مدير مشروع أول متعاقد

بصفتك مدير مشاريع أول تعمل مع فرق تنفيذ المحفظة 2، ستكون مسؤولاً عن تطوير خطط وجداول زمنية مفصلة للمشروع. ستشارك في تقسيم الحدث إلى مراحل رئيسية (مثل ما قبل الحدث، وتنفيذ الحدث، وما بعد الحدث)، وتحديد المخرجات الرئيسية، وإنشاء جدول زمني للمشروع. ستنسق مع جميع أصحاب المصلحة، وتحدد النطاق، وتضع التوقعات، وتحدد المواعيد النهائية لكل معلم رئيسي.

ما ستقوم به

إدارة أصحاب المصلحة

العمل كحلقة الوصل الأساسية بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك رعاة الأحداث والعارضين والعملاء والموردين والفرق الداخلية (فرق التسويق والعمليات والفرق التقنية، وغيرها). ضمان فهم جميع أصحاب المصلحة لأدوارهم ومتطلباتهم وجداولهم الزمنية، وتعزيز التواصل الواضح والمواءمة. إدارة التوقعات ومعالجة المخاوف للحفاظ على علاقات قوية وضمان تعاون سلس.

إدارة الميزات

الإشراف على تخطيط وتنفيذ ميزات الحدث مثل ورش العمل ومراكز الصفقات والمسابقات والفعاليات التفاعلية ومؤتمرات المائدة المستديرة المغلقة. إدارة هذه الميزات من الفكرة إلى التنفيذ، وضمان توافقها مع أهداف الحدث وتعزيز تجربة الحضور. التعاون مع العمليات والموردين لتقديم أفكار مبتكرة للارتقاء بمظهر الحدث وأجوائه وانسيابيته.

إدارة المخاطر

تحديد المخاطر المحتملة (مثل مشاكل المكان، والأعطال التقنية، وتأخيرات الموردين) وتطوير خطط طوارئ للتخفيف منها. الحفاظ على سجلات المخاطر، وتقييم التأثير، وتنفيذ استراتيجيات التخفيف لضمان تسليم سلس للحدث. المراقبة المستمرة للمخاطر طوال دورة حياة المشروع وتكييف الخطط حسب الحاجة.

تنسيق الفرق متعددة الوظائف

العمل كمركز رئيسي لتنسيق الجهود عبر الفرق الوظيفية المختلفة (التسويق واللوجستيات والفرق التقنية والقانونية، وغيرها). مواءمة المهام والجداول الزمنية لتجنب الاختناقات وضمان عمل جميع الفرق نحو نفس الأهداف. الحفاظ على رؤية أوسع لسير الحدث لضمان التنفيذ السلس وتكامل جميع المكونات.

إدارة المكان والموردين

تأمين وإدارة الأماكن والموردين والبائعين، بما في ذلك التفاوض على العقود وضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات. بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع مقدمي الخدمات الخارجيين مثل شركات الصوتيات والمرئيات وشركات التموين وخدمات النقل. ضمان تلبية جميع المخرجات لمعايير الجودة والتوافق مع رؤية الحدث.

التواصل وإعداد التقارير

إنشاء اجتماعات منتظمة وتقارير حالة وخطط تواصل لإبقاء جميع الأطراف على اطلاع بالتقدم والمخاطر والتغييرات. العمل كنقطة الاتصال الأساسية لحل المشكلات خلال دورة حياة المشروع. تقديم تحديثات واضحة وموجزة لأصحاب المصلحة، مما يضمن الشفافية والمساءلة.

التقييم وإعداد التقارير بعد الحدث

إجراء مراجعات ما بعد الحدث لتقييم مقاييس النجاح وجمع الملاحظات من أصحاب المصلحة. إعداد تقرير نهائي يلخص الإنجازات والدروس المستفادة والتوصيات للأحداث المستقبلية. تتبع معالم ما بعد الحدث ودعم إطلاق أحداث جديدة.

• خبرة أو تعرض لإدارة المعارض التجارية المتوسطة والكبيرة الحجم والمؤتمرات والأحداث الرياضية أو إطلاق الأحداث والمنتجات الاستهلاكية سريعة الحركة
• القدرة على إدارة مشاريع ومخرجات متعددة في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع
• التعرض لتقييم وإدارة العمليات والمعالم بين الإدارات
• التفاعل مع أصحاب المصلحة وإدارتهم، سواء الفرق الداخلية أو الشركاء الخارجيين على جميع المستويات
• إدارة المخاطر وتخطيط التخفيف منها
• التعرض لحزمة برامج MS Office/Office 365 وSmart Sheets وAirtable
• المهارات المثبتة: القدرة على أداء عمل حاسم يتضمن الحكم والدقة والسرعة بأقل قدر من الإشراف
• إلمام بالحاسوب وإتقان استخدام Microsoft Word وExcel وAirtable وSmart Sheets. القدرة على ترتيب أولويات مهام العمل والمواعيد النهائية، وإتقان استخدام أدوات الجدولة
• المبادرة والتحفيز الذاتي
• المهارات الشخصية ومهارات التعامل مع العملاء
• الوعي والحساسية الثقافية