سكرتير مكتب الرئيس التنفيذي

المهام والمسؤوليات

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وجدولة الاجتماعات وترتيب الأولويات وإرسال الدعوات والتأكيد مع الأطراف المعنية.
• استقبال المكالمات والرسائل والمراسلات، وتصفية المهم ورفعه للرئيس التنفيذي مع ملخص واضح.
• تجهيز أجندات الاجتماعات والملفات والمستندات المطلوبة قبل الاجتماعات.
• كتابة محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والمهام ومتابعتها حتى الإغلاق.
• إعداد وكتابة الإيميلات والخطابات الرسمية (عربي/إنجليزي) وفق الصلاحيات.
• تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والرقمية بطريقة احترافية وسهلة الاسترجاع.
• تنسيق الزيارات والاجتماعات الداخلية والخارجية واستقبال الضيوف وتنظيم قاعة الاجتماعات.
• تنسيق ترتيبات السفر (حجوزات/خط سير/مواعيد) عند الحاجة.
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق والتوجيهات بشكل كامل.

المتطلبات

• خبرة من 1 إلى 3 سنوات في سكرتارية تنفيذية/مكتب مدير عام/مكتب رئيس تنفيذي (ويُفضّل في بيئة شركات/وكالات).
• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت والعمل تحت ضغط.
• إجادة Microsoft Office / Google Workspace (خصوصًا Calendar وDocs وSheets).
• مهارات تواصل قوية، لباقة، واحترافية عالية في التعامل مع الإدارة العليا والعملاء.
• لغة عربية ممتازة كتابةً، ولغة إنجليزية جيدة (ميزة قوية).
• الالتزام بالمظهر المهني والانضباط.