أولاً: الغرض من الوظيفة
سيدعم مسؤول المالية والإدارة وظائف المالية والإدارة في كيمونيكس العربية. وكجزء من العمود الفقري التشغيلي، يقع هذا الدور عند تقاطع الإدارة المالية وإعداد التقارير، والمحاسبة، ودعم المشتريات، وإدارة المكاتب، مع مسؤولية مباشرة عن ضمان تسجيل المعاملات المالية اليومية للشركة بدقة، وامتثالها للمتطلبات التنظيمية في المملكة العربية السعودية، وتوافقها مع السياسات والإجراءات العالمية لكيمونيكس الدولية.
يغطي الدور الطيف الكامل لاحتياجات المالية والإدارة التشغيلية لدى كيمونيكس العربية، بما في ذلك الحسابات الدائنة والمدينة، وتنسيق الرواتب، وإدارة البوابات الحكومية، والعلاقات مع الموردين، والدعم الإداري العام لمكتب الرياض.
ثانياً: المسؤوليات الأساسية
أ. الإدارة المالية والمحاسبة
- معالجة وتسجيل جميع المعاملات المالية، بما في ذلك الحسابات الدائنة والمدينة، والنثريات، والتسويات البنكية، وفقاً لمعايير المحاسبة لدى كيمونيكس والمعايير التنظيمية المحلية.
- إعداد وتقديم التقارير المالية الشهرية وملخصات المصروفات والوثائق الداعمة إلى المقر الرئيسي لكيمونيكس الدولية والإدارة المحلية.
- دعم إعداد الميزانيات السنوية والتوقعات الربعية وتوقعات التدفق النقدي بالتنسيق مع قائد العمليات.
- إدارة مطالبات مصروفات الموظفين واستردادها، والتحقق من دقتها واكتمالها وامتثالها لسياسات السفر والمشتريات الخاصة بالشركة.
- الحفاظ على سجلات مالية منظمة وجاهزة للتدقيق، مع ضمان توثيق جميع المعاملات وأرشفتها بشكل صحيح.
ب. الرواتب وإدارة الموارد البشرية
- تنسيق إعداد الرواتب الشهرية وتقديمها، مع ضمان الحساب الدقيق للرواتب والبدلات والاستقطاعات ومكافآت نهاية الخدمة وفقاً لنظام العمل السعودي.
- إدارة تسجيلات التأمينات الاجتماعية (GOSI) والاشتراكات الشهرية وأي إقرارات امتثال ذات صلة.
- دعم عمليات الإقامة وتصاريح العمل بالتنسيق مع مسؤول العلاقات الحكومية، ومتابعة التجديدات وضمان الامتثال في الوقت المناسب لمتطلبات مقيم وقوى.
- الحفاظ على سجلات الموظفين محدثة بما في ذلك العقود ووثائق الموارد البشرية والمستحقات.
- التواصل مع التأمينات الاجتماعية وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك والجهات الحكومية الأخرى ذات الصلة بشأن مسائل الامتثال الروتينية.
ج. المشتريات وإدارة الموردين
- دعم شراء اللوازم والخدمات والمعدات المكتبية وفقاً للضوابط الداخلية وإجراءات الموافقة لدى كيمونيكس.
- الحفاظ على قائمة الموردين، ومتابعة أوامر الشراء، ومعالجة الفواتير للدفع في الوقت المناسب.
- الحصول على عروض الأسعار من الموردين وتقييمها، وتوثيق مبررات الاختيار وضمان القيمة مقابل المال.
- متابعة وإدارة أصول المكتب، والحفاظ على سجل أصول محدث وتحديد الأصناف المستحقة للتجديد أو الصيانة أو التخلص منها.
د. إدارة الخدمات المصرفية والبوابات الحكومية
- إدارة المعاملات المصرفية اليومية بما في ذلك معالجة المدفوعات والتحويلات المصرفية وتسوية كشوف الحسابات البنكية.
- التنسيق مع البنك المؤسسي للشركة (حالياً البنك السعودي الأول) بشأن عمليات الحساب وتحديثات المفوضين بالتوقيع والوثائق المطلوبة.
- الحفاظ على وصول نشط وبيانات اعتماد للبوابات الحكومية الرئيسية في المملكة بما في ذلك هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والتأمينات الاجتماعية ووزارة الاستثمار وقوى ومقيم ونفاذ، مع ضمان إتمام التسجيلات والتجديدات والإقرارات في الموعد المحدد.
- إدارة تحويلات الرواتب عبر نظام حماية الأجور، مع ضمان المعالجة في الوقت المناسب والامتثال في كل دورة رواتب.
هـ. إدارة المكاتب
- إدارة العمليات الإدارية اليومية لمكتب الرياض، بما في ذلك تنسيق المرافق وإدارة اللوازم والعلاقات مع الموردين.
- دعم إدماج الموظفين والمستشارين الجدد، بما في ذلك تجهيز المكاتب وتنسيق تقنية المعلومات وتوفير صلاحيات الوصول والتعريف بإجراءات المكتب.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المكتبية والسجلات الإدارية، سواء الورقية أو الرقمية (SharePoint)، بما يتوافق مع بروتوكولات إدارة الوثائق الخاصة بالشركة.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات الداخلية والفعاليات وترتيبات الزوار بما في ذلك السفر والإقامة ودعم الجدولة.
- تقديم الدعم الإداري العام للإدارة العليا والفرق متعددة الوظائف حسب الحاجة.
ثالثاً: المخرجات الرئيسية / التسليمات
أ. تسليمات المالية
- تقارير مالية شهرية وتسويات بنكية وملخصات مصروفات مقدمة بدقة وفي الموعد المحدد
- رواتب معالجة وموثقة بشكل ممتثل في كل دورة، مع إقرارات التأمينات الاجتماعية ونظام حماية الأجور محدثة
- سجلات مالية جاهزة للتدقيق مع توثيق كامل لجميع المعاملات
ب. تسليمات الامتثال والعلاقات الحكومية
- بيانات اعتماد وتسجيلات حكومية نشطة وسارية (هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، التأمينات الاجتماعية، وزارة الاستثمار، قوى، مقيم، نفاذ)
- سجلات الإقامة ونطاقات/السعودة والامتثال العمالي محدثة ومحددة للتجديد مسبقاً
- إقرارات ضريبة القيمة المضافة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وإقرارات الزكاة مقدمة في الوقت المحدد مع الوثائق الداعمة الكاملة
ج. التسليمات الإدارية
- نظام حفظ ملفات مكتبي منظم ويمكن الوصول إليه (ورقي ورقمي) maintained في جميع الأوقات
- سجل الأصول محدث باستمرار مع سجلات دقيقة لمعدات الشركة ولوازمها
- وثائق المشتريات مكتملة لجميع المشتريات التي تتجاوز الحدود المعمول بها
مقدمة
تبحث كيمونيكس العربية عن مسؤول مالية وإدارة لدعم الإدارة المالية والعمليات الإدارية ووظائف الامتثال لمكتبها في الرياض. هذا دور بمستوى مبتدئ إلى متوسط مناسب للمهنيين المهتمين بالتفاصيل الذين لديهم خبرة أساسية في تمويل الشركات والمحاسبة وإدارة المكاتب، ويُفضّل أن تكون ضمن البيئة التنظيمية في المملكة العربية السعودية.
