أخصائي إداري - العمليات والدعم المكتبي (عن بُعد)

حول الدور
بصفتك مساعدًا إداريًا عن بُعد في PULSE (MENA)، ستساعد في إبقاء عملياتنا اليومية تسير بسلاسة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة، وتنظيم المعلومات، ودعم تنسيق سير العمل، وضمان اكتمال الوثائق وتحديثها. سيعمل عملك على تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال مساعدة الفرق على البقاء منظمة ومطلعة وفي الموعد المحدد. يأتي النجاح في هذا الدور من الاهتمام بالتفاصيل، والاتساق، والمساءلة، والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.

ما الذي ستفعله
الدعم الإداري وإدارة البيانات

• الحفاظ على السجلات وتحديثها باستخدام Google Sheets و Microsoft Excel
• مراجعة البيانات للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها
• توحيد المعلومات عبر الأنظمة الداخلية
• تحديد السجلات المكررة أو غير المكتملة ووضع علامات عليها للمراجعة
• الحفاظ على ملفات ووثائق رقمية منظمة
• دعم التقارير من خلال إدارة سجلات دقيقة

تنسيق سير العمل والمهام

• مراجعة الطلبات الإدارية الواردة وتنظيمها
• توجيه المهام إلى أعضاء الفريق المناسبين
• تتبع التقدم ومتابعة العناصر المعلقة
• الحفاظ على توثيق واضح لحالة المهام
• التواصل بشكل استباقي عند الحاجة إلى معلومات إضافية

التقارير والتتبع التشغيلي

• تحديث المتابعات الداخلية ولوحات معلومات سير العمل
• الحفاظ على سجلات النشاط والسجلات الإدارية
• إعداد تحديثات تقدم موجزة للفرق الداخلية
• تحديد المشكلات المتكررة ورفع تحسينات العمليات عند الاقتضاء
• دعم التقارير التشغيلية بتوثيق دقيق

الجدولة والتنسيق

• المساعدة في تحديثات التقويم والجدولة الإدارية
• إرسال تذكيرات بالمواعيد النهائية والمعالم الرئيسية
• تتبع تقدم الإعداد (Onboarding) واكتمال قوائم المراجعة
• دعم التنسيق الداخلي لضمان بقاء المشاريع في الموعد المحدد

ضمان الجودة

• مراجعة العمل للتأكد من دقته قبل التقديم
• ضمان اتباع الوثائق لمعايير الشركة
• الحفاظ على هياكل مجلدات منظمة واصطلاحات تسمية الملفات
• دعم الامتثال للعمليات الداخلية وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)

ما الذي نبحث عنه
نبحث عن شخص يتمتع بـ:

• تنظيم عالٍ واهتمام بالتفاصيل
• موثوقية واعتمادية ومساءلة
• راحة في أداء المهام الإدارية المتكررة بدقة
• قدرة على إدارة الأولويات بشكل مستقل أثناء العمل عن بُعد
• تواصل كتابي واضح ومهني
• التزام بالحفاظ على أنظمة وتوثيق منظم

المؤهلات

• راحة في استخدام Google Sheets أو Microsoft Excel

• مهارات قوية في التواصل الكتابي

• القدرة على اتباع العمليات والتعليمات المكتوبة

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت

• جهاز كمبيوتر موثوق واتصال إنترنت عالي السرعة

• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد

• يُشجع المتقدمون على مستوى المبتدئين على التقديم. يتم توفير إعداد شامل (Onboarding) وتدريب كامل.

• تنظيم عالٍ واهتمام بالتفاصيل

• موثوقية واعتمادية ومساءلة

• راحة في أداء المهام الإدارية المتكررة بدقة

• قدرة على إدارة الأولويات بشكل مستقل أثناء العمل عن بُعد

• تواصل كتابي واضح ومهني

• التزام بالحفاظ على أنظمة وتوثيق منظم

• راحة في استخدام Google Sheets أو Microsoft Excel

• مهارات قوية في التواصل الكتابي

• القدرة على اتباع العمليات والتعليمات المكتوبة

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت

• جهاز كمبيوتر موثوق واتصال إنترنت عالي السرعة

• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد

• يُشجع المتقدمون على مستوى المبتدئين على التقديم. يتم توفير إعداد شامل (Onboarding) وتدريب كامل.