مساعد مدير

المهام والواجبات الوظيفية

١- تخطيط الرحلات:

• استكشاف وجهات جديدة من خلال زيارة فنادقها ومناطقها السياحية ومطاعمها الراقية. التقاط الصور، وجمع المعلومات، ثم إعداد عرض تقديمي لصاحب السمو الملكي.
• استئجار الطائرات والطائرات المروحية والقوارب عند الحاجة. التفاوض على التكلفة. إدارة جميع الخدمات اللوجستية ذات الصلة.
• التنسيق مع الأطراف المختلفة: الفنادق، الجهات الأمنية، جهات النقل، إدارة الطيران، إدارة الجوازات، إدارة الاتصالات، إدارة القوارب، والديوان الملكي لجمع جميع البيانات والعروض الأسعارية اللازمة.
• إعداد جميع المستندات المتعلقة بالرحلة: خطة الرحلة، قائمة الضيوف، جدول الطائرات، قوائم توزيع الغرف، تخطيطات الغرف، أوقات الصلاة، ورقة الطقس، بطاقات الأمتعة، إلخ.
• إعداد الميزانية بعد الانتهاء من التفاوض على جميع عروض الأسعار ووضعها في صيغتها النهائية. مراجعة الميزانية مع المالية وصاحب السمو الملكي للموافقة عليها.
• المراسلة مع السفارات ومكاتب الحكومات الأجنبية الأخرى، والتقدم بطلب للحصول على تصاريح معينة، وإرسال المستندات ذات الصلة المطلوبة مثل كشوفات الجوازات، معلومات الطائرات، قائمة الركاب، ومعلومات السيارات.

٢- تنفيذ الرحلات:

• ضمان أن توزيع السيارات على المرافقين يتم تنفيذه وإبلاغه بشكل جيد دائمًا.
• الإشراف على إرسال الأمتعة عند الوصول واستلامها عند المغادرة من خلال ضمان سير هذه العملية بسلاسة مع طاقم الفندق.
• استكشاف المطاعم والمقاهي للاختيار من بينها، التفاوض على التكلفة، اختيار القائمة، وضع اللمسات النهائية على ترتيب الجلوس.
• البحث عن المواقع السياحية سواء كانت متحفًا أو موقعًا أثريًا وجمع جميع الخدمات اللوجستية المتعلقة به مثل التكلفة، مسافة القيادة، مدة الزيارة، ساعات العمل، إلخ.
• اقتراح والبحث والتفاوض على تكلفة الأنشطة التي سيتم إدراجها في برامج الرحلات مثل التزلج، الصيد، ركوب الدراجات، المشي لمسافات طويلة، أو أي أنشطة مائية. ضمان تجهيز جميع الخدمات اللوجستية المتعلقة بأي نشاط مسبقًا.
• مناقشة الاجتماعات المحتملة مع صاحب السمو الملكي وضمان جدولتها بشكل جيد وإبلاغ الأشخاص المعنيين بها. إدراج كل اجتماع في برنامج الرحلة اليومي.
• مناقشة ومراجعة وكتابة ووضع اللمسات النهائية على برامج الرحلات اليومية وتوزيعها بعد الموافقة عليها من صاحب السمو الملكي.
• إبلاغ برنامج الرحلة لجميع الأطراف المعنية حتى يعرفوا مهامهم.
• توزيع مسؤوليات المهام على كل عضو لتجنب الارتباك وتداخل العمل.
• العمل بشكل وثيق والتواصل مع بعض الأعضاء الرئيسيين (الاتصالات، المساعدون الشخصيون لصاحب السمو الملكي، أفراد طاقم الطيران) لضمان تنفيذ الخطة بشكل لا تشوبه شائبة.
• الاحتفاظ بسجل للتدفقات النقدية والمصروفات اليومية للتحكم في الميزانية.
• مراجعة كشوفات حسابات الفنادق يوميًا لأغراض التحكم في الميزانية.
• الاجتماع مع فريق القوارب لمراجعة الحسابات وإغلاقها.

٣- بين الرحلات:

• إعداد حسابات الرحلة لتحقيق الميزانية وفقًا للفواتير الفعلية. موازنة النقدية. تقديم جميع الحسابات إلى المالية للمراجعة والموافقة والإغلاق.
• تحقيق مستندات كتاب السفر (الميزانية، برامج الرحلات، الاجتماعات، جدول الطائرات، إلخ) وفقًا للواقع. تقديمها لصاحب السمو الملكي.
• تحديث والتحقق بانتظام من حالة جوازات السفر والتأشيرات لمرافقي صاحب السمو الملكي للتأكد من صلاحيتها تحسبًا لأي رحلة غير متوقعة.
• الاحتفاظ دائمًا بقاعدة بيانات جيدة للشركات في حالة الحاجة لاستئجار طائرات أو طائرات مروحية أو قوارب.
• البحث دائمًا عن وجهات جديدة من خلال معارض السفر السياحية، وكلاء السفر، أو محركات البحث الأخرى بهدف إنشاء شبكة واسعة حول اتجاهات السفر الفاخرة والبقاء على اطلاع دائم بمنتجعات جديدة تفتح في جميع أنحاء العالم.
• إعداد خطة السفر السنوية وفقًا للعطلات الرسمية المقدمة من الموارد البشرية. الاستمرار في تحديث الملف على مدار العام.
• عقد اجتماعات متكررة مع صاحب السمو الملكي لاقتراح ومناقشة أي فكرة سفر محتملة.

الحد الأدنى من درجة البكالوريوس في الإدارة (يفضل درجة الماجستير).
الحد الأدنى سنتين من الخبرة في الفنادق أو وكالات السفر أو إدارة الفعاليات.
إجادة استخدام تطبيقات الحاسوب.
مهارات تفاوض جيدة واتخاذ القرارات.
مستوى ممتاز في اللغة الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
القدرة على المراسلة مع الشخصيات البارزة والمسؤولين باللغتين الإنجليزية والعربية.
مهارات شخصية جيدة.
مهارات اتصال ممتازة.
موقف إيجابي ومظهر حسن.
استباقي وقادر على العمل تحت الضغط.
دقيق في التفاصيل ويسعى للكمال.
السفر والتعرض لثقافات أخرى يعتبر ميزة إضافية.