المهام والمسؤوليات الرئيسية:
الدعم الإداري:
- إدارة جدول أعمال المدير العام، وجدولة المواعيد، والتنسيق للاجتماعات وترتيبات السفر.
- إعداد وتنظيم المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات نيابةً عن المدير العام.
التواصل والتنسيق:
- العمل كنقطة الاتصال الأساسية للمدير العام، وفرز الاتصالات الواردة وتحديد أولوياتها.
- التواصل مع الإدارات الداخلية والشركاء الخارجيين والعملاء نيابةً عن المدير العام.
إدارة المعلومات:
- الحفاظ على الملفات والسجلات السرية، وضمان دقة البيانات وسهولة الوصول إليها.
- إجراء البحوث، وتجميع البيانات، وإعداد التقارير لدعم عمليات اتخاذ القرار.
تنسيق الفعاليات:
- المساعدة في تنظيم وتنسيق الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات الخاصة وفق توجيهات المدير العام.
- التعامل مع الخدمات اللوجستية وتجهيزات الطعام والترتيبات الأخرى لضمان نجاح الفعاليات.
إدارة المكتب:
- إدارة اللوازم المكتبية وصيانة المعدات والاحتياجات الإدارية الأخرى.
- التنسيق مع الموظفين الإداريين الآخرين لضمان كفاءة العمليات المكتبية.
المشاريع الخاصة:
- المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة التي يكلف بها المدير العام، وتقديم الدعم والتنسيق حسب الحاجة.
- التعامل مع المهام والمسؤوليات العرضية لدعم أهداف المدير العام.
التعليم والمؤهلات والمهارات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي لدعم الإدارة العليا.
- مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
- مهارات تواصل ممتازة، كتابية وشفهية، مع سلوك مهني ودبلوماسي.
- إتقان استخدام حزمة Microsoft Office وبرامج الإدارة المكتبية الأخرى.
- التكتم والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
