مدير المشتريات

*ملخص الوظيفة*

تبحث باسقات من مانتس عن مدير مشتريات ذي خبرة، مدفوع تجارياً، ومنظم للغاية للانضمام إلى فريق ما قبل الافتتاح.

سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن الإشراف على جميع أنشطة الشراء والمشتريات، وضمان الحصول على السلع والمواد والمعدات والخدمات عالية الجودة في الوقت المناسب مع الحفاظ على كفاءة التكلفة والامتثال التنظيمي ومعايير العلامة التجارية.

بصفته عضواً رئيسياً في فريق ما قبل الافتتاح، سيلعب مدير المشتريات دوراً حاسماً في إنشاء إجراءات الشراء، وتطوير علاقات الموردين، وإدارة ميزانيات الشراء، وتنسيق الحصول على المستلزمات والمعدات التشغيلية اللازمة للافتتاح الناجح للمنتجع.

*المسؤوليات الرئيسية*

*إدارة الشراء والمشتريات*

• التخطيط والتنظيم والإشراف على جميع أنشطة الشراء وفقاً لسياسات الشركة والميزانيات المعتمدة ومعايير الشراء الخاصة بشركة أكور.
• إدارة شراء السلع والمواد والمعدات والخدمات المطلوبة من قبل جميع الأقسام التشغيلية.
• ضمان التوريد والتسليم في الوقت المناسب للمنتجات التي تلبي متطلبات الجودة والاستدامة والتشغيل للمنتجع.
• مراجعة طلبات الشراء، والحصول على عروض أسعار تنافسية، وإعداد أوامر الشراء وفقاً لإجراءات الموافقة.
• التفاوض على الأسعار وشروط الدفع وجداول التسليم والشروط التعاقدية مع الموردين.
• مراقبة نفقات الشراء وتحديد فرص تحسين التكلفة دون المساس بالجودة.
• ضمان الشفافية والإنصاف والممارسات الأخلاقية throughout عملية الشراء.

*المشتريات لما قبل الافتتاح والجاهزية التشغيلية*

• تطوير وتنفيذ خطة المشتريات لما قبل الافتتاح للمنتجع بالتنسيق مع مدير المالية ورؤساء الأقسام.

• تنسيق توريد وشراء الأثاث والتجهيزات والمعدات (FF&E)، ومستلزمات ومعدات التشغيل (OS&E)، والمتطلبات الأخرى لما قبل الافتتاح ضمن النطاق والميزانيات المعتمدة.

• إنشاء شبكة موثوقة من الموردين المحليين والدوليين لدعم الاحتياجات التشغيلية للمنتجع.

• التنسيق مع رؤساء الأقسام لتحديد متطلبات الشراء والمواصفات والكميات والجداول الزمنية للتسليم.

• مراقبة جداول الشراء وضمان تسليم العناصر الحرجة وفقاً للجدول الزمني لما قبل الافتتاح.

• دعم إعداد أنظمة الشراء وقواعد بيانات الموردين وسير عمل الموافقات ووثائق الشراء.

• التنسيق مع المالية والهندسة والتدبير المنزلي والأغذية والمشروبات وتقنية المعلومات والأقسام الأخرى لضمان جاهزية المشتريات.

• تحديد مخاطر سلسلة التوريد المحتملة وتنفيذ خطط الطوارئ المناسبة.

• الحفاظ على متتبع مشتريات FF&E وOS&E، ومراقبة الجداول الزمنية الحرجة للتسليم، والتنسيق مع رؤساء الأقسام لضمان الجاهزية التشغيلية قبل الافتتاح.

*إدارة الموردين والعقود*

• تحديد وتقييم واختيار الموردين بناءً على الجودة والأسعار والموثوقية والاستدامة ومعايير الخدمة.

• تطوير والحفاظ على علاقات مهنية قوية مع الموردين المعتمدين ومقدمي الخدمات.

• إجراء تقييمات أداء الموردين ومراقبة الامتثال للشروط التعاقدية المتفق عليها.

• الحفاظ على سجلات الموردين والعقود وعروض الأسعار ووثائق الشراء محدثة.

• التنسيق مع الأقسام ذات الصلة لحل المشكلات المتعلقة بالموردين وتناقضات التسليم ومخاوف الجودة.

• ضمان الامتثال لإجراءات اختيار الموردين والشراء المعتمدة.

• ضمان الامتثال لسياسات الشراء الخاصة بشركة أكور وحدود التفويض المعتمدة وفصل الواجبات، والحفاظ على الشفافية ومسارات التدقيق الكاملة.

*مراقبة التكاليف وإدارة الميزانية*

• العمل عن كثب مع مدير المالية وفريق مراقبة التكاليف لمراقبة نفقات الشراء مقابل الميزانيات المعتمدة.
• إجراء دراسات السوق ومقارنات الأسعار وتحليلات التكلفة لتحديد كفاءات الشراء.
• دعم تخطيط ميزانية الأقسام من خلال توفير توقعات شراء دقيقة ومعلومات أسعار السوق.
• مراقبة اتجاهات الشراء والتوصية بمبادرات توفير التكاليف.
• ضمان الحفاظ على الوثائق والموافقات المناسبة لجميع معاملات الشراء.
• دعم تحسين المخزون من خلال تنسيق كميات الشراء مع المتطلبات التشغيلية ومستويات المخزون.

*تنسيق المخزون والاستلام والجودة*

• التنسيق مع الاستلام والمخازن والأقسام ذات الصلة لضمان أن البضائع المشتراة تلبي المواصفات المعتمدة.
• مراقبة جداول التسليم والمتابعة مع أوامر الشراء المتأخرة أو المعلقة.
• دعم تنفيذ إجراءات فعالة لمراقبة المخزون وإعادة التخزين.
• ضمان الحفاظ على الوثائق المناسبة للبضائع المستلمة والمرتجعات وتناقضات الموردين.
• التعاون مع الأقسام التشغيلية للحفاظ على جودة المنتج وتوفره بشكل متسق.

*الاستدامة والشراء المسؤول*

• دعم أهداف الاستدامة للمنتجع من خلال ممارسات التوريد والشراء المسؤولة.
• إعطاء الأولوية للمنتجات المسؤولة بيئياً والمواد المستدامة والموردين المحليين المناسبين كلما كان ذلك ممكناً تجارياً وتشغيلياً.
• تعزيز التوريد الأخلاقي والامتثال للمتطلبات البيئية والتنظيمية المعمول بها.
• تحديد فرص تقليل نفايات التعبئة والتغليف والنقل غير الضروري والأثر البيئي المرتبط بالشراء.
• دعم التزام المنتجع بالضيافة الفاخرة المسؤولة.

*الامتثال والتقارير والإدارة*

• ضمان الامتثال للوائح المملكة العربية السعودية المعمول بها وسياسات الشراء الداخلية ومتطلبات الشراء الخاصة بشركة أكور.
• الحفاظ على سجلات شراء دقيقة واتفاقيات الموردين وأوامر الشراء والوثائق ذات الصلة.
• إعداد تقارير شراء منتظمة تغطي النفقات والأوامر المعلقة وأداء الموردين وأنشطة الشراء.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال الحفاظ على سجلات شراء كاملة ودقيقة.
• التعاون مع المالية لحل تناقضات الفواتير وتسهيل المدفوعات في الوقت المناسب للموردين.
• أداء واجبات شراء ومشتريات إضافية كما يكلفه مدير المالية.

*التعليم والخبرة*

• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد أو المشتريات أو إدارة الأعمال أو المالية أو إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في مجال ذي صلة في الشراء أو المشتريات، بما في ذلك مسؤوليات إشرافية أو إدارية.
• الخبرة السابقة في الفنادق الفاخرة أو المنتجعات أو العلامات التجارية للضيافة المعترف بها دولياً مرغوبة للغاية.
• الخبرة السابقة في ما قبل افتتاح الفنادق أو المنتجعات ميزة قوية.
• فهم قوي لعمليات الشراء في مجال الضيافة وإدارة الموردين وإجراءات الشراء.
• خبرة مثبتة في توريد FF&E وOS&E والمستلزمات التشغيلية.
• معرفة جيدة بسوق الموردين في المملكة العربية السعودية وممارسات الشراء واللوائح المعمول بها.
• خبرة في أنظمة الشراء ومنصات ERP وبرامج إدارة المخزون.
• شهادات الشراء المهنية مثل CIPS أو ما يعادلها ميزة.

*المهارات والكفاءات*

• مهارات ممتازة في التفاوض وإدارة الموردين والمهارات التجارية.
• وعي مالي قوي وقدرات تحليل التكلفة وإدارة الميزانية.
• مهارات تنظيمية وتخطيطية ممتازة في إدارة الوقت.
• قدرات قوية في التفكير التحليلي وحل المشكلات.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والتزام بالدقة.
• مهارات اتصال وتواصل شخصي ممتازة.
• إجادة جيدة للغة الإنجليزية؛ إجادة اللغة العربية مرغوبة للغاية.
• إجادة تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel.
• القدرة على إدارة أولويات شراء متعددة ومواعيد نهائية ضيقة.
• فهم قوي للشراء الأخلاقي والشفافية والضوابط الداخلية.
• القدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع الأقسام الداخلية والموردين الخارجيين.
• استباقي، موجه نحو النتائج، وقادر على العمل بشكل مستقل.
• الالتزام بالاستدامة والتوريد المسؤول.
• المرونة والقدرة على التكيف مع متطلبات بيئة ما قبل الافتتاح.