مساعد إداري

وصف الشركة

اعمل معنا. غيّر العالم.

في AECOM، نحن نُقدّم عالماً أفضل. سواءً كنا نحسّن من تنقّلك اليومي، أو نحافظ على استمرار إضاءة الأنوار، أو نوفر إمكانية الوصول إلى مياه نظيفة، أو نُغيّر معالم الأفق، فإن عملنا يساعد الأفراد والمجتمعات على الازدهار. نحن شركة الاستشارات المتخصصة في البنية التحتية الموثوقة عالمياً، ونتعاون مع العملاء لحل التحديات الأكثر تعقيداً في العالم وبناء إرثٍ للأجيال القادمة.

لم يكن هناك وقت أفضل للانضمام إلى AECOM من الآن. مع تسارع الاستثمار في البنية التحتية على مستوى العالم، تزداد الطلب على خدماتنا بشكل كبير. ندعوك لتقديم أفكارك الجريئة وأحلامك الكبيرة والانضمام إلى فريق عالمي يضم أكثر من 50,000 من المخططين والمصممين والمهندسين والعلماء والمبتكرين الرقميين ومديري البرامج والإنشاءات ومحترفين آخرين ينفذون مشاريع تخلق تأثيراً إيجابياً وملموساً حول العالم.

نحن فريق عالمي واحد تحركه غايتنا المشتركة لتقديم عالم أفضل. انضم إلينا.

وصف الوظيفة

نبحث عن مساعد إداري منظم وذو خبرة للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. في هذا الدور، ستقود العمليات الإدارية وستكون مصدراً موثوقاً للمديرين وفرق المشاريع. ستتاح لك الفرصة لإحداث تأثير ذي معنى من خلال دفع عجلة التميز التشغيلي، وإدارة المشاريع المعقدة، ودعم نجاح فريقنا من خلال مهارات تنظيمية وتواصلية وقيادية استثنائية. إذا كنت شخصاً يزدهر في بيئة تعاونية، ويتحمل مسؤولية العمليات، ويظهر المبادرة في الحفاظ على الكفاءة والدقة، فنحن نتطلع لسماع منك.

الدعم الإداري والمكتبي

• تقديم دعم إداري شامل وتوجيه لمدير واحد أو أكثر داخل المكتب أو وحدة العمل.
• قيادة إعداد ومراجعة وتنسيق المراسلات والنماذج وجداول البيانات والمستندات مع الاهتمام الدقيق بالتفاصيل.
• إدارة تنسيق التقويمات المعقدة وجدولة الاجتماعات وترتيبات السفر لأصحاب المصلحة المتعددين.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية والعلاقات مع الموردين لتحسين الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة.
• إنشاء وتنظيم أنظمة ملفات المشاريع على الخوادم والأنظمة المشتركة، وضمان إمكانية الوصول والامتثال.
• قيادة اجتماعات المشاريع، وإعداد محاضر شاملة، وتنسيق الوثائق، وتنسيق التوزيع على أصحاب المصلحة والعملاء المعنيين.
• تطوير وتنسيق تقارير المشاريع والوثائق، وضمان توافقها مع المعايير التنظيمية.

دعم المشاريع والمالية

• قيادة مبادرات إعداد المشاريع ودعم تطوير المهام المالية بمزيد من الاستقلالية.
• إدارة تحديثات تقدير التكلفة عند الإكمال (EAC) ووثائق أوامر التغيير بشكل مستقل.
• إجراء مراجعات شاملة لفواتير المشاريع وضمان ترميز المهام بدقة عبر مشاريع متعددة.
• تحمل مسؤولية إعداد تقارير التقدم الشهرية وتقديرات المقاولين.
• ضمان توافق جميع مكونات المشروع مع الإجراءات والمعايير المعمول بها، وتحديد فرص تحسين العمليات.
• دعم أنشطة التوفير المالي وتتبع الميزانية.

المشتريات والامتثال

• قيادة أنشطة المشتريات للمواد المتعلقة بالمشروع وإدارة العلاقات مع الموردين بشكل استراتيجي.
• دفع تطوير وتنفيذ متطلبات وثائق المشروع والامتثال.
• الحفاظ على معلومات الموردين والعملاء وتحديثها في الأنظمة ذات الصلة بدقة وفي الوقت المناسب.
• إجراء مراجعات التأهيل للموردين والمقاولين من الباطن المستخدمين بانتظام، وتقديم التوصيات.
• التنسيق مع فرق القانون والامتثال بشأن الأمور المتعلقة بالعقود والتخفيف من المخاطر.
• إدارة وثائق تقييم المخاطر وعمليات الموافقة بشكل مستقل.

دعم العروض والتسويق

• قيادة أنشطة تطوير العروض وإدارة سير عمل الموافقات لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• تقديم مساعدة تسويقية استراتيجية للعروض، بما في ذلك إعداد المستندات، وتنسيق الرسومات، وضمان الجودة.
• تطوير والحفاظ على جداول زمنية شاملة للعروض عبر تقديمات متعددة.
• قيادة إعداد وثائق المناقصات وجهود التنسيق.
• إدارة تحميل وتنزيل الوثائق وتسجيل الموردين في أنظمة المشتريات مع الاهتمام بالامتثال.
• إعداد وتنسيق الوثائق المطلوبة للمراجعة والتوقيع، وضمان دقتها واكتمالها.

المسؤوليات العامة

• استخدام حزمة Microsoft Office Suite وبرامج الأعمال الأخرى لإنجاز العمل بكفاءة وتدريب الآخرين عند الحاجة.
• تطبيق المعايير والممارسات والإجراءات المهنية في جميع المهام وتوجيه أعضاء الفريق نحو أفضل الممارسات.
• إدارة أولويات معقدة متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على معايير الدقة والجودة.
• التواصل بشفافية مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، وتقديم تحديثات وتوصيات استباقية.
• إظهار المرونة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية مع دفع التحسين المستمر.
• المساهمة في ثقافة فريق تعاونية وداعمة من خلال القيادة والمبادرة.
• تحديد أوجه القصور في العمليات والتوصية بحلول لتعزيز الفعالية التشغيلية.

المؤهلات

الحد الأدنى من المتطلبات:

• شهادة الثانوية العامة بالإضافة إلى 3 سنوات من الخبرة الإدارية ذات الصلة، أو
• دبلوم إداري أو في إدارة المكاتب ذو صلة بالإضافة إلى سنتين من الخبرة المهنية.

المهارات والكفاءات المطلوبة:

• إتقان حزمة Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة.
• قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات بفعالية.
• مهارات احترافية في إعداد المستندات وتنسيقها.
• خبرة في تنسيق الاجتماعات وتدوين المحاضر.
• توجه نحو خدمة العملاء ومهارات التعامل مع الآخرين.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
• عقلية تحليل المشكلات مع نهج تعاوني.
• خبرة مثبتة في دعم إدارة المشاريع أو بيئات الاستشارات.
• الإلمام بالعمليات والمصطلحات المالية للمشاريع.
• خبرة في أنظمة المشتريات ومنصات إدارة الموردين.

المؤهلات المفضلة:

• معرفة بوثائق المناقصات وعمليات تطوير العروض.
• إتقان متقدم في كتابة التقارير وتحليل البيانات.
• خبرة في تنسيق السفر وإدارة النفقات.
• الإلمام ببرامج وأنظمة إدارة المكاتب.
• خلفية في بيئة عمل مؤسسية أو هندسية أو خدمات مهنية.
• شهادة في الإدارة الإدارية أو مجال ذي صلة.

الصفات المرغوبة:

• نهج استباقي وموجه نحو الأهداف في العمل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة واحتياجات العمل.
• تفكير تحليلي وتنظيمي قوي.
• الالتزام بالتحسين المستمر والتطوير المهني.
• المرونة والموقف الإيجابي في بيئة سريعة الخطى.

معلومات إضافية

عن AECOM

تفتخر AECOM بتقديم مزايا شاملة تلبي الاحتياجات المتنوعة لموظفينا. اعتماداً على حالة توظيفك، قد تشمل مزايا AECOM: المزايا الطبية وطب الأسنان والبصرية والتأمين على الحياة والحوادث والعجز، والإجازات المدفوعة، وإجازات الغياب، والمزايا الطوعية، والمزايا الإضافية، وخيارات العمل المرن، وموارد العافية، وبرنامج مساعدة الموظفين، وتأمين السفر التجاري، وجوائز التقدير على الخدمة، وخطة ادخار التقاعد، وخطة شراء أسهم الموظفين.

AECOM هي الشركة الرائدة عالمياً في مجال البنية التحتية، الملتزمة بتقديم عالم أفضل. كشركة خدمات مهنية موثوقة تعتمد على قدرات تقنية عميقة، نحل التحديات المعقدة لعملائنا في مجالات المياه والبيئة والطاقة والنقل والمباني. تتعاون فرقنا مع العملاء من القطاعين العام والخاص لخلق حلول مبتكرة ومستدامة وقادرة على الصمود طوال دورة حياة المشروع - من الاستشارات والتخطيط والتصميم والهندسة إلى إدارة البرامج والإنشاءات. AECOM هي شركة من Fortune 500 بلغت إيراداتها 16.1 مليار دولار في السنة المالية 2025. اعرف المزيد على aecom.com.

ما الذي يجعل AECOM مكاناً رائعاً للعمل

ستكون جزءاً من فريق عالمي يدعم نموك وطموحاتك المهنية. اعمل على مشاريع رائدة - سواء في مجتمعك المحلي أو على نطاق عالمي - تحوّل صناعتنا وتشكل المستقبل. مع التكنولوجيا المتطورة وشبكة من الخبراء، سيكون لديك الموارد اللازمة لإحداث تأثير حقيقي. تم تصميم برامجنا الحائزة على جوائز للتدريب والتطوير لتوسيع خبرتك التقنية ومهاراتك القيادية، مما يساعدك على بناء المهنة التي طالما حلمت بها. هنا، ستجد مكان عمل مرحباً مبنيًا على الاحترام والتعاون والمجتمع - حيث لديك الحرية للنمو في عالم من الفرص.

بصفتنا صاحب عمل يوفر فرصاً متكافئة، نؤمن بإمكاناتك ونحن هنا لمساعدتك على تحقيقها. سيتم الاحتفاظ بجميع معلوماتك سرية وفقاً لإرشادات تكافؤ فرص العمل.