الغرض من الوظيفة:
العمل مع رئيس قسم المناقصات والعقود لإدارة جميع أنشطة المناقصات بما في ذلك طلب التأهيل المسبق (PQQ)، وطلب تقديم العروض (RFP)، وتحليل المناقصات، والتوصية بالترسية، وتوقيع العقود، وإدارة ما بعد العقد، وترتيب وصياغة جميع الوثائق التعاقدية.
الهدف من هذا الدور هو ضمان التحكم السليم في العقود وإدارتها، والحفاظ على حقوق الشركة، وتنظيم واسترداد الموافقات النهائية من فرق التطوير والفرق الفنية وفرق البناء أو الأقسام بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب وبكفاءة.
المسؤوليات الرئيسية:
- مساعدة رئيس قسم المناقصات والعقود في القيادة والتوجيه والدعم الفني في جميع خطوات عملية المناقصات (طلب تقديم العروض، تحليل المناقصات، التوصية بالترسية، وصياغة العقد وما إلى ذلك) مع ضمان الامتثال لمعايير السياسات والإجراءات الخاصة بالشركة.
- إعداد ميزانيات البناء الأولية لدراسات الجدوى بناءً على البيانات التاريخية وأسعار السوق السائدة لمساعدة فريق التطوير في إجراء دراسات جدوى المشاريع.
- إدارة توقيع العقد من كلا الطرفين وفقًا لخطاب القبول (LOA) وضمان إرفاق جميع الملاحق والجداول والوثائق الأخرى كجزء من العقد.
- مراجعة ومواءمة جميع الوثائق التعاقدية للتأكد من تحديدها وتوزيعها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
- ضمان استخدام النماذج والقوالب الموحدة.
- استخدام قالب العقد المعتمد المطبق على المصممين واستشاريي الإشراف والمقاولين العامين.
- إصدار وإنشاء أمر الشراء (PO) على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وفقًا للميزانية المعتمدة حسب مستوى الصلاحية ولجنة المناقصات.
- صياغة ومتابعة الخطابات وإشعارات التصحيح (NTC) وملاحق العقود وما إلى ذلك بما يتماشى مع شروط وأحكام العقد.
- مراجعة والمفاوضة على المطالبات وإصدار أوامر التغيير المحتملة.
- إعداد وإصدار طلبات تقديم العروض (RFPs)، وتتبع وضمان تقديم العروض في الوقت المناسب، والتعامل مع استفسارات مقدمي العروض والردود عليها، وتنظيم اجتماعات فتح العروض، وإجراء التقييمات الفنية والتجارية، وتقدير تسعير الميزانية، والتفاوض على الاتفاقيات المثلى مع مقدمي العروض.
- التنسيق مع رئيس قسم المناقصات والعقود، ثم مساعدته في التنسيق مع أصحاب المصلحة الآخرين بشأن أي تناقضات في جداول الكميات (BOQ).
- تتبع التغييرات في التصميم و/ أو أعمال البناء وتعديل الميزانية وفقًا لذلك.
- إعداد جداول ميزانية المشروع / جداول مراقبة التكاليف / جداول التدفق النقدي بالتنسيق مع رئيس قسم المناقصات والعقود ومساعدته في إعداد التقارير لمدير المشاريع حول الفعلي مقابل الميزانية وتسليط الضوء على تجاوزات التكاليف المحتملة.
- الإشراف على ومراجعة والموافقة على شهادات دفع الفواتير (IPFs) للموردين والاستشاريين والمقاولين ثم مشاركتها مع رئيس قسم المناقصات والعقود.
- قيادة عملية دفع الفواتير وضمان إتمامها في الوقت المناسب لأصحاب المصلحة وفقًا للعقد.
- إجراء تقدير تكلفة المشروع قبل إصدار طلب تقديم العروض.
- عقد اجتماعات دورية مع الموردين/المقاولين/الاستشاريين للخطط المستقبلية وإدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة.
- حضور الاجتماعات مع قسم البناء/الهندسة ومعالجة مخاوفهم إن وجدت.
- تطوير وتعزيز مهارات التواصل والعرض القوية.
- تقديم قيادة متميزة لأعضاء الفريق، بما في ذلك اغتنام الفرص وتحمل المسؤولية عن التدريب والتطوير، لتعظيم مخرجات العمل وجودة عمل الموظفين.
- مساعدة رئيس قسم المناقصات والعقود في إعداد التقارير بانتظام لمدير المشاريع حول جميع المخاطر المتعلقة بتسليم المشروع والأداء واتجاهات السوق والصناعة.
- مراقبة أنظمة أرشفة المشاريع لضمان التقاط جميع بيانات ومعلومات المشروع ذات الصلة والاحتفاظ بها لفترة مناسبة.
- الإلمام الجيد بمواد البناء وزيارة المعارض المحلية والدولية.
- استخدام أحدث أدوات الذكاء الاصطناعي لتحسين سير العمل والجودة وتحسين المخرجات.
التعليم والخبرة المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في الهندسة أو العمارة أو إدارة البناء أو ما شابه ذلك.
- خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في العقارات / البناء السكني / الصناعة المتخصصة التجارية يُفضل.
- معرفة شاملة بإدارة العقود ومراقبة التكاليف وإدارة الميزانية وإدارة الوثائق.
- يجب أن يكون قادرًا على إدارة مهام متعددة ويمتلك مهارات متابعة ممتازة داخليًا وخارجيًا.
- يجب أن يكون لاعبًا جماعيًا يتمتع بمهارات قوية في التعاون وحل المشكلات.
- يجب أن يمتلك سيارة ورخصة قيادة سارية وأن يكون مستعدًا للسفر.
اللغات ومهارات الكمبيوتر المطلوبة:
- مهارات متقدمة في مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Outlook وExcel وWord وPowerPoint.
- معرفة ومهارات متوسطة في برامج الجدولة الصناعية القياسية وأنظمة ERP (JD Edwards، Oracle، SAP، إلخ) والرسم بمساعدة الكمبيوتر ولكن لا تقتصر على AutoCAD.
