موظف الاستقبال

يعمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، ممثلاً المؤسسة بأسلوب مهني وترحيبي. إدارة عمليات مكتب الاستقبال، والتعامل مع المكالمات الواردة، وتوجيه الاستفسارات، وتقديم الدعم الإداري لضمان سير العمل اليومي بسلاسة وتجربة إيجابية للعملاء والضيوف، ودعم الفريق التنفيذي من خلال العمل كنقطة اتصال أولى موثوقة للشركة.

إدارة مكتب الاستقبال

إدارة منطقة الاستقبال والحفاظ على نظافة المكتب الأمامي وتنظيمه وتقديمه بشكل لائق في جميع الأوقات، بما في ذلك أي كتيبات أو مواد خاصة بالشركة.

استقبال ومساعدة الزوار بطريقة مهنية وودودة، مما يضمن انطباعاً أولياً إيجابياً عن المؤسسة.

الاتصالات والمراسلات

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وتوجيهها بدقة وفي الوقت المناسب، مع تدوين الرسائل عند الضرورة.

التواصل مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية، والرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات.

إخطار الموظفين بوصول الزوار وتنسيق ترتيبات الاجتماعات عند الحاجة.

تتبع وإدارة حركة الضيوف لضمان التنسيق السلس وتجنب الازدحام بدعم من فريق البروتوكول.

إدارة التوثيق

الحفاظ على سجلات الزوار، وإصدار تصاريح الدخول، وإبلاغ الموظفين المعنيين بوصول الضيوف.

استلام وفرز وتوزيع البريد الوارد وطرود الشحن؛ وتحضير المراسلات الصادرة.

تقديم الدعم الإداري والمكتبي العام مثل حفظ الملفات، وإدخال البيانات، والتصوير، ومعالجة المستندات.

السرية والتمييز

الحفاظ على السرية التامة فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة.

ممارسة التمييز والحكم المهني في التعامل مع الجهات المعنية والمعلومات السرية.

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات والمعايير والتقارير

اتباع جميع السياسات الوظيفية ذات الصلة والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات لضمان تنفيذ العمل بطريقة محكومة ومتسقة.

إعداد مخرجات وتقارير وظيفية دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية المتطلبات والسياسات والمعايير المؤسسية والوظيفية.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.

*لا تشترط خبرة سابقة.

الكفاءات:

الفنية:

إدارة الجداول والتقويم

إدارة التوثيق

إدارة الوقت

إدارة المكاتب

إدارة الأولويات

السلوكية:

التوجه نحو العمل

التخطيط والمواءمة

التعاون

التواصل الفعال