المسمى الوظيفي: أمين صندوق
القسم: المالية / الإدارة
الهدف الوظيفي
إدارة ومعالجة جميع المعاملات المالية النقدية والإلكترونية اليومية في الورشة بكفاءة وفعالية، مع ضمان الالتزام بالسياسات المالية، وتقديم خدمة سريعة وموثوقة لعملاء الورشة.
المسؤوليات الرئيسية:
1. تحصيل وإدارة المستحقات:
- استلام الفواتير من الشخص المسؤول أو موظفي الصيانة والتحقق من مطابقتها للمبالغ والخدمات المسجلة.
- تحصيل المبالغ المستحقة من العملاء عبر وسائل الدفع المختلفة (نقداً، بطاقات الائتمان، التحويلات البنكية).
- إصدار الإيصالات وتزويد العملاء بالفاتورة الضريبية اللازمة قبل تسليم مفتاح المركبة.
2. إدارة النقد والتسوية اليومية:
- مطابقة الإيصالات اليومية (النقدية والشبكة) مع إجمالي الفواتير الصادرة على نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة الورشة.
- إعداد تقرير الإغلاق النقدي اليومي وإيداع المقبوضات النقدية في الحساب البنكي للشركة.
- الاحتفاظ بصندوق مصروفات نقدية صغيرة واستخدامه للمصروفات التشغيلية الضرورية بناءً على الطلبات المعتمدة.
3. التنسيق مع قسم الاستقبال والمحاسبة:
- ضمان تسوية جميع الحسابات والمعاملات المتعلقة بالدفع قبل السماح بإصدار تصاريح خروج المركبات من الورشة.
- توثيق وأرشفة جميع السندات والفواتير ومستندات الدفع اليومية وتقديمها إلى قسم المالية.
4. خدمة العملاء والامتثال:
- التعامل مع العملاء بأقصى درجات المهنية والاحترام، ومعالجة استفساراتهم المتعلقة بطرق الدفع والتفاصيل المالية للفواتير.
- الالتزام الصارم بأنظمة الضرائب (مثل متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يتعلق بضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية).
المؤهلات والخبرات المطلوبة:
- المؤهل العلمي: دبلوم أو بكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال.
- الخبرة: 1-2 سنة من الخبرة في دور أمين صندوق أو منصب مشابه (يفضل في مراكز خدمة السيارات أو قطع الغيار أو القطاعات الخدمية).
