"تبحث FileCloud عن منسّق مكتب وعمليات بدوام كامل، مقرّه المكتب في الرياض، المملكة العربية السعودية، بخبرة تتراوح بين 3 و5 سنوات لإدارة التنفيذ اليومي للمكتب، ولوجستيات المرافق، ومتابعة الموردين، وإدارة المشتريات، وضبط الوثائق، وتتبّع التجديدات. وبإشراف محلي من المدير الإداري، مع التعاون مع الفريق العالمي، ستتولى في هذا المنصب إجراء التتبّع الإداري الروتيني، وإعداد الوثائق، والتنسيق متعدد الوظائف عبر الموارد البشرية والمالية وتقنية المعلومات، بينما يحتفظ قادة الوظائف بالإشراف الفني.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
عمليات المكتب والمرافق:
- الحفاظ على جاهزية المكتب، بما في ذلك الدخول وقاعات الاجتماعات واللوازم والزوار والمرافق الأساسية.
- التنسيق مع مزوّد المكتب المخدوم والموردين المحليين، ولوجستيات زيارات الموظفين والقيادة بشكل عملي، وسجلات الموردين والخدمات الحالية.
تنسيق شؤون الموظفين والتوظيف:
- تنسيق جداول المقابلات واللوجستيات المحلية للتوظيف.
- تنفيذ قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل والمتابعة بشأن مساحة العمل والمعدات والوصول والتأمين ووثائق التوظيف وإدارة الإقامة أو التأشيرة من خلال عمليات الموارد البشرية والعلاقات الحكومية المعتمدة.
إدارة الامتثال وتتبّع التجديدات:
- الحفاظ على التقويم الرئيسي للتجديدات مع التنبيهات المتفق عليها قبل 60 و30 و14 يومًا.
- تتبّع طلبات الوثائق، وإعداد حزم الوثائق الروتينية، والحصول على التوقيعات عبر العمليات المعتمدة، والمتابعة مع الموارد البشرية والمالية والمستشارين القانونيين ومزوّد العلاقات الحكومية.
إدارة المشتريات والمالية:
- الحصول على عروض الأسعار، وإعداد وثائق دعم الشراء، وتتبّع الموافقات.
- التأكد من أن الفواتير ومستندات المصروفات تتضمن الوثائق الداعمة المطلوبة وإثبات الاستلام، ثم توجيهها عبر عملية المالية المعتمدة.
- الحفاظ على متتبّع إنفاق المكتب والمتابعة بشأن عمليات التسليم دون إنشاء التزامات غير مصرّح بها.
لا يوفر الدور موافقة محاسبية، ولا يحدد المعالجة المحاسبية، ولا يصرّح بالدفع.
تنسيق شؤون الإدارة التنفيذية والفريق:
- تنسيق اجتماعات مختارة وزيارات القيادة والسفر وجلسات العمل.
- إعداد جداول الأعمال، وتدوين الإجراءات، والحفاظ على سجلات المسؤولين والمواعيد النهائية، وإنتاج تحديثات موجزة، ودعم المناسبات والمبادرات العرضية للشركة في المملكة العربية السعودية.
ضبط الوثائق وإعداد التقارير:
- الحفاظ على متتبّعات ومستودعات دقيقة ومقيّدة الوصول للموردين والموظفين والتجديدات والمشتريات والإجراءات المفتوحة.
- تقديم حالة أسبوعية موجزة عن المواعيد النهائية والعوائق والبنود المتأخرة والقرارات المطلوبة.
الصلاحيات والتصعيد:
- إعداد الوثائق ضمن الصلاحيات المعتمدة وتصعيد القرارات القانونية والضريبية والمحاسبية والرواتب وقانون العمل والتنظيمية وقرارات الإنفاق غير المدرجة في الميزانية.
- لا يجوز إتمام معاملات المنصات الحكومية إلا بموجب تفويض موثّق وبعد موافقة المالك الوظيفي المسؤول.
- اتباع ضوابط التفويض والسرية وبيانات الاعتماد المعتمدة لأي وصول إلى المنصات.
حدود النطاق:
- التنسيق والإدارة للعمليات المعتمدة دون تحمّل المساءلة الوظيفية التخصصية.
- لا يصرّح الدور بالمدفوعات، ولا يوقّع العقود، ولا يحسب الرواتب، ولا يعدّ الإقرارات الضريبية، ولا يحدد سياسة الموارد البشرية، ولا يتخذ قرارات علاقات الموظفين أو القرارات القانونية أو المحاسبية أو التنظيمية.
ما نقدمه
- كن جزءًا من فريق من الأفراد الشغوفين والملتزمين المكرّسين لبناء منتج عالمي المستوى
- وقت مخصص لفرص التدريب والتعليم
- نموذج إرشاد يدعم فيه مرشدك وفريقك تطوّرك
- راتب تنافسي مع مكافأة سنوية
هذا منصب حضوري بساعات عمل من الأحد إلى الجمعة، من الساعة 8:00 صباحًا حتى 6:00 مساءً بالتوقيت المحلي. يُرجى ملاحظة أن ساعات الجدول قد تخضع لتغييرات تشغيلية.
20 يومًا من الإجازة مدفوعة الأجر، تزداد بمقدار يومين إضافيين بعد 3 سنوات من الخدمة و3 أيام بعد 5 سنوات من الخدمة (بالإضافة إلى 10 عطلات رسمية في بلدك)
يوم إجازة مدفوع الأجر في عيد ميلادك أو في يوم بديل إذا وقع عيد ميلادك خارج يوم عمل معتاد
يوم إجازة مدفوع الأجر للتطوّع مع الجمعية الخيرية التي تختارها
تكلفة الإنترنت الشهرية مدفوعة الأجر، بالإضافة إلى بدل الغداء والرفاهية
استرداد جميع تكاليف الأجهزة المرتبطة بالدور
يُرجى ملاحظة أننا نجري فحوصات أمنية للخلفية لكل من ينضم إلى فريقنا. قد يُستخدم الفحص بمساعدة الذكاء الاصطناعي أثناء عملية مراجعة الطلبات.
- خبرة ذات صلة تتراوح بين 3 و5 سنوات في إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات أو خدمات الموظفين أو الدعم التنفيذي أو دور مماثل في المملكة العربية السعودية.
- دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو العمليات أو الموارد البشرية أو المالية أو تخصص ذي صلة، أو خبرة عملية مكافئة.
- إتقان اللغة العربية وإجادة قوية للغة الإنجليزية التجارية، كتابةً وتحدثًا.
- معرفة عملية قوية بـ Microsoft 365، لا سيما Outlook وTeams وWord وExcel وPowerPoint.
- قدرة مثبتة على إنشاء المتتبّعات الدقيقة والحفاظ عليها، وتنظيم الوثائق، ومراقبة المواعيد النهائية، وإغلاق إجراءات المتابعة.
- حكمة مهنية وتكتّم وراحة في التعامل مع المعلومات السرية الخاصة بالموظفين والموردين والشركة.
- القدرة على العمل بإشراف محدود، وإدارة الأولويات المتغيرة، وتصعيد المشكلات بوضوح ومبكرًا.
- تُفضَّل الخبرة في شركة متعددة الجنسيات أو تقنية أو خدمات مهنية أو أعمال في مرحلة التوسع.
- تُفضَّل الخبرة في المنصات الحكومية السعودية، وتأهيل الموظفين، والتأمين الطبي، وإدارة التأشيرات أو الإقامة، وتوريد الموردين ودعم الفواتير.
- مقيم في الرياض أو قادر على العمل بانتظام من مكتب الرياض."
