مدير تنفيذي مساعد (للسعوديين فقط)

الهدف:

يقدم مساعد المدير التنفيذي الدعم الإداري والتشغيلي الشامل لكبير المسؤولين (قائد وظيفي)، مما يضمن سير العمل بكفاءة والتواصل الفعّال. يتضمن هذا الدور إدارة جدول أعمال كبير المسؤولين، وترتيبات السفر، والمراسلات، والاجتماعات/الفعاليات، والمعلومات السرية، مع تقديم الدعم للمشاريع والعمل كنقطة اتصال رئيسية لكبير المسؤولين.

المسؤوليات العامة:

إدارة جدول أعمال كبير المسؤولين، وجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات.
تحديد أولويات وتنسيق الجداول والالتزامات المتضاربة.
التخطيط والتنسيق لجميع جوانب سفر الأعمال لكبير المسؤولين، بما في ذلك النقل والإقامة وبرامج الرحلات.
ضمان أن تكون ترتيبات السفر فعّالة من حيث التكلفة.
العمل كنقطة اتصال رئيسية لكبير المسؤولين، وإدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات.
صياغة وإعداد الاتصالات الكتابية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات، نيابة عن كبير المسؤولين.
ترتيب وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات لكبير المسؤولين.
إعداد مواد الاجتماعات وجداول الأعمال وتدوين المحاضر حسب الحاجة.
الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة ومحدثة للوثائق والسجلات التنفيذية.
إجراء الأبحاث وجمع المعلومات لدعم عمليات اتخاذ القرارات لكبير المسؤولين.
تتبع ومعالجة نفقات كبير المسؤولين، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.
إعداد تقارير النفقات والاحتفاظ بسجلات دقيقة.
تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للمشاريع أو المبادرات الخاصة التي يكلف بها كبير المسؤولين.
التنسيق مع الفرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة حسب الحاجة.
التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات التكتم والاحترافية.
الحفاظ على السرية التامة فيما يتعلق بشؤون واتصالات المستوى التنفيذي.
التوصية بالتدخلات التدريبية والتطويرية لأعضاء الفريق لبناء قدراتهم.
المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات لزيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.
تنفيذ جميع سياسات الإدارة ذات الصلة وعملياتها وإجراءاتها وتعليماتها بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة محكومة ومتسقة.
المساهمة في إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات الإدارة وسياساتها ومعاييرها.