التسليم لضمان شراء السلع والخدمات في الوقت المناسب.

• معالجة أوامر الشراء:

  • إنشاء أوامر الشراء، ومراجعة تفاصيل الطلب، والتنسيق مع البائعين لوضع الطلبات لتسهيل تنفيذها.
  • التحقق من دقة الطلب، والأسعار، وشروط التسليم لضمان التوافق مع متطلبات المشتريات وقيود الميزانية.

• دعم إدارة العقود:

  • المساعدة في مفاوضات العقود، ومراجعة بنود العقود، وضمان الامتثال لسياسات المشتريات والمتطلبات القانونية.
  • الحفاظ على وثائق العقود، وتتبع تجديدات العقود، ودعم تعديلات العقود حسب الحاجة لحماية مصالح الفندق.

• مراقبة المخزون:

  • دعم أنشطة إدارة المخزون، ومراقبة مستويات المخزون، وتتبع حركاته لمنع نفاد المخزون أو زيادته عن الحاجة.
  • التعاون مع فرق العمليات لتوقع الطلب، وتنسيق إعادة تزويد المخزون، وتحسين معدل دوران المخزون لتحقيق عمليات فعالة.

• إدارة علاقات الموردين:

  • بناء والحفاظ على العلاقات مع الموردين، والتواصل بشأن متطلبات المشتريات، ومعالجة استفسارات وقضايا البائعين.
  • المساعدة في تقييم أداء الموردين، ومراجعتهم، وحل المشكلات المتعلقة بهم لضمان جودة الخدمة والامتثال.

• دعم عمليات المشتريات:

  • دعم مدير المشتريات في تطوير استراتيجيات وسياسات وإجراءات المشتريات لتبسيط العمليات.
  • المساعدة في تحليل بيانات المشتريات، وإعداد التقارير، وتحديد فرص تحسين العمليات وتوفير التكاليف في أنشطة المشتريات.

• الامتثال والتوثيق:

  • ضمان الامتثال لإرشادات المشتريات، وسياسات الشركة، والمتطلبات التنظيمية في معاملات المشتريات والتعاملات مع البائعين.
  • الحفاظ على سجلات المشتريات والوثائق وأنظمة الحفظ لتسهيل عمليات التدقيق وإعداد التقارير وشفافية عمليات المشتريات.

التعليم، المؤهلات/المهارات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة؛ ويُعتبر الحصول على شهادة في المشتريات أو سلسلة التوريد ميزة إضافية.
• خبرة سابقة في أدوار المشتريات أو الشراء أو إدارة البائعين، ويفضل أن تكون في قطاع الضيافة أو الصناعة ذات الصلة.
• إتقان استخدام برامج المشتريات، وبرنامج MS Excel، وأنظمة ERP لإدارة البيانات وتحليلها.
• اهتمام قوي بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية، والقدرة على تعدد المهام في بيئة مشتريات سريعة الوتيرة.
• مهارات تواصل جيدة، وقدرات تفاوضية، ومهارات تعامل مع الآخرين للتفاعل الفعال مع البائعين والتعاون مع الفرق.
• معرفة بعمليات المشتريات، وممارسات التوريد، وإدارة العقود، ومبادئ التحكم في المخزون.