مدير العلاقات الحكومية والإدارة

1. إدارة السفر

• تنسيق جميع ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والتأشيرات واستئجار السيارات والتنقلات.
• إدارة حجوزات الفنادق وقيادة مفاوضات العقود السنوية مع شركاء الفنادق المختارين.
• إعداد خطابات الدعوة ودعم إجراءات التأشيرات للموظفين والزوار.
• الإشراف على سير عمل الموافقات على السفر وضمان إكمال النماذج المطلوبة بدقة.
• تقديم تدريب على سياسة السفر والأمن خلال برنامج تعريف الموظفين الجدد.
• تقديم التوجيه والمتابعة فيما يتعلق بمتطلبات التطعيمات للسفر التجاري.

2. إدارة الفعاليات والاجتماعات

• تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات، بما في ذلك حجز الأماكن وتجهيز قاعات الاجتماعات (مع المعدات).
• إعداد وإدارة قوائم المشاركين وترتيبات التموين والهدايا والنقل.
• إدارة جميع الاتصالات المتعلقة بالفعاليات والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

3. الدعم الإداري والمكتبي

• تقديم الدعم الإداري العام لمكتب أفياجن العربية.
• المساعدة في إعداد المستندات والأرشفة والمراسلات والتنسيق المكتبي العام حسب الحاجة.

4. إدارة تأشيرات الموظفين وتصاريح العمل

• تنسيق إصدار وتجديد ونقل وإلغاء الإقامات.
• إدارة عملية إصدار التأشيرات من البداية إلى النهاية للموظفين الجدد، بما في ذلك تأشيرات العمل والفحوصات الطبية ووثائق الالتحاق بالعمل.
• مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات والإقامات وضمان التجديد في الوقت المناسب.
• معالجة تأشيرات الخروج والعودة ووثائق الخروج النهائي من خلال البوابات الحكومية ذات الصلة.

5. إدارة البوابات الحكومية

• الحفاظ على سجلات دقيقة وتحديثها على منصات مثل:
  • أبشر
  • قوى
  • مقيم
  • التأمينات الاجتماعية (GOSI)
  • مدد
  • الغرفة التجارية
  • بوابات وزارة العمل
• ضمان دقة البيانات والمعالجة في الوقت المناسب والامتثال الكامل للوائح الحكومية.

6. الامتثال التنظيمي ودعم الموارد البشرية

• ضمان الامتثال لقانون العمل السعودي وسياسات الهجرة ومتطلبات السعودة.
• دعم الموارد البشرية في إعداد الوثائق للتدقيق والتفتيش والتقارير القانونية.
• إبقاء الموارد البشرية على اطلاع بالتحديثات التنظيمية والآثار التنظيمية.
• المساعدة في مبادرات نطاقات وتوطين القوى العاملة.

7. العلاقات الحكومية والتمثيل

• تمثيل الشركة في التعاملات مع الجهات الحكومية، بما في ذلك:
  • وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
  • مكتب الجوازات
  • وزارة الداخلية
  • الغرفة التجارية
  • البلديات والجهات الأخرى ذات الصلة
• بناء والحفاظ على علاقات قوية لتسهيل المعالجة في الوقت المناسب لطلبات الموظفين والشركة.

8. الدعم الإداري للموظفين والموارد البشرية

• تقديم التوجيه للموظفين بشأن المسائل المتعلقة بالحكومة (مثل مشاكل الإقامة والتأشيرات والكفالة).
• مساعدة الموارد البشرية في إصدار خطابات التوظيف والشهادات والمستندات التي تتطلب تصديقاً حكومياً.
• دعم عمليات الالتحاق والخروج المتعلقة بالموافقات الحكومية.

الخبرة المحددة:

• دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.
• 4-7 سنوات من الخبرة في العلاقات الحكومية داخل المملكة العربية السعودية (يفضل في بيئة متعددة الجنسيات).
• خبرة قوية في استخدام أنظمة الحكومة الإلكترونية السعودية.

الكفاءات والمهارات والصفات:

• إعداد التقارير: تسجيل وإعداد تقارير وتحليل المعلومات المالية
• التواصل: تواصل فعال مع الرؤساء والمرؤوسين بالإضافة إلى مهارات قوية في التواصل الكتابي
• حل المشكلات: تحليل الأداء السابق والحالي والتوصية بأهداف لتحسين عمليات العمل
• القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات
• القدرة على تعدد المهام والتحليل وتحديد الفروقات
• معرفة قوية بقانون العمل السعودي ولوائح الهجرة ومتطلبات السعودة.
• إجادة جميع المنصات الحكومية ذات الصلة (أبشر، قوى، مقيم، التأمينات الاجتماعية، مدد).
• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتوثيقية ممتازة.
• مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على إدارة المعلومات السرية بنزاهة ومهنية.
• التركيز على العملاء والقدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
• سلوك مهني ومهارات تعامل ممتازة.
• مبادر وموثوق وموجه نحو الخدمة.
• اللغة: إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية