وصف الوظيفة
ملخص الوظيفة:
يقوم مساعد مدير المشروع بدعم تخطيط المشاريع وتنسيقها وتنفيذها لضمان التسليم في الوقت المحدد وبجودة عالية. بالعمل بشكل وثيق مع مدير المشروع، يوفر هذا الدور الدعم الإداري والتشغيلي والتنسيقي عبر تخطيط المشروع، والتواصل مع أصحاب المصلحة، وإعداد التقارير، والتوثيق، والأنشطة اليومية للمشروع. المرشح المثالي يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، واستباقية، واهتمام بالتفاصيل، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
المسؤوليات الرئيسية:
تخطيط المشروع والتنسيق
- المساعدة في تخطيط وتنسيق وتنفيذ أنشطة المشروع ومخرجاته.
- دعم تطوير خطط المشروع والجداول الزمنية والمواعيد النهائية والمعالم الرئيسية ومتطلبات الموارد.
- تنسيق الأنشطة اليومية للمشروع لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد وسير المشروع بسلاسة.
- مراقبة الجداول الزمنية للمشروع والميزانيات والمخرجات والتقدم العام، وإبلاغ مدير المشروع بأي انحرافات أو مخاطر أو تأخيرات.
- تنسيق اجتماعات المشروع والجداول الزمنية وأنشطة المتابعة عبر الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- جمع وتنظيم وتحليل بيانات المشروع لمراقبة التقدم ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة.
- الحفاظ على دقة وتحديث خطط المشروع والتوثيق والميزانيات والسجلات وملفات المشروع.
- تحديد مخاطر المشروع وقضاياه وتبعياته، ورفعها إلى مدير المشروع مع الإجراءات الموصى بها عند الاقتضاء.
الدعم الإداري والتشغيلي
- تنسيق الأنشطة الإدارية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتعامل مع المراسلات والحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة.
- إعداد تقارير المشروع والمقترحات والعروض التقديمية والمستندات الداعمة الأخرى.
- معالجة وتتبع أوامر الشراء والفواتير والعقود والمستندات الأخرى المتعلقة بالمشروع.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لنفقات المشروع والمعاملات المالية والمستندات الداعمة.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات ومواد العروض التقديمية ومنصات التعاون الافتراضية وأدوات دعم المشروع الأخرى.
- الحفاظ على التحكم في إصدارات مستندات المشروع وضمان الامتثال لمعايير التوثيق التنظيمية.
التواصل وإدارة أصحاب المصلحة
- دعم اتصالات المشروع من خلال الاجتماعات والمكالمات الهاتفية والمراسلات المكتوبة ومنصات الاتصال الرقمية.
- بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الفرق الداخلية والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- حضور الاجتماعات وإعداد محاضر اجتماعات مفصلة ومتابعة بنود العمل لضمان إنجازها في الوقت المحدد.
- حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل والفعاليات الصناعية، وتمثيل فريق المشروع عند الحاجة.
- إعداد وتنسيق مقترحات العملاء والموردين وعروض الأسعار والمستندات ذات الصلة مع دعم المفاوضات وأنشطة المتابعة.
المراقبة وإعداد التقارير
- مراقبة أداء المشروع مقابل الجداول الزمنية والميزانيات والمخرجات، وإعداد تقارير الحالة المنتظمة وتحديثات الأداء.
- تحليل بيانات المشروع لتحديد الاتجاهات والمخاطر والفرص ومجالات التحسين.
- إعداد وثائق وتقارير المشروع قبل وأثناء وبعد تنفيذ المشروع.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للمشروع وضمان إعداد التقارير في الوقت المناسب لمدير المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين.
تحسين العمليات
- تحديد فرص تحسين عمليات إدارة المشروع وسير العمل والكفاءة التشغيلية.
- التوصية بتحسينات لتوثيق المشروع وطرق إعداد التقارير وقواعد البيانات والإجراءات الإدارية.
- دعم تنفيذ تحسينات العمليات وأفضل الممارسات عبر المشاريع.
الدعم متعدد الوظائف
- التعاون مع الفرق متعددة الوظائف لضمان تسليم المشروع بنجاح وتحقيق الأهداف التنظيمية.
- تقديم الدعم لأعضاء الفريق والمساعدة في المهام الإضافية المتعلقة بالمشروع حسب التكليف.
- التكيف مع الأولويات المتغيرة ومتطلبات المشروع والمواعيد النهائية مع الحفاظ على معيار عالٍ من الجودة.
- إظهار المرونة لاستيعاب العمل بعد ساعات الدوام أحيانًا أو عطلات نهاية الأسبوع أو متطلبات السفر بناءً على احتياجات العمل.
المؤهلات
درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو إدارة الأعمال أو الإدارة أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
1-3 سنوات من الخبرة في تنسيق المشاريع أو إدارة المشاريع أو العمليات أو دور مماثل.
الحصول على شهادة في إدارة المشاريع يعتبر ميزة إضافية.
الخبرة في تنسيق مشاريع متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الخطى مفضلة.
الخبرة في إعداد الميزانيات أو إعداد التقارير أو عمليات الشراء أو إدارة العقود تعتبر ميزة إضافية.
درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو إدارة الأعمال أو الإدارة أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
1-3 سنوات من الخبرة في تنسيق المشاريع أو إدارة المشاريع أو العمليات أو دور مماثل.
الحصول على شهادة في إدارة المشاريع يعتبر ميزة إضافية.
الخبرة في تنسيق مشاريع متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الخطى مفضلة.
الخبرة في إعداد الميزانيات أو إعداد التقارير أو عمليات الشراء أو إدارة العقود تعتبر ميزة إضافية.
