تسعى بارسونز إلى تعيين قائد مراقبة الوثائق ذي خبرة واهتمام بالتفاصيل للإشراف على جميع أنشطة إدارة ومراقبة الوثائق لبرنامج تطوير مطار واسع النطاق. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة أنظمة وثائق المشروع، وضمان الامتثال لإجراءات مراقبة الوثائق، والحفاظ على سجلات دقيقة، ودعم تدفق المعلومات بكفاءة عبر الفرق متعددة التخصصات. يتطلب الدور مهارات تنظيمية قوية، وقدرة قيادية، وخبرة في العمل على مشاريع البنية التحتية المعقدة أو مشاريع الطيران.
ما الذي ستقوم به؛
- إنشاء وصيانة أنظمة وعمليات وإجراءات مراقبة وثائق المشروع وفقاً لمتطلبات المشروع والعميل.
- إدارة استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع وحفظ وأرشفة جميع وثائق المشروع.
- ضمان التحكم السليم في جميع الوثائق الواردة والصادرة وتسجيلها وإرسالها في الوقت المناسب.
- الحفاظ على أنظمة ترقيم الوثائق وضوابط المراجعة وسير عمل الوثائق.
- إدارة وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وضمان دقة البيانات وسلامتها.
- ضمان الامتثال لمعايير الشركة وإجراءات المشروع ومتطلبات إدارة الجودة.
- مراقبة أنشطة مراقبة الوثائق لضمان التوافق مع الالتزامات التعاقدية والتنظيمية.
- دعم عمليات التدقيق وضمان الحفاظ على جميع السجلات في حالة جاهزة للتدقيق.
- التنسيق مع فرق الهندسة والإنشاءات والمشتريات والتجارية والعميل فيما يتعلق بتقديم الوثائق والموافقات.
- العمل كنقطة اتصال محورية لمسائل مراقبة الوثائق بين المقاولين والاستشاريين وأصحاب المصلحة.
- تتبع دورات مراجعة الوثائق ومتابعة الطلبات والموافقات المتأخرة.
- تسهيل التواصل الفعال وتدفق المعلومات عبر فرق المشروع.
- إعداد تقارير منتظمة عن حالة الوثائق وسجلات التقديم والإجراءات المعلقة وأداء سير العمل.
- مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بأوقات معالجة الوثائق ومقاييس الامتثال.
- تقديم تقارير دقيقة لإدارة المشروع وأصحاب المصلحة.
- تحديد الاختناقات والتوصية بتحسينات العمليات.
- قيادة والإشراف على مراقبي الوثائق وموظفي الدعم الإداري.
- تقديم التدريب والتوجيه بشأن إجراءات وأنظمة مراقبة الوثائق.
- توزيع عبء العمل بفعالية وضمان الحفاظ على إنتاجية الفريق ومعايير الجودة.
- تعزيز ثقافة الدقة والمساءلة والتحسين المستمر.
- ضمان الصيانة والأرشفة السليمة لجميع سجلات المشروع طوال دورة حياة المشروع.
- إدارة وثائق التسليم النهائي وسجلات كما-بُني ووثائق الإغلاق.
- ضمان التخزين الآمن واسترجاع الوثائق السرية والحساسة.
- دعم أنشطة إغلاق المشروع ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات على المدى الطويل.
المهارات المطلوبة التي ستجلبها؛
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مراقبة الوثائق ضمن مشاريع البناء أو البنية التحتية أو المطارات.
- خبرة في قيادة وظائف مراقبة الوثائق في مشاريع واسعة النطاق أو متعددة التخصصات.
- فهم قوي لعمليات وسير عمل وثائق المشروع.
- إجادة منصات EDMS مثل Aconex أو SharePoint أو Documentum أو أنظمة مماثلة.
- معرفة قوية بمعايير وإجراءات وأفضل ممارسات مراقبة الوثائق.
- مهارات تنظيمية ممتازة في إدارة الوقت.
- قدرات تواصل وتنسيق قوية.
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
- إجادة تطبيقات Microsoft Office.
المهارات المرغوبة التي ستجلبها؛
- خبرة في العمل على مشاريع المطارات أو الطيران أو البنية التحتية الضخمة.
- معرفة بأنظمة إدارة الجودة ISO ومعايير الامتثال.
- خبرة في إدارة مراقبة الوثائق خلال مراحل إغلاق المشروع والتسليم.
- قدرات قيادية قوية وإدارة الفريق.
- القدرة على العمل بفعالية في بيئات متعددة الثقافات والتخصصات.
سيتمتع المرشح المثالي بخبرة لا تقل عن 8 سنوات في مراقبة الوثائق، بما في ذلك خبرة في قيادة فرق مراقبة الوثائق في مشاريع بناء أو بنية تحتية أو مطارات كبيرة.
درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مراقبة الوثائق ضمن مشاريع البناء أو البنية التحتية أو المطارات.
خبرة في قيادة وظائف مراقبة الوثائق في مشاريع واسعة النطاق أو متعددة التخصصات.
إجادة منصات EDMS مثل Aconex أو SharePoint أو Documentum أو أنظمة مماثلة.
معرفة قوية بمعايير وإجراءات وأفضل ممارسات مراقبة الوثائق.
مهارات تنظيمية ممتازة في إدارة الوقت.
قدرات تواصل وتنسيق قوية.
اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
إجادة تطبيقات Microsoft Office.
خبرة في العمل على مشاريع المطارات أو الطيران أو البنية التحتية الضخمة.
معرفة بأنظمة إدارة الجودة ISO ومعايير الامتثال.
خبرة في إدارة مراقبة الوثائق خلال مراحل إغلاق المشروع والتسليم.
قدرات قيادية قوية وإدارة الفريق.
القدرة على العمل بفعالية في بيئات متعددة الثقافات والتخصصات.
