مدير مشاريع أول

بصفك مدير مشاريع أول تعمل مع فرق تسليم المحفظة 2، ستكون مسؤولاً عن تطوير خطط مشاريع مفصلة وجداول زمنية. ستشارك في تقسيم الحدث إلى مراحل رئيسية (مثل: ما قبل الحدث، تنفيذ الحدث، وما بعد الحدث)، وتحديد المخرجات الرئيسية، وإنشاء جدول زمني للمشروع. ستنسق مع جميع أصحاب المصلحة، وتحدد النطاق، وتضع التوقعات، وتحدد المواعيد النهائية لكل مرحلة رئيسية.

ما الذي ستفعله

إدارة أصحاب المصلحة

• العمل كحلقة وصل رئيسية بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك رعاة الحدث، والعارضين، والعملاء، والموردين، والفرق الداخلية (التسويق، العمليات، الفرق التقنية، إلخ).
• ضمان فهم جميع أصحاب المصلحة لأدوارهم ومتطلباتهم وجداولهم الزمنية، وتعزيز التواصل الواضح والمواءمة.
• إدارة التوقعات ومعالجة المخاوف للحفاظ على علاقات قوية وضمان تعاون سلس.

إدارة الميزات

• الإشراف على تخطيط وتنفيذ ميزات الحدث مثل ورش العمل، ومراكز الصفقات، والمسابقات، والأنشطة التفاعلية، والمؤتمرات المغلقة على شكل موائد مستديرة.
• إدارة هذه الميزات من الفكرة إلى التسليم، وضمان توافقها مع أهداف الحدث وتعزيز تجربة الحضور.
• التعاون مع العمليات والموردين لتقديم أفكار مبتكرة للارتقاء بمظهر الحدث وشعوره وتدفقه.

إدارة المخاطر

• تحديد المخاطر المحتملة (مثل: مشاكل المكان، الأعطال التقنية، تأخيرات الموردين) ووضع خطط طوارئ للتخفيف منها.
• الحفاظ على سجلات المخاطر، وتقييم الأثر، وتنفيذ استراتيجيات التخفيف لضمان تسليم سلس للحدث.
• مراقبة المخاطر باستمرار طوال دورة حياة المشروع وتكييف الخطط حسب الحاجة.

التنسيق بين الفرق متعددة الوظائف

• العمل كمركز رئيسي لتنسيق الجهود عبر مختلف الفرق الوظيفية (التسويق، الخدمات اللوجستية، التقنية، القانونية، إلخ).
• مواءمة المهام والجداول الزمنية لتجنب الاختناقات وضمان عمل جميع الفرق نحو نفس الأهداف.
• الحفاظ على نظرة شاملة لتدفق الحدث لضمان تنفيذ سلس وتكامل جميع المكونات.

إدارة المكان والموردين

• تأمين وإدارة الأماكن والموردين والبائعين، بما في ذلك التفاوض على العقود وضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.
• بناء والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات الخارجيين مثل شركات الصوتيات والمرئيات، وخدمات تقديم الطعام، وخدمات النقل.
• ضمان أن جميع المخرجات تلبي معايير الجودة وتتوافق مع رؤية الحدث.

التواصل وإعداد التقارير

• إنشاء اجتماعات منتظمة وتقارير حالة وخطط تواصل لإبقاء جميع الأطراف على اطلاع بالتقدم والمخاطر والتغييرات.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لحل المشكلات خلال دورة حياة المشروع.
• تقديم تحديثات واضحة وموجزة لأصحاب المصلحة، وضمان الشفافية والمساءلة.

التقييم وإعداد التقارير بعد الحدث

• إجراء مراجعات ما بعد الحدث لتقييم مقاييس النجاح وجمع الملاحظات من أصحاب المصلحة.

• إعداد تقرير نهائي يلخص الإنجازات والدروس المستفادة والتوصيات للأحداث المستقبلية.

• تتبع المعالم الرئيسية بعد الحدث ودعم إطلاق الأحداث الجديدة.

• خبرة أو تعرض لإدارة المعارض التجارية والمؤتمرات والأحداث الرياضية أو إطلاقات المنتجات الاستهلاكية سريعة الحركة والأحداث متوسطة إلى كبيرة الحجم

• القدرة على إدارة مشاريع ومخرجات متعددة في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع

• تعرض لتقييم وإدارة العمليات بين الإدارات والمعالم الرئيسية

• التفاعل والإدارة مع أصحاب المصلحة، سواء الفرق الداخلية أو الشركاء الخارجيين على جميع المستويات

• إدارة المخاطر وتخطيط التخفيف

• تعرض لمجموعة برامج MS Office/Office 365، وSmart Sheets وAirtable

• مهارات مثبتة:

• القدرة على أداء عمل حاسم يتضمن الحكم والدقة والسرعة مع الحد الأدنى من الإشراف

• إلمام بالحاسوب وإتقان استخدام Microsoft Word وExcel وAirtable وSmart Sheets

• القدرة على ترتيب أولويات مهام العمل والمواعيد النهائية، وإتقان استخدام أدوات الجدولة

• استباقية وذاتية التحفيز

• مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل مع العملاء

• الوعي والحساسية الثقافية