سكرتير قانوني

بصفتك سكرتيرًا قانونيًا، ستكون مسؤولاً عن تقديم خدمة عملاء استثنائية، وإدارة جميع قنوات الاتصال، وضمان أعلى مستويات رضا العملاء. ستتتبع الطلبات والمشكلات بدقة، مما يضمن التسويات المالية في الوقت المناسب. سيتضمن دورك تنسيق الاجتماعات مع المحامين، ومعالجة الاستفسارات، والحفاظ على سجلات دقيقة.

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال استفسارات العملاء عبر جميع قنوات الاتصال.
• الرد على العملاء بسرعة وبشكل مهني.
• فهم احتياجات العملاء وتوجيههم إلى الخدمة المناسبة.
• متابعة العملاء المحتملين حتى التعاقد.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات مع المحامين.
• إرسال العقود والفواتير وروابط الاجتماعات.
• متابعة العملاء بعد إتمام الخدمة وقياس مستويات الرضا.
• معالجة الشكاوى والعمل على حلها أو رفعها إلى الإدارة.

الإدارة المالية:

• إصدار الفواتير وإرسالها إلى العملاء.
• مراقبة الديون المستحقة.
• إرسال التذكيرات قبل وبعد مواعيد السداد.
• إعداد تقارير عن المبالغ المستحقة والمتأخرة.
• التنسيق مع الإدارة بخصوص العملاء المتأثرين.

إدارة النظام:

• إدخال بيانات العملاء في نظام إدارة القضايا (LOM).
• تحديث معلومات العملاء والقضايا باستمرار.
• تحميل المستندات وربطها بملفات العملاء.
• التأكد من اكتمال جميع بيانات العملاء قبل تحويلها إلى المحامين.
• تتبع حالة كل قضية وإبلاغ العميل بأي تحديثات.

التنسيق الإداري:

• التنسيق بين العملاء والمحامين.
• مراقبة تنفيذ المهام المطلوبة من قبل المحامين.
• ضمان الامتثال للمواعيد النهائية.
• إعداد تقارير يومية عن أداء خدمة العملاء.