المسؤوليات:
الإفصاح عن الشفافية - الأدوية والمنتجات الجمالية:
عملية إعداد التقارير:
- متابعة فريق PTP لضمان تقديم النماذج الإلكترونية (eForm) و DCT في الوقت المحدد
- استخراج تقارير الشفافية الشهرية لأوامر الشراء (PO) وسجلات الأنشطة (ACR) للتحقق من دقة رفعها من قبل SRM، وفي حال رفع أمر شراء أو سجل نشاط يجب أن يكون النموذج الإلكتروني و DCT جاهزين، والتحقق من المعاملات السوقية غير القابلة للإبلاغ وتقييمها للتأكد من صحتها
- إنشاء التقارير - عند الحاجة لإعداد تقارير الشفافية (SC، ACR، CTE، VEEVA)
- جمع البيانات - عند الحاجة لجمع بيانات معينة من الفرع
- سجل تصعيد المشكلات - بناءً على استفسارات PWC سيتم التصرف بالإجراء المطلوب
- مراجعة مسودة تقرير PWC - مراجعة المسودة وإجراء التعديلات خلال 10 أيام لضمان جاهزية التقرير النهائي للتقديم
- التقرير النهائي لـ PWC - تدقيق التقرير وتوفير FD و FC للمراجعة والتأكيد للتقديم إلى المدير العام للاعتماد
- التقديم عبر بوابة الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA)
التدريب:
- تدريب ربع سنوي وتحديثي لفريق PTP المتعلق بنظام SAP
- تدريب ربع سنوي وتحديثي لجميع فريق المبيعات المتعلق بـ CTE
عام:
- يجب تضمين التحديثات والتغييرات المتعلقة بالشفافية في العروض التقديمية
- مراجعة وتوثيق العملية السنوية الكاملة مع فريق الشفافية العالمي لمستودع الوثائق
- عند استلام طلبات من الفرع لتأكيد ما إذا تم الإبلاغ عن النشاط إلى SFDA لإغلاق MAP (مما يتطلب الوصول إلى معاملة أمر الشراء وسجل النشاط و CTE للتحقق من اكتمال الأداة المطلوبة لتضمينها في الإبلاغ)
- تتبع الهوية الوطنية لجميع البيانات في نظام VEEVA، يتم تسجيلها يدوياً في قالب من قبل PWC ورفعها إلى البوابة
- العمل عن كثب مع فريق CEX لتحسين نظام VEEVA لإكمال معلومات HCP/HCO
- اجتماع كل أسبوعين مع الفريق العالمي للتوافق في جميع التغييرات والتحديثات
- اجتماع سنوي مع SFDA
- عملية الإشعارات الخارجية اليومية
عقود TSO غير الترويجية مع الموردين:
- التركيز على شركاء الأعمال الرئيسيين (المتعاقدين، عقود الإيجار، عقود التدقيق / ضريبة القيمة المضافة / MMS / العقود القانونية، التراخيص..إلخ) وبالتنسيق مع PSM، لضمان وجود اتفاقيات تجارية كاملة واتفاقية الخدمات الرئيسية
- مراجعة الاتفاقيات للتأكد من توافقها مع السياسات واللوائح المحلية وسياسات الشركة
- التحقق من صحة الاتفاقيات والحصول على الموافقات/التوقيعات اللازمة قبل سريان العقود وضمان الحفظ السليم للرجوع إليها مستقبلاً
- إنشاء مستودع شامل لاتفاقيات الأعمال / التراخيص / الشهادات الخاصة بالفرع لتتبع تاريخ انتهاء صلاحية العقود السارية
تسوية كشوف حسابات الموردين (SOA):
- مسؤول عن جميع كشوف حسابات الموردين لضمان وجود كشف حساب مُسوّى
- التنسيق مع أصحاب المصلحة الرئيسيين بشأن المستحقات المفتوحة للموردين والفواتير والبنود الأخرى المتعلقة بالرصيد المستحق للمورد لسد الفجوات
إدارة عملية مطالبات الموزعين:
- الحفاظ على متتبع محدّث لجميع كشوف حسابات الموزعين وبنود العمل المعلقة
- الحفاظ على مجلد مشترك لجميع المطالبات المستلمة من الموزعين لسهولة الوصول وحفظ السجلات ومشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحديثاتهم ومراجعاتهم
- التنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة بشأن مراجعة والموافقة على المطالبات بما في ذلك المستوى اللازم من الموافقات/التوقيعات وفقاً لسياسة F1106
- مراجعة مطالبات الفرع والتحقق من اكتمال الموافقات/التوقيعات اللازمة قبل معالجة إشعارات الدائن / إشعارات المدين والمدفوعات
- التواصل مع الموزعين بشأن الوثائق الناقصة والمطالبات المرفوضة ومبالغ التسويات وكذلك إزالة المطالبات المعالجة مسبقاً
- تقديم تعليمات واضحة إلى Vlog / FSS / الخزينة لإصدار إشعارات الدائن/المدين وكذلك المدفوعات مقابل المطالبات
- عقد جلسة تعريفية لتوعية الموزعين بعملية AbbVie الحالية للمطالبات والوثائق المطلوبة بما يتوافق مع إجراءات التشغيل المعيارية
تعبئة / إقرارات ضريبة الاستقطاع (WHT):
- إدارة والامتثال لمتطلبات التقارير الحكومية والإقرارات الضريبية
- عدم التأخر في التقديم وعدم فرض أي غرامات من الحكومة المحلية
- توفير البيانات والوثائق اللازمة لمزود الخدمة (مثل Deloitte) و FSS و Tax CoE والموردين غير المقيمين السعوديين الخاضعين لضريبة الاستقطاع
- مراجعة وتأمين الموافقات المحلية والعالمية المناسبة قبل التقديم بما في ذلك جميع المبررات الصحيحة المطلوبة
- الحصول على تأكيد التعبئة الإلكترونية من مزودي الخدمة
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء / سجلات الأنشطة لمعالجة مدفوعات ما سبق
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بالتكاليف المتعلقة بضريبة الاستقطاع وتضمينها في ملف نفقات LBE
إدارة فريق PSP:
- التنسيق بين فريق تميز العملاء وشركة المتعاقدين في جميع مسائل PSP (مثل: قائمة الموظفين، تأكيد أيام العمل الشهرية، تاريخ الالتحاق..إلخ)
- التحقق من صحة ومعالجة الرواتب الشهرية والمستحقات والمكافآت ومكافأة نهاية الخدمة
- التحقق من صحة ومعالجة نفقات السفر والانتقالات الشهرية في نظام Zoho (نظام المتعاقدين المشابه لـ Concur)
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء / سجلات الأنشطة لمعالجة مدفوعات ما سبق
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بتكلفة PSP وتضمينها في ملف نفقات LBE
إدارة متعاقدي الأدوية والمنتجات الجمالية الإداريين:
- التنسيق بين الأدوية/المنتجات الجمالية وشركة المتعاقدين في جميع المسائل المتعلقة بالمتعاقدين
- مسؤول عن عملية الرواتب الشهرية والاتصالات بين الموارد البشرية وشركة المتعاقدين
- مسؤول عن حساب ومعالجة المكافآت السنوية ومكافأة نهاية الخدمة
- التحقق من صحة النفقات الشهرية في نظام Zoho (نظام المتعاقدين المشابه لـ Concur)
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء / سجلات الأنشطة لمعالجة مدفوعات ما سبق
- الدعم في جميع عمليات إعادة التصنيف اللازمة بين حساب الأستاذ العام وإنشاء IO لضمان التخصيص السليم لأوامر الشراء
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بالمتعاقدين الإداريين وتضمينهم في ملف نفقات LBE
معالجة المدفوعات الحكومية المتعلقة بالأعمال والتأمين الصحي والتأمينات الاجتماعية (GOSI):
- مسؤول عن إعداد الإطفاء الشهري للتأمين الصحي وتخصيص مركز التكلفة المناسب عبر الفرع
- ترحيل الأقساط لمدفوعات التأمين الصحي / إشعارات الدائن/المدين على أساس شهري مقابل كشف حساب المورد
- تنفيذ عملية تجديد العقود مع وظيفة الموارد البشرية لتعكس العدد الأخير للموظفين (المغادرين / المنضمين الجدد)
درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية، يُفضل درجة الماجستير و/أو شهادة CMA بالإضافة إلى
- ما لا يقل عن 6 سنوات خبرة في الشركات متعددة الجنسيات. 2-3 سنوات خبرة في قطاع الرعاية الصحية ميزة إضافية
- شخص نشيط ومتطلع للمستقبل ومبدع يتمتع بمعايير أخلاقية عالية
- لاعب فريق قادر على التعامل مع الناس على جميع المستويات في المنظمة ويمتلك مهارات تواصل ممتازة
- شخص يتفوق في بيئة عالية الديناميكية وسريعة الوتيرة
المهارات الأساسية:
نبحث عن محترفين يتمتعون بهذه الصفات
- خبرة قوية في المحاسبة والامتثال
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل ودقة البيانات
- إدارة العمليات والتحسين المستمر
- إدارة أصحاب المصلحة ومهارات التواصل
- قدرة ممتازة على إدارة الوقت والتنظيم. القدرة على تعدد المهام وتلبية المواعيد النهائية المستمرة
- خبرة في التعامل مع الجهات التنظيمية والتدقيق
- إجادة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- خبرة في منظمة كبيرة ومتعددة المستويات، يُفضل في قطاع الرعاية الصحية
- معرفة بالمالية التشغيلية
- القدرة على التكيف في بيئة ديناميكية
