أخصائي أول - مشتريات

الهدف الوظيفي:

إدارة وتنفيذ مهام المشتريات لتوفير المعدات والسلع والخدمات اللازمة للعمليات. القيام بأنشطة المشتريات التشغيلية والحاسوبية عبر فئات متعددة من الإنفاق، وضمان حفظ السجلات التفصيلية والحوكمة على جميع العمليات.

المسؤوليات الوظيفية:

• تطوير الخطة التشغيلية للمشتريات والعقود بما يتوافق مع الخطة الاستراتيجية
• قياس/مراقبة التقدم نحو تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية
• مساعدة مدير الوحدة في إعداد الميزانيات وتحديد الموارد
• تنفيذ إجراءات وعمليات المشتريات والعقود بما يتوافق مع السياسات واحتياجات العمل
• تقديم الخبرة المتخصصة في موضوعات المشتريات والعقود
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بما في ذلك الإدارات الأخرى والعملاء
• تحديد مصادر البيانات، وضمان دقة البيانات، وإجراء التحليلات المعقدة
• معالجة الحالات/القضايا المُحالة مع مدير الوحدة وضمان حلها في الوقت المناسب
• إعداد تقارير متقدمة وتقديمها لاتخاذ القرارات المتعلقة بالمشتريات والمناقصات
• المساعدة في تطوير الأدلة والأدوات اللازمة لدعم الإدارات في توقع الاحتياجات الشرائية السنوية
• ضمان الجمع والتقييم السليم للاحتياجات الشرائية الداخلية لتوقع الطلبات
• المساعدة في إعداد خطة الشراء السنوية بما يتوافق مع الاستراتيجية بناءً على احتياجات الإدارات والاتجاهات
• مراجعة تحليل سوق التوريد لتقييم المدخلات المجمعة حول جداول الشراء والتكاليف
• مراجعة أوامر الشراء مقابل الميزانية وخطة الشراء للتحقق من صحتها
• المساعدة في وضع معايير التأهيل المسبق للموردين وضمان تغطية جميع المجالات ذات الصلة بما في ذلك المؤهلات والخبرة والبيانات المالية الرئيسية بشكل كافٍ
• إعداد طلبات تقديم العروض أو طلبات عروض الأسعار بناءً على المتطلبات والمواصفات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين
• تقييم العروض بناءً على المعايير والسياسات والإجراءات المحددة والمساعدة في ترتيب مقدمي العروض لاختيار المورد
• إجراء مفاوضات من المستوى الثاني مع الموردين للحصول على عروض أسعار لتلبية طلبات الشراء
• الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين لتلبية احتياجات الشراء في الوقت المناسب ووفقًا للمواصفات ومعايير الجودة
• حل مشاكل الشراء بما في ذلك الشكاوى المتعلقة بالعيوب وضمان معالجة القضايا بما يحقق المصلحة الفضلى
• تقييم العمليات المعرضة للخطر وذات الأداء الضعيف والتوصية بتنفيذ التحسينات لتعزيز الأنشطة وخفض التكاليف
• التحقيق في فروقات المخزون لضمان دقة سجلات المخزون
• متابعة إجراءات الأمن والسلامة في عمليات ومحتويات المستودعات
• تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين لتلبية احتياجات الشراء في الوقت المناسب ووفقًا للمواصفات ومعايير الجودة
• متابعة مدفوعات الموردين مع ضمان الالتزام بشروط الاتفاقية
• الإشراف على تقييم أداء الموردين بما يتوافق مع الاحتياجات وشروط وأحكام العقود
• التوصية بإنهاء عقد المورد أو تجديده أو إعادة التفاوض بناءً على العلاقة والخبرة ونتائج تقييم المورد
• تقديم التدريب أثناء العمل للمرؤوسين المباشرين (إن وجدوا)
• تقديم ملاحظات حول الأداء الوظيفي للمرؤوسين المباشرين (إن وجدوا)

المتطلبات الوظيفية:

• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد أو إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال تجهيزات الفنادق والمطاعم (الواجهة الأمامية) في بيئة مماثلة.

المهارات:

• التواصل باللغتين العربية والإنجليزية.
• التوريد والشراء (من البداية إلى النهاية)
• إدارة العقود والامتثال/الحوكمة
• تقييم الموردين، بناء العلاقات، وإدارة البائعين
• التفاوض التجاري وإدارة أصحاب المصلحة
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، إعداد التقارير، والقدرة التحليلية القوية
• فهم الرقابة على المخزون / فروقات المخزون
• أنظمة SAP