نحن نبحث عن أخصائي إدخال بيانات ودعم إداري موثوق ومنظم ودقيق للانضمام إلى فريق الدعم الإداري عن بُعد.
تجمع هذه الوظيفة بمستوى المبتدئين بين إدخال البيانات الدقيق وصيانة قواعد البيانات وإدارة السجلات ومعالجة المستندات والدعم الإداري العام. سيساعد المرشح الناجح في الحفاظ على معلومات الأعمال الدقيقة وتنظيم السجلات الرقمية ومعالجة الوثائق الروتينية ودعم الأنشطة التشغيلية اليومية.
المرشح المثالي مرتاح في استخدام أجهزة الكمبيوتر ويتبع التعليمات بعناية ويدير المعلومات بكفاءة ويستطيع إنجاز المهام الموكلة إليه بشكل مستقل مع الحفاظ على معايير عالية من الدقة والسرية.
لا تُشترط الخبرة المهنية السابقة. سيتم توفير تأهيل شامل وتدريب وإرشاد مستمر. نشجع الخريجين الجدد والمتحولين بين المسارات المهنية والأفراد العائدين إلى سوق العمل والمرشحين الذين يبحثون عن أول فرصة مهنية عن بُعد على التقديم.
المسؤوليات الرئيسية: إدخال البيانات ومعالجة المعلومات
- إدخال المعلومات وتحديثها وصيانتها في قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات والأنظمة الداخلية.
- نقل البيانات بدقة من المستندات المصدرية المعتمدة.
- مراجعة المعلومات المُدخلة للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- معالجة مهام إدخال البيانات الموكلة ضمن المواعيد النهائية المحددة.
- تحديد المعلومات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المتسقة.
- إجراء التصحيحات والتحديثات الروتينية عند الترخيص بذلك.
- الاحتفاظ بسجلات معالجة دقيقة وسجلات للمهام المكتملة.
- اتباع معايير إدخال البيانات وإجراءات التنسيق المعتمدة.
إدارة قواعد البيانات والسجلات
- الحفاظ على سجلات إلكترونية دقيقة وقواعد بيانات داخلية.
- تحديث معلومات العملاء والمعلومات الإدارية والتشغيلية حسب التكليف.
- التحقق من المعلومات مقابل سجلات المصدر المعتمدة.
- تنظيم السجلات باستخدام الفئات واصطلاحات التسمية المعتمدة.
- المساعدة في تنظيف قواعد البيانات وصيانتها بشكل روتيني.
- تحديد السجلات غير المكتملة أو غير المتسقة.
- الاحتفاظ بوثائق التحديثات المكتملة وأنشطة المعالجة.
- اتباع إجراءات السرية وأمن المعلومات في الشركة.
الدعم الإداري والكتابي
- تقديم المساعدة الإدارية والكتابية الروتينية للفرق المكلفة.
- إعداد وتحديث النماذج وجداول البيانات والتقارير والقوائم والمستندات الداخلية.
- المساعدة في تنظيم السجلات الإدارية والموارد الرقمية.
- معالجة طلبات المعلومات الروتينية وتحديثات الوثائق.
- الاحتفاظ بمتتبعات المهام والجداول الزمنية والسجلات الإدارية.
- دعم المراسلات عبر البريد الإلكتروني وإدارة صندوق الوارد المشترك عند التكليف.
- توجيه المعلومات والمستندات إلى الأقسام المختصة.
- المساعدة في الأنشطة الإدارية والتشغيلية العامة.
دعم جداول البيانات وإعداد التقارير
- إدخال المعلومات وتنظيمها في Microsoft Excel أو Google Sheets أو أدوات مشابهة.
- الاحتفاظ بجداول البيانات والمتتبعات وقواعد البيانات والتقارير الروتينية.
- فرز المعلومات وتصفيتها وتصنيفها وفقًا للتعليمات.
- إجراء التنسيق والتنظيم الأساسي لجداول البيانات.
- مقارنة المعلومات عبر جداول البيانات والأنظمة الداخلية.
- تحديد الإدخالات المكررة والمعلومات غير المتسقة.
- المساعدة في تجميع البيانات لإعداد التقارير الداخلية.
- الحفاظ على دقة وحداثة مستندات التتبع المكلفة بها.
معالجة المستندات وإدارة الملفات الرقمية
- إعداد المستندات الرقمية وتحميلها وتنزيلها وتسميتها وتصنيفها وتنظيمها.
- مراجعة النماذج والوثائق الداعمة للتأكد من اكتمالها.
- الاحتفاظ بأنظمة الملفات الإلكترونية والمجلدات المشتركة.
- اتباع إجراءات تسمية الملفات وتخزين المستندات المعتمدة.
- استرداد المستندات والسجلات المصرح بها عند الطلب.
- أرشفة الملفات المكتملة وفقًا لإرشادات الشركة.
- الإبلاغ عن الوثائق المفقودة أو غير المكتملة أو غير الواضحة.
- الاحتفاظ بسجلات معالجة المستندات ومتتبعاتها.
التحقق من البيانات ومراقبة الجودة
- مراجعة أعمال إدخال البيانات والأعمال الإدارية المكتملة قبل تقديمها.
- التحقق من أخطاء الكتابة والتنسيق والأرقام وإدخال المعلومات.
- مقارنة المعلومات المُدخلة مع مستندات المصدر المعتمدة.
- التحقق من الحقول المطلوبة والمعلومات الداعمة.
- تحديد السجلات غير المكتملة أو غير المتسقة.
- تصحيح الأخطاء الروتينية عند الترخيص بذلك.
- تصعيد التناقضات غير المحلولة إلى عضو الفريق المختص.
- اتباع معايير مراقبة الجودة والدقة المعتمدة.
الجدولة وتنسيق المهام
- المساعدة في الجدولة الروتينية وتحديثات التقويم والتنسيق الإداري.
- الاحتفاظ بقوائم المهام والمواعيد النهائية ومتتبعات التقدم.
- تتبع المهام المفتوحة والمعلقة والمكتملة.
- تقديم تحديثات بشأن المهام الموكلة والطلبات المعلقة.
- المتابعة بشأن بنود العمل الروتينية عند الحاجة.
- طلب التوضيح عندما تكون التعليمات أو المعلومات غير مكتملة.
- الإبلاغ عن تأخيرات المعالجة أو المشكلات التقنية على الفور.
- دعم إنجاز سير العمل الإداري في الوقت المناسب.
التعاون مع الفريق عن بُعد
- التواصل باحترافية عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية.
- تنسيق طلبات إدخال البيانات والطلبات الإدارية مع الزملاء.
- تقديم تحديثات منتظمة بشأن المهام الموكلة والأعمال المكتملة.
- المشاركة في التأهيل الافتراضي والتدريب والاجتماعات والتوجيه.
- اتباع سياسات وإجراءات العمل عن بُعد المعتمدة.
- الحفاظ على تواصل موثوق خلال ساعات العمل المحددة.
- العمل بشكل مستقل مع الوفاء بالمواعيد النهائية وتوقعات الجودة.
شهادة الثانوية العامة أو GED أو ما يعادلها.
إجادة أساسية للكمبيوتر والكتابة على لوحة المفاتيح.
اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي.
معرفة أساسية بجداول البيانات والبريد الإلكتروني والمستندات الرقمية.
مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
القدرة على إدخال المعلومات ومراجعتها بدقة.
القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المعتمدة.
القدرة على أداء المهام المتكررة باستمرار.
قدرات أساسية على حل المشكلات.
القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة.
الاستعداد لتعلم برامج وأنظمة إدارية جديدة.
القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
عادات عمل موثوقة ومهنية.
القدرة على الحفاظ على السرية.
اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد.
لا تُشترط الخبرة المهنية السابقة. قد تكون الإلمام بأي مما يلي مفيدًا:
إدخال البيانات أو معالجة المعلومات.
الدعم الإداري أو الكتابي.
Microsoft Excel أو Google Sheets.
Microsoft Office أو Google Workspace.
أنظمة قواعد البيانات وإدارة السجلات.
إدارة المستندات الرقمية.
إدارة البريد الإلكتروني والتقويم.
منصات CRM أو ERP.
إعداد التقارير الأساسية والتحقق من البيانات.
أدوات التواصل والتعاون عن بُعد.
قد تُعتبر أيضًا الخبرة ذات الصلة المكتسبة من خلال التعليم أو التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو المهام المستقلة أو الأنشطة الشخصية القائمة على الكمبيوتر.
يجب أن يُظهر المرشحون الناجحون:
إدخال بيانات دقيق وفعّال.
التنظيم الإداري.
اهتمام قوي بالتفاصيل.
إجادة الكمبيوتر والكتابة على لوحة المفاتيح.
مهارات أساسية في جداول البيانات.
إدارة قواعد البيانات والسجلات.
التحقق من البيانات وفحص الجودة.
تنظيم المستندات والملفات الرقمية.
التواصل الكتابي والشفهي.
إدارة الوقت وتحديد أولويات المهام.
القدرة على اتباع الإجراءات المعتمدة.
الموثوقية والمهنية.
التعامل مع المعلومات السرية.
القدرات المستقلة للعمل عن بُعد.
القدرة على التكيف والاستعداد للتعلم.
