الموقع: قرى العمال بقيديا، الرياض، المملكة العربية السعودية
ملخص الوظيفة:
يقود مدير خدمات الإسكان الإدارة اليومية والحوكمة التشغيلية لمكتب الإسكان وعمليات التحكم بالمفاتيح داخل قرى العمال بقيديا، مع ضمان دقة سجلات المقيمين، وسلاسة عمليات التسكين والمغادرة، والتحكم في التخصيص، وحل استفسارات الدعم، والتنسيق مع أصحاب المصلحة التشغيليين الرئيسيين. تضمن هذه الوظيفة جودة خدمة عالية، والامتثال، وسلامة البيانات الجاهزة للتدقيق.
الغرض الرئيسي من الوظيفة:
تقديم وظيفة مكتب إسكان موثوقة ومرتكزة على احتياجات المقيم، تحافظ على دقة بيانات الإشغال، وتدعم استمرارية العمليات، وتمكن من تقديم خدمات إقامة فعالة وممتثلة عبر جميع قرى العمال.
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة عمليات مكتب الإسكان (تسجيل المقيمين، التخصيص، النقل، التسكين، المغادرة، ودعم المقيمين).
- ضمان دقة البيانات في أنظمة الإقامة، بما في ذلك بيانات الإشغال والأهلية والحوكمة الرئيسية لبيانات المقيمين.
- قيادة حوكمة التحكم بالمفاتيح بالتنسيق مع مشرف التحكم بالمفاتيح، وضمان تطبيق الضوابط المادية والنظامية.
- التنسيق مع إدارة المرافق، والأمن، والسلامة والبيئة والصحة (HSE)، ومقدمي الخدمات لحل مشكلات المقيمين والتصعيدات التشغيلية.
- وضع وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وسير العمل، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وإعداد التقارير لعمليات الإسكان وخدمات المقيمين.
- دعم عمليات التدقيق والتحقيقات ومراجعات الامتثال، وضمان اكتمال السجلات وإمكانية تتبعها وجاهزيتها للتدقيق.
- إدارة موظفي مكتب الإسكان، والتدريب، والجدول الزمني، وإدارة الأداء.
- الإشراف على وظيفة مكتب التحكم بالمفاتيح، وضمان إصدار وحفظ وتتبع وتسوية جميع مفاتيح أماكن الإقامة والمناطق الحرجة وأجهزة التحكم بالوصول بشكل آمن.
- تحديد وإنفاذ حوكمة التحكم بالمفاتيح، ومصفوفات التفويض، وإجراءات التشغيل القياسية، والفصل بين المهام لإدارة الوصول.
- ضمان الحفاظ على سجلات المفاتيح الدقيقة والجاهزة للتدقيق، وسجلات النظام، وتقارير التسوية في جميع الأوقات.
- التنسيق مع الأمن وإدارة المرافق فيما يتعلق بصلاحيات الوصول، وتغيير الأقفال، والمفاتيح المفقودة، والحوادث الأمنية المتعلقة بالتحكم في الوصول.
- مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية للتحكم بالمفاتيح، واتجاهات الحوادث، وعدم المطابقة، وقيادة الإجراءات التصحيحية والوقائية.
النتائج والمساءلات الرئيسية:
- سجلات مقيمين وإشغال دقيقة وحديثة عبر جميع القرى.
- تقديم خدمات فعالة للمقيمين مع مستويات خدمة محددة (SLAs) ومسارات تصعيد.
- تنفيذ والحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية وضوابط مكتب الإسكان (بما في ذلك حوكمة التحكم بالمفاتيح).
- تقارير شهرية عن مؤشرات الأداء الرئيسية والأداء مع تتبع الإجراءات التصحيحية.
- ملفات مقيمين وسجلات نظام جاهزة للتدقيق.
مؤشرات الأداء الرئيسية / مقاييس الأداء:
- رضا المقيمين (خدمات مكتب الإسكان).
- معدل دقة بيانات التخصيص والإشغال.
- متوسط وقت حل طلبات/شكاوى المقيمين.
- وقت معالجة التسكين والمغادرة ومعدل الامتثال.
- معدل عدم المطابقة في التدقيق لسجلات الإسكان.
المؤهلات والشهادات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة (إدارة الضيافة، إدارة المرافق، إدارة الأعمال، أو ما شابه).
- يُفضل وجود شهادات مهنية ذات صلة بالوظيفة (مثل: NEBOSH/IOSH، مراجع رئيسي لـ ISO، IFMA، CIPS، إلخ).
متطلبات الخبرة:
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في عمليات الإسكان، أو الضيافة، أو المجمعات السكنية (الكامب)، أو خدمات الإقامة واسعة النطاق.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إشرافي/إداري.
- خبرة في إدارة أنظمة بيانات المقيمين وعمليات الخدمة في بيئات عالية الإشغال.
الكفاءات الفنية والمهنية:
- إدارة عمليات الإسكان وسير عمل خدمة المقيمين.
- حوكمة البيانات، التحكم في الوثائق، والجاهزية للتدقيق.
- تصميم مؤشرات الأداء الرئيسية، وإعداد التقارير، وإدارة الأداء.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة وإدارة تصعيد المشكلات.
- التنسيق الأساسي للعقود والموردين (حسب الاقتضاء).
الكفاءات السلوكية:
- القيادة والمساءلة.
- إشراك أصحاب المصلحة والتعاون.
- اتخاذ القرار تحت الضغط.
- النزاهة والاحترافية.
- عقلية التحسين المستمر.
الصلاحيات وحدود اتخاذ القرار:
- التفويض باتخاذ القرارات التشغيلية لتخصيصات الإسكان وضوابط العمليات ضمن الصلاحيات المفوضة.
- الموافقة على الإجراءات التصحيحية لحالات عدم تطابق بيانات الإسكان وإخفاقات الخدمة.
- تصعيد الحوادث الحرجة، والحالات عالية الخطورة، أو مخالفات الامتثال إلى القيادة العليا.
واجهات العمل:
- داخلياً: المدير الأول للخدمات السكنية، إدارة المرافق، الأمن، السلامة والبيئة والصحة (HSE)، الجودة، المالية، مكتب إدارة المشاريع (PMO)، وفرق تشغيل قرى العمال.
- خارجياً: ممثلو العميل، المقاولون/مقدمو الخدمات (حسب الاقتضاء)، وأصحاب المصلحة التنظيميين عند الحاجة.
الالتزامات الصحية والسلامة والامتثال:
- ضمان الامتثال الكامل لسياسات السلامة والبيئة والصحة (HSE) في قيديا والمتطلبات التنظيمية السعودية.
- تعزيز ثقافة السلامة أولاً عبر الفرق ومقدمي الخدمات.
- ضمان التزام الموظفين والمقاولين بمعايير السلامة والجودة.
