ملخص الوظيفة
يقدم المساعد الشخصي للرئيس التنفيذي دعماً إدارياً وتنظيمياً عالي المستوى للرئيس التنفيذي، مما يضمن الإدارة الفعالة للأنشطة اليومية والجداول الزمنية والاتصالات والمسائل السرية. تتطلب الوظيفة مهارات تنسيق قوية، وحرصاً على السرية، والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة جدول الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات.
- التعامل مع المراسلات السرية، والبريد الإلكتروني، والمستندات نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والأقسام الداخلية والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- تنظيم الرحلات العملية، بما في ذلك حجوزات الطيران والإقامة والبرامج الزمنية.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة لاجتماعات الإدارة العليا.
- متابعة بنود العمل وضمان الانتهاء في الوقت المحدد من المهام الموكلة عبر الأقسام.
- تصفية المكالمات والزوار، وتحديد أولويات الطلبات والحفاظ على اتصال مهني.
- دعم تنسيق الفعاليات والأنشطة على مستوى الإدارة العليا عند الحاجة.
- الحفاظ على سجلات وأنظمة أرشفة منظمة (رقمية ومادية).
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 3-7 سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي للإدارة العليا.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- مهارات اتصال كتابية وشفهية قوية باللغة الإنجليزية (معرفة اللغة العربية إضافة).
- مستوى عالٍ من السرية والكتمان.
- إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
