مسؤول الوظائف

لتنظيم وتنسيق أنشطة الوظيفة وإدارة أعمال المكتب والإجراءات الإدارية، لضمان فعالية وكفاءة التنظيم. الغرض الأساسي هو تطوير بروتوكولات التواصل داخل المكتب، وتطبيق الإجراءات الإدارية، علاوة على ذلك، إدارة جمع البيانات وترتيب اجتماعات أسبوعية/شهرية مع MOM وكذلك إدارة وتنظيم الزيارات التجارية وحجوزات السفر والمطالبات الخاصة بـ FH وLT.

المسؤوليات

الاجتماعات والحوكمة: تنسيق وجدولة الاجتماعات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، وضمان متابعة بنود العمل. إدارة جميع اللوجستيات مثل حجز القاعات، والتموين، والمواد، والإعداد لضمان اجتماعات سلسة وفعالة لفريق الموارد البشرية.

التقارير والتحليلات: إعداد وتجميع وصيانة تقارير ولوحات معلومات الموارد البشرية على أساس يومي وأسبوعي وشهري. دعم دقة البيانات وتقديم رؤى واضحة لرئيس الوظيفة وفريق قيادة الموارد البشرية لتمكين اتخاذ قرارات مستنيرة.

العروض التقديمية (HR LT): تطوير عروض تقديمية واضحة ومهنية لفريق قيادة الموارد البشرية، بما في ذلك ملخصات البيانات والرؤى والتحديثات الرئيسية لدعم مراجعات الأعمال والمناقشات الاستراتيجية.

حوكمة الموارد البشرية: دعم العمليات الرئيسية للموارد البشرية مثل الاجتماعات العامة، والتقارير الشهرية، وتحديثات Visier، ومقابلات الخروج. وتحقيقات ELR وتتبع خطة العمل والمتابعة. ضمان الالتزام بالجداول الزمنية ودقة المعلومات وتنظيمها الجيد.

مشاركة الموظفين وأنشطة الموارد البشرية: التخطيط وتنفيذ مبادرات مشاركة الموظفين وأنشطة الموارد البشرية الداخلية. يشمل ذلك تنظيم الفعاليات، وإنشاء ونشر النشرات الإخبارية، ودعم المبادرات التي تحسن تجربة الموظفين والثقافة.

أجندة المواهب والتعاون متعدد الوظائف: العمل عن كثب مع فرق إدارة المواهب والاتصالات والمكافآت الشاملة لدعم وتقديم أجندة المواهب ومبادرات الموارد البشرية ذات الصلة والاتصالات الداخلية.

أنشطة المقر الرئيسي: إدارة الأنشطة المتعلقة بالمقر الرئيسي مثل تنظيم جلسات التصوير والحملات الداخلية ودعم الفعاليات والاتصالات على مستوى الشركة مع أصحاب المصلحة المعنيين.

إدارة الميزانية والمالية: تتبع وإدارة ميزانيات الموارد البشرية، ومراقبة النفقات، وضمان التوافق مع سياسات الشركة. العمل كأمين الصندوق النقدي، والتعامل مع التسويات وتقارير المصروفات والمستردادات بدقة وفي الوقت المناسب.

الإدارة والدعم المكتبي: تقديم الدعم الإداري اليومي، بما في ذلك إدارة المراسلات وتوثيق المستندات والحفاظ على سجلات منظمة لسهولة الاسترجاع.

دعم فريق الإدارة: دعم فريق الإدارة بالاحتياجات الإدارية مثل التعامل مع الاتصالات وتنسيق الشحنات وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

إدارة الحضور والسجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة للإجازات ودعم HRLT في المطالبات وبطاقات الائتمان والتسويات

المشتريات (SAP وMyBuy): إنشاء وإدارة طلبات الشراء (PRs) في SAP وMyBuy، وضمان اتباع جميع الطلبات لعمليات الشركة والموافقات.

السفر واللوجستيات: تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك حجوزات الفنادق والنقل لقطاع بيبسيكو وزيارات الفريق العالمي، والعمل عن كثب مع إدارة المرافق لضمان تجربة سلسة.

الدعم القانوني وإدارة العقود: دعم العمليات القانونية من خلال الحفاظ على أرشيفات منظمة للعقود والمستندات القانونية، وضمان التوثيق السليم والسرية وسهولة الاسترجاع. تتبع حالة العقود والتجديدات والمواعيد النهائية الرئيسية لضمان الامتثال والمتابعة في الوقت المناسب.

المؤهلات

التعليم درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو الإدارة أو مجال ذي صلة (مفضلة). دبلوم في الإدارة أو الدراسات السكرتارية مقبول مع خبرة قوية.

الخبرة 2/4+ سنوات من الخبرة في الإدارة التنفيذية أو الأدوار الإدارية العليا. خبرة في دعم القادة التنفيذيين (مثل المدير أو نائب الرئيس أو فريق القيادة). خلفية قوية في إدارة المكاتب والتقارير وتنسيق الاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى. الخبرة في أنظمة ERP مثل SAP وأدوات المشتريات ميزة إضافية.

المهارات التقنية إتقان متقدم في Microsoft Office (Excel وPowerPoint وWord وOutlook). مهارات قوية في العروض التقديمية والتقارير (إنشاء لوحات المعلومات والملخصات التنفيذية). الإلمام بأدوات البيانات

الكفاءات الأساسية مهارات ممتازة في التواصل وإدارة أصحاب المصلحة. مستوى عالٍ من المهنية والسرية. قدرات قوية في التنظيم والتخطيط وتعدد المهام. الاهتمام بالتفاصيل مع مهارات قوية في حل المشكلات. القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات تحت الضغط. عقلية قوية في المتابعة والتنفيذ. إجادة اللغة الإنجليزية والعربية. مستوى عالٍ من التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة. المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة سريعة الخطى وديناميكية.

التعليم درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو الإدارة أو مجال ذي صلة (مفضلة). دبلوم في الإدارة أو الدراسات السكرتارية مقبول مع خبرة قوية.

الخبرة 2/4+ سنوات من الخبرة في الإدارة التنفيذية أو الأدوار الإدارية العليا. خبرة في دعم القادة التنفيذيين (مثل المدير أو نائب الرئيس أو فريق القيادة). خلفية قوية في إدارة المكاتب والتقارير وتنسيق الاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى. الخبرة في أنظمة ERP مثل SAP وأدوات المشتريات ميزة إضافية.

المهارات التقنية إتقان متقدم في Microsoft Office (Excel وPowerPoint وWord وOutlook). مهارات قوية في العروض التقديمية والتقارير (إنشاء لوحات المعلومات والملخصات التنفيذية). الإلمام بأدوات البيانات

الكفاءات الأساسية مهارات ممتازة في التواصل وإدارة أصحاب المصلحة. مستوى عالٍ من المهنية والسرية. قدرات قوية في التنظيم والتخطيط وتعدد المهام. الاهتمام بالتفاصيل مع مهارات قوية في حل المشكلات. القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات تحت الضغط. عقلية قوية في المتابعة والتنفيذ. إجادة اللغة الإنجليزية والعربية. مستوى عالٍ من التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة. المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة سريعة الخطى وديناميكية.