وصف الشركة
يقع رافلز وفيرمونت البحر الأحمر ضمن مشروع البحر الأحمر الرائد في المملكة، وسيوفر للزوار تجربة منتجع ترتكز على الطبيعة. يحتوي المنتجع على 361 غرفة، وأحد عشر مفهوماً طعاماً مميزاً، بما في ذلك مطعم فوق الماء بإطلالة على البحر الأحمر وأشجار المانغروف، وسبا. سيكون المنتجع مجاوراً ملعب غولف بطولة مكون من 18 حفرة، مما يعكس ارتباط فيرمونت بكونها وجهة غولف عالمية المستوى. وسيرسي المنتجع معايير جديدة في مجال التنمية المستدامة، حيث يتمركز على امتداد 200 كيلومتر من السواحل البكر، وأرخبيل يضم أكثر من 90 جزيرة نقية، وبراكين خامدة، وموائل بحرية غنية، ومواقع أثرية قديمة.
وصف الوظيفة
يشرف مدير المشتريات على عمليات شراء السلع والخدمات من خلال المنافسة في العطاءات لضمان تحقيق أفضل الأسعار والجودة، بما يتوافق مع سياسات الرقابة في رافلز وفيرمونت. تدير هذه الوظيفة المهام الأساسية للشراء مثل استلام وتسليم الإمدادات، والحفاظ على مرافق تخزين منظمة، وضمان دقة أنظمة حفظ السجلات لمخزون الفندق. بالإضافة إلى ذلك، يشرف مدير المشتريات على كتّاب الاستلام، ويسهل عمليات الشحن والاستلام، ويحافظ على أنظمة تتبع لجميع المعاملات، بما في ذلك توقيعات ضيوف الطرود. ومن خلال تطبيق أفضل الممارسات في إدارة المخزون، وعلاقات الموردين، والمعايير التشغيلية، يلعب هذا المنصب دوراً حاسماً في دعم كفاءة عمليات الفندق.
- الحفاظ على مستويات المخزون المحددة (بار ستوك) المناسبة لجميع العناصر؛ وإخطار مدير المشتريات فوراً بأي اختلافات أو انحرافات.
- التأكد من حصول جميع المشتريات والطلبات وأوامر الشراء على الموافقات المناسبة وامتثالها لسياسات وإجراءات الفندق.
- التعاون الوثيق مع مدير الطهي ومدير الأطعمة والمشروبات لمواءمة استراتيجية الشراء مع تطوير القوائم، ومعايير جودة المنتج، والأهداف التشغيلية.
- قيادة عمليات البحث عن المصادر، والتفاوض، والتعاقد مع موردي الأطعمة والمشروبات والسلع الأساسية لتأمين أفضل الأسعار والاتساق والقيمة.
- تطوير والحفاظ على علاقات الموردين، وإجراء تقييمات الأداء، وتحقيق تحسين مستمر في الجودة والخدمة وموثوقية التسليم.
- مراقبة اتجاهات السوق، وتقلبات الأسعار، ومخاطر الإمداد لدعم السيطرة على التكاليف، والتنبؤ، وإعداد الميزانية بالتعاون مع قيادة الأطعمة والمشروبات.
- تنفيذ وإنفاذ سياسات المشتريات، وضوابط المخزون، ومعايير الاستدامة، وضمان الامتثال لمتطلبات سلامة الأغذية واللوائح التنظيمية.
- التنسيق مع فرق الطهي والعمليات لدعم إطلاق القوائم الجديدة، والبرامج الموسمية، وتقييمات المنتجات، بما في ذلك جلسات التذوق والموافقة على المواصفات.
- تحليل بيانات المشتريات ومؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد فرص التوفير، ومبادرات تقليل الهدر، وكفاءات سلسلة التوريد عبر منافذ الأطعمة والمشروبات.
- الإشراف على مواصفات المنتج، ومعايير الجودة، وتوحيد المكونات والمشروبات عبر المواقع المختلفة لحماية العلامة التجارية وتجربة الضيف.
- تأمين عطاءات تنافسية والحفاظ على الوثائق الداعمة؛ وضمان أن تسعير المخزون يعكس المعلومات الحالية.
- مراجعة جميع أوامر الشراء للتأكد من التفويض والتوقيعات والتحقق من السعر وتعيين المورد؛ والحفاظ على ومراقبة حفظ جميع أوامر الشراء والوثائق ذات الصلة، وضمان إدخال دقيق في النظام.
- إجراء تسوية يومية لفواتير الأطعمة والمشروبات وتقديمها إلى المالية للمعالجة؛ ومراقبة وإعداد التقارير المالية وفقاً لمتطلبات الفندق والمواعيد النهائية.
- مراجعة أوامر مناسبات الحفلات والاستشارة مع الإدارة بشأن المتطلبات الخاصة.
- الإشراف على المساعدة في تفريغ، واستلام، وفرز، وتخزين، وتأمين، وتوزيع البضائع؛ وضمان التسليم في الوقت المناسب والدوران السليم للمخزون (أولاً يدخل أولاً يخرج)، وكذلك التخلص من المواد التالفة أو الفاسدة.
- إدارة احتياجات التسليم لشركاء الفندق والسكان؛ والحفاظ على مناطق التخزين، ورصيف التحميل، والمساحات ذات الصلة في حالة نظيفة وآمنة.
- ضمان الامتثال للقوانين واللوائح والمواصفات الفيدرالية والولائية والمحلية الخاصة بتخزين الأطعمة والمشروبات.
- استلام وتسليم الطرود لجميع الأقسام والمنافذ؛ والتحقق من السجلات والإجراءات الأمنية، وعمل سجلات درجات الحرارة للحوم.
- المساعدة في عمليات الجرد في نهاية الشهر والربع والعام؛ وإكمال عمليات عد الجرد والتقارير الشهرية.
- مقابلة، وتدريب، وتوجيه، ونصح، وتطوير موظفي المشتريات والاستلام؛ وتقديم التدريب على إجراءات الاستلام السليمة لضمان نضارة المنتج والالتزام بالإجراءات التشغيلية القياسية؛ والمساعدة في تطوير إجراءات التشغيل القياسية المحلية حسب الحاجة.
- الرد على هواتف القسم ومعالجة احتياجات الموردين والضيوف والموظفين بنهج يركز على خدمة العملاء.
- إعداد بوالص الشحن للشحنات والحفاظ على الأوراق منظمة؛ وضمان التغليف السليم والآمن لعناصر العملاء باستخدام معدات التغليف.
- تتبع جميع تغيرات الأسعار وإبقاء القيادة على علم بأي حوادث غير عادية أو انحرافات عن المعايير.
- حضور والمساهمة في الاجتماعات وجلسات التدريب لتعزيز الروح المعنوية والإنتاجية والكفاءة.
- القدرة على العمل في بيئة فريق سريعة الخطى وبشكل مستقل مع أخلاقيات عمل قوية؛ ويجب أن يكون متاحاً للطلبات على مدار الساعة للشحن والاستلام.
- الإبلاغ عن الأضرار والتناقضات على الفور.
المؤهلات
التعليم والخبرة:
- حد أدنى 6 سنوات من الخبرة التراكمية ذات الصلة في مجال الفنادق أو المجالات ذات العلاقة؛ أو درجة جامعية مدتها 4 سنوات مع حد أدنى سنتين من الخبرة التراكمية ذات الصلة؛ أو درجة جامعية مدتها سنتان مع حد أدنى 4 سنوات من الخبرة التراكمية ذات الصلة.
- القدرة على إظهار المعرفة والفهم لمعايير التعامل الآمن مع الأغذية وإدارة المشروبات.
- خبرة سابقة في الإشراف على المشتريات مطلوبة.
- يجب أن يكون بارعاً في استخدام معدات وتطبيقات الكمبيوتر الأساسية، بما في ذلك ويندوز، ومعالجة النصوص، وبرامج الجداول الحسابية، كما تقرها الشركة.
المتطلبات العامة:
- الحفاظ على سلوك دافئ وودي في جميع الأوقات.
- يجب أن يكون قادراً على التواصل بفعالية شفهياً وكتابياً، مع جميع مستويات الموظفين والضيوف بطريقة منتبهة، وودية، ومهذبة، وتركز على الخدمة.
- يجب أن يكون فعالاً في الاستماع إلى وفهم وتوضيح المخاوف التي يثيرها الموظفون والضيوف.
- يجب أن يكون قادراً على أداء مهام متعددة وتحديد أولويات وظائف القسم لتلبية المواعيد النهائية.
- التعامل مع جميع المواقف مع الضيوف والموظفين بطريقة منتبهة، وودية، ومهذبة، وتركز على الخدمة.
- حضور جميع الاجتماعات والتدريبات المطلوبة من الفندق.
- الحفاظ على حضور منتظم وفقاً لمعايير فنادق رافلز، حسبما يقتضي الجدول الزمني الذي سيختلف حسب احتياجات الفندق.
- الحفاظ على معايير عالية للمظهر الشخصي والعناية بالمظهر، والتي تشمل ارتداء الزي الرسمي ولوحة الاسم المناسبة.
- الامتثال لمعايير فنادق رافلز واللوائح لتشجيع عمليات الفندق الآمنة والفعالة.
- بذل أقصى الجهود نحو الإنتاجية، وتحديد مناطق المشكلة، والمساعدة في تنفيذ الحلول.
- يجب أن يكون فعالاً في التعامل مع المشكلات، بما في ذلك توقعها، والوقاية منها، وتحديدها، وحلها حسب الضرورة.
- يجب أن يكون قادراً على فهم وتقييم وتطبيق معلومات وبيانات معقدة، وما إلى ذلك، من مصادر متنوعة لتحقيق الأهداف المناسبة.
- يجب أن يكون قادراً على الحفاظ على سرية المعلومات.
- يجب أن يكون قادراً على إظهار المبادرة، بما في ذلك توقع احتياجات الضيوف أو التشغيل.
- أداء واجبات أخرى حسب طلب الإدارة.
معلومات إضافية
- فهم توقعات ضيوف فئة الفخامة الفائقة ومواءمتها مع العلامة التجارية.
- خبرة في تنسيق المشاريع، والجدولة، ومراقبة الوثائق خلال مراحل ما قبل الافتتاح.
- خبرة في مرحلة ما قبل الافتتاح أمر ضروري.
- نهج استباقي وتوقعي مع حس قوي بالملكية والمساءلة.
- عناية فائقة بالمظهر والعرض الشخصي بما يتوافق مع معايير الفخامة.
