سكرتير تنفيذي أول

"هل تريد أن تحب ما تفعله في العمل؟ هل تريد أن تُحدث فرقًا، وتُحدث تأثيرًا، وتُغيّر حياة الناس؟ هل تريد أن تعمل مع فريق يؤمن بتحطيم المألوف والممل والعادي؟ إذا كانت الإجابة نعم، فهذه هي الوظيفة التي تبحث عنها، webook.com هي المنصة رقم 1 في السعودية لتذاكر الفعاليات وحجز التجارب من حيث التقنية والميزات والمرونة والإيرادات، وتخدم بعضًا من أكبر الفعاليات الضخمة في المملكة متجاوزةً مبيعات تزيد عن 2 مليار.

نظرة عامة على الدور: نبحث عن سكرتير تنفيذي أول عالي التنظيم ومبادر ومتحفّظ لتقديم دعم إداري رفيع المستوى للرئيس التنفيذي (CEO). هذا الدور محوري في تمكين الرئيس التنفيذي من التركيز على الأولويات الاستراتيجية من خلال إدارة تدفق المعلومات، وتحسين استغلال الوقت، والعمل كحلقة وصل موثوقة بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. وبصفته شريكًا رئيسيًا للرئيس التنفيذي، سيتمتع المرشح المثالي بحضور تنفيذي قوي، وحكم استثنائي، والقدرة على الازدهار في بيئة سريعة الخطى وعالية النمو تتجه نحو التوسع الدولي وحوكمة مؤسسية أكثر تنظيمًا.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي

• إدارة وتحديد أولويات جدول أعمال الرئيس التنفيذي المعقد، بما في ذلك الاجتماعات والسفر والمواعيد النهائية الرئيسية.
• فرز ال communications الواردة والرد عليها، وضمان المتابعات في الوقت المناسب والتفويض المناسب.
• إعداد جداول الأعمال والمواد الإحاطية ومحاضر الاجتماعات التنفيذية والتفاعلات مع مجلس الإدارة.
• تنسيق ترتيبات السفر وتقارير المصروفات والدعم اللوجستي للمشاركات الدولية.

إدارة أصحاب المصلحة

• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي وفريق القيادة العليا وأعضاء مجلس الإدارة والمستثمرين والعملاء والشركاء.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة ومهنية.
• صياغة مراسلات وعروض تقديمية واتصالات داخلية عالية الجودة نيابةً عن الرئيس التنفيذي.

الكفاءة التشغيلية

• توقع الاحتياجات وإدارة أولويات الرئيس التنفيذي وسير العمل بشكل استباقي.
• تعزيز المساءلة من خلال متابعة بنود العمل، وضمان التوافق بين أصحاب المصلحة.
• دعم إدارة المشاريع للمبادرات على مستوى الإدارة التنفيذية حسب الحاجة.

الحوكمة والامتثال

• المساعدة في إعداد مواد مجلس الإدارة والحفاظ على السجلات المؤسسية وضمان التوافق مع ممارسات الحوكمة.
• التنسيق مع الإدارات القانونية والمالية والموارد البشرية بشأن الوثائق والجدولة على المستوى التنفيذي.

خبرة مثبتة (أكثر من 5 سنوات) في دعم المديرين التنفيذيين من المستوى C، ويُفضّل في شركة تقنية أو سريعة النمو. مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية؛ القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات تحت الضغط. مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل. مستوى عالٍ من التحفظ والمهنية والذكاء العاطفي. إلمام بالتقنية؛ إتقان Microsoft 365 وGoogle Workspace وأدوات الإنتاجية (مثل Slack وNotion وZoom). الإلمام بحوكمة الشركات وعمليات مجلس الإدارة واتصالات المستثمرين ميزة قوية. يُفضّل درجة البكالوريوس؛ وتُعتبر الخبرة العملية المعادلة."