أخصائي أول عمليات منع الخسائر ومراقبة المدفوعات

يدير جميع الأنشطة والمبادرات المتعلقة بمدفوعات العمليات والعيادات المتعددة التخصصات. يدير نظام الدوام والحضور (نظام إدارة القوى العاملة) كمسؤول نظام للمتاجر والعيادات. بالإضافة إلى قيادة وإدارة جميع الأنشطة المتعلقة بمراقبة مخزون العيادات المتعددة التخصصات والمشتريات والدقة.

المسؤوليات

إدارة مخزون العيادات المتعددة التخصصات
يدير جميع المبادرات والأنشطة المتعلقة بإدارة مخزون العيادات المتعددة التخصصات لضمان أفضل توافر للأصناف. يضمن تطبيق أمناء المخازن في العيادات المتعددة التخصصات للعمليات القياسية واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) بتميز. مسؤول عن تلبية جميع طلبات الأصناف في العيادات المتعددة التخصصات ضمن اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) لضمان رضا الضيوف. مسؤول عن شراء الأصناف غير الطبية بدءًا من تسجيل الموردين مع إدارة المشتريات المؤسسية، وطلب عروض الأسعار من الموردين، وإنشاء طلبات الشراء (PRs)، ومتابعة الموردين حتى استلام الأصناف، والتعاون مع الإدارة المالية حتى إنهاء الدفع. يقود جميع الأنشطة والتواصلات مع الإدارة التجارية وسلسلة الإمداد لطلب الأصناف الطبية لضمان توافرها في العيادات. تلبية احتياجات الأصناف الاستهلاكية أسبوعيًا لجميع العيادات. تحسين دقة المخزون الفعلي في العيادات. التعاون مع فريق المخزون في الجرد المالي السنوي. تتبع نقص الأصناف ومشاركته مع جميع أصحاب المصلحة لضمان توافر الأصناف في جميع الأوقات.

مراقبة المدفوعات عبر القنوات المتعددة:
يدير جميع المبادرات والأنشطة لضمان دفع الرواتب بدقة وفي الوقت المناسب. يزود فريق الرواتب بالبيانات النهائية المعتمدة بشكل دوري حول أيام الدوام والغياب وساعات العمل الإضافي لجميع موظفي النهدي في العمليات والعيادات المتعددة التخصصات وموظفي سخاء. يستجيب لأي مطالبة بعدم الدقة من القادة التشغيليين. يدير جميع الأنظمة التي تتحكم في مدفوعات العمل الإضافي والعمولات لضمان دقة المدفوعات وفي وقتها. يدير جميع بدلات التشغيل مثل بدل الصعوبة، والاستدعاء، والعمرة وغيرها لضمان الأهلية وفقًا للمعايير المعتمدة والدفع الدقيق وفي الوقت المناسب. يدير التسوية الشهرية لمدفوعات العمل الإضافي مقابل الميزانية لضمان الالتزام بالميزانية.

علاقات ومدفوعات الشركات الخارجية:
يدير عملية الدفع والتحقق والتسجيل لجميع العمالة الخارجية وشركات الأمن في العمليات والعيادات المتعددة التخصصات لضمان الدفع الدقيق وفي الوقت المناسب. ينسق مع فريق المشتريات المؤسسية في حالة وجود أي شكاوى بشأن أداء الشركات الخارجية، أو الحاجة إلى إضافة شركات خارجية جديدة، أو الحاجة إلى تعديل بعض العقود مع العمالة الخارجية. يقيّم عقود الشركات الخارجية لشركات الأمن والعمالة لضمان أفضل استخدام للميزانية. يدير التسوية الشهرية للمدفوعات مقابل الميزانية لضمان الالتزام بالميزانية. ينشئ طلبات الشراء لدفع مستحقات سخاء والشركات الخارجية ويقوم بالمتابعة اللازمة حتى اكتمال الدورة وإصدار أمر الشراء (PO).

إعداد وتقديم الحوافز التشغيلية
يدير التحقق من بيانات العمولات ويزود فريق الرواتب بالبيانات النهائية المعتمدة بشكل منتظم حول الحوافز المستحقة لجميع الموظفين المؤهلين في العمليات لضمان الدفع في الوقت المناسب. يشارك بيانات الحوافز لكل مستخدم مع القادة التشغيليين ويستجيب لأي مطالبة بعدم الدقة من القادة التشغيليين. يشارك بيانات الحوافز مع كل مستخدم. يعد ويقدم مدفوعات الحوافز للموظفين المستقيلين.

مراقبة الميزانية والمدفوعات
يدير جميع عمليات إنشاء طلبات الشراء للمشاريع التشغيلية المركزية ويقوم بالمتابعة اللازمة حتى اكتمال الدورة وإصدار أمر الشراء (PO). ينسق مع فريق تقنية المعلومات والمالية في حالة تحويل الميزانية أو إنشاء حسابات جديدة وغيرها. يراجع تقارير الالتزام بالميزانية الشهرية وينشئ ملخصًا عنها لأصحاب المصلحة المعنيين.

منع الخسائر
يراجع التقارير المالية الدورية للمرافق العامة لكل متجر وينشئ التوصيات. يتابع مع المناطق لجمع المستندات المطلوبة في حالات السرقة. يدير جميع الأنشطة المتعلقة بالنقدية البسيطة والنقدية العائمة للمتاجر. يدير جميع الأنشطة المتعلقة بفتح وإغلاق المتاجر، ومتابعة هدف الحضور لضمان أفضل رضا للضيوف.

يدير نظام الدوام كمسؤول نظام من أجل:
التحقق من دقة البيانات المستخرجة من نظام الدوام بالتعاون مع القادة التشغيليين الإقليميين. قيادة نظام الحضور بصلاحية كاملة وسيطرة ومسؤولية على المسؤولين الآخرين والمستخدمين الفائقين. ضمان دقة البيانات من خلال تنظيف البيانات مع تحقيق جميع النتائج التالية (على سبيل المثال لا الحصر):
إدراج جميع الموظفين النشطين في نظام الحضور.
أرشفة جميع الموظفين المستقيلين في الوقت المناسب.
تخصيص جميع الموظفين النشطين لمواقعهم الدقيقة.
عدم بقاء أي موظفين مخصصين لمتاجر مغلقة.
إعداد جميع المتاجر الجديدة وتخصيص الموظفين المعنيين لها.
الاستجابة يوميًا لأي تذكرة مفتوحة تطلب دعمًا لنظام الحضور (مثل على سبيل المثال لا الحصر):
المشكلات والاستفسارات الفنية (مثل أخطاء الحساب، وأخطاء أوقات الصلاة، ومشكلات التكامل وغيرها).
طلبات التشغيل اليومية التي تتطلب صلاحية المسؤول (مثل استعادة الموظفين المؤرشفين، وتخصيص أكثر من متجر لبعض المستخدمين، وحذف الإجازات في الماضي، وإنشاء مستخدمين جدد وتعديل بيانات المستخدمين الحاليين وغيرها).
يقوم بالتعريف والتدريب أثناء العمل للمستخدمين والمديرين. يجهز المنصة لإضافة مجموعات إضافية من المستخدمين بالإضافة إلى تنفيذ الإعدادات المطلوبة لهؤلاء المستخدمين ومواقعهم أو أعمالهم ذات الصلة. يراقب أداء النظام ويضمن أن قدرات النظام توفر أفضل تجربة للمستخدمين وأن النظام متوافق مع التحديثات التنظيمية ويصعد إلى فريق الابتكار أي تحسين مطلوب.

واجبات الموظف ليست محدودة فقط بالمسؤوليات المذكورة أعلاه؛ قد يؤدي واجبات أخرى يتم تكليفه بها.

بيئة العمل
داخل المباني: 70%
خارج المباني: 30%
أيام العمل: 5 أيام عمل
أيام الإجازة: يومان إجازة
ساعات العمل: 8:00 صباحًا - 5:00 مساءً (ساعة استراحة)

متطلبات الوظيفة
المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس
الخبرة: 2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
مهارات الحاسوب: حزمة Microsoft Office - مهارة عالية في Excel
اللغات: الإنجليزية، العربية

المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس
الخبرة: 2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
مهارات الحاسوب: حزمة Microsoft Office - مهارة عالية في Excel
اللغات: الإنجليزية، العربية