الدعم التنفيذي والإداري
- إدارة الجدول اليومي للمدير التنفيذي للعمليات، والتقويم، والاجتماعات، وأولويات المهام.
- إعداد قوائم المهام اليومية والأسبوعية والشهرية، والتذكيرات، ومتابعة سير العمل.
- صياغة رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والمراسلات، والتقارير الأساسية نيابة عن المدير التنفيذي للعمليات.
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمكالمات، والمواعيد.
- الحفاظ على السرية التامة لجميع المعلومات التنفيذية ومعلومات الشركة.
إدارة التقويم والاجتماعات
- جدولة وتنسيق جميع اجتماعات المدير التنفيذي للعمليات، مع ضمان التأكيدات والتذكيرات في الوقت المناسب.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتوزيع المواد مسبقًا، وتسجيل المحاضر أو نقاط العمل.
- متابعة الالتزامات الناتجة عن الاجتماعات.
- إدارة تعارضات المواعيد وإعادة الجدولة بشكل استباقي عند الحاجة.
التنسيق المكتبي
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير التنفيذي للعمليات والإدارات الأخرى.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للمكتب، والمرافق، والمستلزمات، والمتطلبات الإدارية العامة.
- ضمان سير العمل اليومي السلس للمكتب التنفيذي.
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، والحفظ، وإدارة المستندات.
التنسيق مع الموارد البشرية — المذكرات المكتبية والتوثيق
- التنسيق مع الموارد البشرية لصياغة وتعميم المذكرات الداخلية والإشعارات واتصالات السياسات.
- متابعة التوثيق المتعلق بالموارد البشرية، وأوراق التعيين، ومراسلات الموظفين وفقًا لتوجيهات المدير التنفيذي للعمليات.
- المساعدة في معالجة طلبات الإجازات، وسجلات الموظفين، ومستندات الامتثال للمراجعة التنفيذية.
- العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي للعمليات والموارد البشرية في الأمور الإدارية فقط.
مراقبة حضور الموظفين وتوقيت العمل
- مراقبة والحفاظ على سجلات حضور الموظفين والامتثال لتوقيت العمل.
- إعداد تقارير دورية عن الحضور والالتزام بالمواعيد لمراجعة المدير التنفيذي للعمليات.
- متابعة التناقضات في الحضور والإبلاغ عن المخالفات بشكل استباقي.
- التنسيق مع الموارد البشرية لضمان دقة بيانات الحضور.
الموافقات المعلقة ومتابعة التوثيق
- تتبع جميع الموافقات المعلقة، والتوقيعات، والمستندات المستحقة عبر الإدارات.
- متابعة الجهات المعنية بشأن الموافقات المتأخرة وضمان الإغلاق في الوقت المناسب.
- الحفاظ على متتبع مركزي لجميع المستندات التي تنتظر موافقة المدير التنفيذي للعمليات أو الإدارة.
- تنبيه المدير التنفيذي للعمليات بشأن الموافقات الحساسة من حيث الوقت ورفع التأخيرات عند الضرورة.
دعم التقارير والاتصالات للمدير التنفيذي للعمليات
- تجميع وإعداد التقارير الموجزة، ولوحات المعلومات، وملاحظات الإحاطة للمدير التنفيذي للعمليات.
- دمج التحديثات الإدارية في ملخصات موجزة عند الطلب المحدد من المدير التنفيذي للعمليات.
- دعم المدير التنفيذي للعمليات في إعداد العروض التقديمية، والمقترحات، ومواد الاتصال.
- تسهيل تدفق المعلومات بسلاسة بين المدير التنفيذي للعمليات وجميع الإدارات.
المهارات والمؤهلات
خبرة مثبتة كسكرتير، أو مساعد تنفيذي، أو مساعد شخصي (سنتان أو أكثر مفضلة).
مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل.
مهارات ممتازة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية.
إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
القدرة على المتابعة بشكل احترافي وحازم.
مستوى عالٍ من التقدير، والنزاهة، والسرية.
القدرة على العمل بشكل مستقل، وإدارة الوقت بفعالية، وترتيب أولويات المهام.
الإلمام بأدوات إدارة المهام والجدولة يعتبر ميزة إضافية.
خبرة سابقة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين أو القيادة العليا.
فهم سليم لسير العمل الإداري والعمليات التجارية.
عقلية استباقية لحل المشكلات مع القدرة على توقع الاحتياجات.
هادئ، وموثوق، ومهني تحت الضغط.
خبرة في بيئة لوجستية، أو نقل، أو عمليات تعتبر ميزة إضافية.
