موظف استقبال ومساعد إداري

من نحن نحن فودكس! مزوّد رائد لمنظومة إدارة المطاعم وتقنيات الدفع. تأسست الشركة عام 2014 ويقع مقرها الرئيسي في الرياض ولها مكاتب في 5 دول، بما في ذلك الإمارات ومصر والأردن والكويت. نخدم حالياً عملاء وشركاء في أكثر من 35 دولة حول العالم. وقد نجحت منتجاتنا المبتكرة في معالجة أكثر من 6 مليارات (نعم، مليارات) طلب حتى الآن! مما يجعل فودكس واحدة من أسرع شركات SaaS نمواً التي ظهرت من منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. كما حصلت فودكس على ثلاث جولات تمويل، كان آخرها جمع 170 مليون دولار في أكبر جولة تمويل لشركات SaaS في المنطقة، مما عزز قدراتها الابتكارية لخدمة أصحاب الأعمال بشكل أفضل. الوظيفة باختصار موظف الاستقبال والمساعد الإداري هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، ويحافظ على سير العمل المكتبي اليومي. يجمع الدور بين مهام الاستقبال والدعم الإداري لقسم الموارد البشرية والمكتب بشكل أوسع، بما في ذلك السجلات واللوازم وقاعات الاجتماعات والسفر والتنسيق مع الموردين. الهدف هو تقديم ترحيب احترافي لكل ضيف وتوفير مكتب يحصل فيه الموظفون على ما يحتاجونه في الوقت المناسب.

**ماذا ستقوم به

الاستقبال والمهام الإدارية الأمامية**

الترحيب بالزوار والمرشحين والعملاء، والتحقق من هوياتهم، وتسجيلهم في سجل الزوار وإصدار شارات الزيارة.

إبلاغ المضيفين عند وصول الضيوف ومرافقة الضيوف إلى قاعات الاجتماعات عند الحاجة.

الرد على المكالمات الواردة وتحويلها، وتدوين الرسائل بدقة والتعامل مع الاستفسارات العامة.

استلام وتسجيل وتوزيع البريد الوارد والبريد السريع والشحنات؛ وترتيب الشحنات الصادرة.

الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال والانتظار وأن تكون بمظهر لائق في جميع الأوقات.

اتباع إجراءات أمن المبنى والتحكم في الدخول والإبلاغ الفوري عن أي مخاوف أمنية.

إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات وتجهيز القاعات بالمرطبات والمعدات.

مراقبة مخزون اللوازم المكتبية ومستلزمات المطبخ، ورفع طلبات الشراء ومتابعة عمليات التسليم.

الحفاظ على تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية للمستندات الإدارية.

إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير البسيطة، وتحديث جداول المتابعة وجداول البيانات.

تنسيق حجوزات سفر العمل (الطيران والفنادق والنقل) وفقاً لسياسة السفر.

ترتيب الخدمات اللوجستية للفعاليات الداخلية والاجتماعات وأنشطة تفاعل الموظفين.

تجهيز محطة العمل وبطاقة الدخول وحزمة الترحيب للموظفين الجدد بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات.

تقديم الدعم والمساعدة للأقسام الأخرى وللرئيس التنفيذي عند الحاجة.

العمل كنقطة اتصال مع مزودي خدمات التنظيف والصيانة والأمن والمطبخ.

الإبلاغ عن مشاكل المرافق (التكييف والإضاءة والأثاث والمعدات) ومتابعتها حتى حلها.

متابعة أداء مزودي الخدمات وإثارة المشكلات مع المدير المباشر.

دعم التعامل مع المصروفات النثرية والاحتفاظ بالإيصالات لمصروفات المكتب، حيثما تم تكليفه بذلك.

أداء أي مهام أخرى ذات صلة يكلفه بها المدير المباشر.

ما الذي نبحث عنه

دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

خبرة من سنة إلى سنتين في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة المكتبية.

الخبرة في بيئة مؤسسية أو خاضعة للتنظيم ميزة إضافية.

من سيتفوق

إجادة التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.

معرفة عملية جيدة ببرامج Microsoft Office أو Zoho Workspace (البريد الإلكتروني وWord وExcel والتقويمات).

حضور مهني وودود وتواصل واضح.

تنظيم قوي وإدارة وقت فعّالة؛ والقدرة على التعامل مع عدة مهام في آن واحد.

مستوى عالٍ من التحفظ تجاه المعلومات السرية والشخصية.

الاهتمام بالتفاصيل وروح الخدمة والموقف الاستباقي.

مؤشرات الأداء الرئيسية

تسجيل جميع الزوار في سجل الزوار، دون أي دخول غير مسجل.

الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية ومستلزمات المطبخ دون نفاد.

تسجيل مشاكل المرافق ومتابعتها حتى الإغلاق.

تجهيز محطة عمل الموظفين الجدد وبطاقة الدخول وحزمة الترحيب في اليوم الأول.

ملاحظات إيجابية من الموظفين والزوار حول خدمة الاستقبال.

دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

خبرة من سنة إلى سنتين في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة المكتبية.

الخبرة في بيئة مؤسسية أو خاضعة للتنظيم ميزة إضافية.

إجادة التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.

معرفة عملية جيدة ببرامج Microsoft Office أو Zoho Workspace (البريد الإلكتروني وWord وExcel والتقويمات).

حضور مهني وودود وتواصل واضح.

تنظيم قوي وإدارة وقت فعّالة؛ والقدرة على التعامل مع عدة مهام في آن واحد.

مستوى عالٍ من التحفظ تجاه المعلومات السرية والشخصية.

الاهتمام بالتفاصيل وروح الخدمة والموقف الاستباقي.