مدير المشتريات

نظرة عامة على الوظيفة:

سيتولى مدير المشتريات الخاص بالمشروع إدارة مرحلة التسليم لمشروع نشط تم بالفعل تقديم أوامر الشراء الخاصة به. يركز هذا الدور على تطوير أنظمة تتبع شاملة، والحفاظ على تواصل مستمر مع الموردين بشأن جداول التسليم، وضمان وصول جميع المواد والمعدات في الوقت المحدد لدعم معالم المشروع.

المسؤوليات الرئيسية: تطوير وإدارة نظام التتبع

• تصميم وتنفيذ أنظمة تتبع شاملة لمراقبة جميع أوامر الشراء المعلقة من الحالة الراهنة حتى التسليم النهائي
• إنشاء جداول بيانات مفصلة أو لوحات معلومات تسجل أرقام الطلبات وأوصاف الأصناف والكميات والموردين وتواريخ التسليم الأصلية وأوقات الوصول المقدرة المحدثة وحالة الشحن وتأكيد الاستلام
• تطوير نماذج تقارير الحالة التي توفر رؤية سريعة للتسليمات الحرجة والأصناف المعرضة للخطر والإيصالات المكتملة

التواصل مع الموردين والمتابعة

• التواصل مع الموردين بشكل منهجي للحصول على تواريخ التسليم لجميع الطلبات المعلقة والتحقق منها
• إنشاء وتيرة تواصل منتظمة مع كل مورد بناءً على إلحاح التسليم وأهمية الصنف
• إرسال رسائل متابعة عبر البريد الإلكتروني وإجراء مكالمات هاتفية لتأكيد جداول الشحن والحصول على أرقام التتبع وتأمين التزامات تسليم محدثة
• طلب مستندات الشحن بما في ذلك بوالص الشحن وبوالص الشحن الجوي وتأكيدات التسليم

إدارة جدول التسليم

• الحصول على تواريخ تسليم مؤكدة من جميع الموردين وتحديث فرق المشروع بالجداول الزمنية المتوقعة للوصول
• مقارنة التواريخ الملتزم بها من الموردين مع متطلبات جدول المشروع وتحديد الفجوات أو التعارضات
• الضغط على الموردين لتسريع التسليمات عندما لا تتوافق التواريخ الأصلية مع احتياجات المشروع
• التفاوض على جداول تسليم معدلة عندما تكون التأخيرات حتمية وإبلاغ أصحاب المصلحة بالتأثيرات

التحديد الاستباقي للمشكلات والتصعيد

• مراقبة communications الموردين وحالة الشحن لتحديد التأخيرات المحتملة قبل أن تؤثر على المشروع
• الإشارة الفورية للتسليمات المعرضة للخطر والعمل مع الموردين لتطوير خطط تخفيف
• تصعيد التأخيرات الكبيرة أو مشكلات أداء الموردين إلى قيادة المشروع مع حلول موصى بها
• تتبع المشكلات المتكررة مع موردين محددين وتوثيق الأنماط للرجوع إليها مستقبلاً

التواصل مع أصحاب المصلحة وإعداد التقارير

• تقديم تقارير حالة أسبوعية لمديري المشاريع تُظهر جميع التسليمات المتوقعة في الفترة القادمة وأي أصناف تواجه تأخيرات
• إبلاغ تحديثات التسليم فوراً عند تغير الجداول أو توفر معلومات جديدة
• المشاركة في اجتماعات تنسيق المشروع لمناقشة حالة المواد والتسليمات القادمة

تنسيق التسليم

• تأكيد جاهزية الموقع وقدرة الاستلام قبل وصول المواد
• إخطار الفرق في الموقع بالتسليمات القادمة بإشعار مسبق كافٍ للتخطيط
• تنسيق مواعيد التسليم مع الموردين وموظفي الاستلام لضمان تفريغ سلس

التوثيق وحفظ السجلات

• الحفاظ على ملفات منظمة لجميع أوامر الشراء ومراسلات الموردين ومستندات الشحن وتأكيدات التسليم
• تحديث أنظمة التتبع فوراً عند استلام المواد لتعكس تواريخ التسليم الفعلية
• توثيق أي تباينات بين الكميات المطلوبة والكميات المسلّمة

العمل لدى JLL.

• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد أو إدارة الأعمال أو الخدمات اللوجستية أو مجال ذي صلة، أو خبرة عملية معادلة
• خبرة لا تقل عن 7 سنوات في المشتريات أو تنسيق الخدمات اللوجستية أو أدوار إدارة المواد
• سجل حافل مثبت في إدارة جداول التسليم وتتبع طلبات متعددة متزامنة عبر موردين متنوعين
• خبرة في العمل في بيئات المشاريع حيث يكون التسليم في الوقت المناسب للمواد أمراً بالغ الأهمية للنجاح
• إتقان متقدم لبرنامج Microsoft Excel بما في ذلك الصيغ المعقدة والجداول المحورية والتنسيق الشرطي وإنشاء لوحات المعلومات
• خبرة في بناء جداول تتبع وأدوات تقارير حالة من الصفر
• القدرة على العمل مع برامج إدارة المشاريع ومنصات التعاون
• القدرة على العمل مع أنظمة تتبع الشحن والخدمات اللوجستية
• مهارات قوية في إدارة البيانات مع الاهتمام بالدقة والتفاصيل في حفظ السجلات
• مهارات تنظيمية استثنائية مع القدرة على إدارة كميات كبيرة من المعلومات عبر العديد من الموردين والطلبات
• عقلية متابعة مستمرة مع الارتياح لإجراء اتصالات متكررة مع الموردين للحصول على المعلومات المطلوبة
• مهارات تواصل واضحة ومهنية للتفاعل مع الموردين وفرق المشروع وأصحاب المصلحة على جميع المستويات
• نهج استباقي في حل المشكلات مع القدرة على تحديد المشكلات قبل تصاعدها
• حس قوي بالإلحاح وفهم لكيفية تأثير تأخيرات المواد على الجداول الزمنية للمشروع
• الاهتمام بالتفاصيل مع القدرة على اكتشاف التباينات وضمان دقة البيانات
• القدرة على التكيف للعمل في بيئات مشاريع ديناميكية تتغير فيها الأولويات بشكل متكرر
• خبرة في مشتريات البناء أو التطوير العقاري أو إدارة المرافق
• الإلمام بمصطلحات الشحن وعمليات الخدمات اللوجستية وتتبع الشحنات
• خبرة سابقة في تنفيذ أنظمة التتبع أو أدوات إدارة المشتريات
• فهم منهجية المسار الحرج ومفاهيم جدولة المشاريع
• معرفة مبادئ إدارة المخزون وعمليات استلام المواد