منسق إدارة العطاءات

المسؤوليات:

• دعم تنسيق أنشطة العطاءات والمقترحات عبر حلول ومناطق متعددة تحت الإشراف.
• مراجعة متطلبات المناقصات والمساعدة في التحقق من الامتثال لمعايير تأهيل العملاء.
• دعم إعداد ومراجعة وتقديم المقترحات لضمان الدقة والاكتمال.
• المساعدة في ضمان أن وثائق المقترحات تتبع المعايير المطلوبة للتنسيق والهيكل والعرض.
• دعم التحقق من تحديث مكونات المقترح، بما في ذلك الشروط القانونية والتفاصيل المالية واتفاقيات مستوى الخدمة والوثائق الداعمة.
• المساعدة في الالتزام بمواعيد التقديم النهائية مع الحفاظ على معايير الجودة.

تنسيق العطاءات وتقديمها

• المساعدة في إعداد وتجهيز وثائق العطاءات وفقاً لمتطلبات المناقصة.
• دعم تقديم العطاءات، بما في ذلك المنصات الفعلية والإلكترونية للمناقصات.
• التنسيق مع الفرق الداخلية لجمع المدخلات المطلوبة في الوقت المناسب.
• المساعدة في تتبع الجداول الزمنية للعطاءات والمعالم الرئيسية والمخرجات.

الوثائق والامتثال

• دعم صيانة وتحديث قوالب المقترحات ومعايير الوثائق.
• المساعدة في تنسيق الوثائق القانونية المطلوبة للمشاركة في العطاءات.
• المساعدة في ضمان اكتمال وتحديث الوثائق الداعمة مثل السير الذاتية والشهادات والمراجع.
• دعم عمليات توثيق العقود للعطاءات الممنوحة.

دعم إدارة علاقات العملاء وعمليات المبيعات

• المساعدة في ضمان تسجيل أنشطة العطاءات والمقترحات بدقة في نظام إدارة علاقات العملاء.
• دعم فريق عمليات المبيعات في إدخال بيانات نظام إدارة علاقات العملاء ودقتها وإعداد التقارير.
• المساعدة في تتبع مقاييس الأداء الأساسية المتعلقة بالعطاءات ولوحات المعلومات ومؤشرات الأداء الرئيسية.

التواصل والتنسيق

• دعم تنسيق التواصل المتعلق بالعطاءات بين الفرق الداخلية والعملاء.

• مراقبة قنوات التواصل الخاصة بالعطاءات ومشاركة التحديثات ذات الصلة مع أصحاب المصلحة.

• المساعدة في تتبع خطط العمل ومتابعة المهام الموكلة لدعم إتمام العطاءات في الوقت المناسب.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تقنية المعلومات أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

• 0-2 سنوات من الخبرة في دعم العطاءات أو الإدارة أو عمليات المبيعات أو دور ذي صلة.

• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل باللغتين الإنجليزية والعربية.

• يُعد الاطلاع على عمليات المناقصات المؤسسية أو الحكومية ميزة إضافية.

• معرفة أساسية بعمليات إدارة العطاءات وتطوير المقترحات.

• الإلمام بأنظمة إدارة علاقات العملاء ميزة إضافية.

• إجادة أدوات Microsoft Office، لا سيما Word وExcel وPowerPoint.

• معرفة أساسية بأدوات إدارة الوثائق وتنسيق المقترحات (مثل Adobe Acrobat).

• يُعد الاطلاع على منصات المناقصات الإلكترونية ميزة إضافية.

• تُعد معرفة سوق المناقصات السعودي وMS Visio وMS Project ميزة إضافية.

يدعم منسق إدارة العطاءات تنسيق وإدارة أنشطة العطاءات والمقترحات لضمان تقديمات دقيقة ومتوافقة وفي الوقت المناسب. يعمل هذا الدور بشكل وثيق مع فرق المبيعات والقانونية والمالية والتقنية للمساعدة في إعداد ردود عطاءات عالية الجودة، والحفاظ على وثائق المقترحات، وضمان التوافق مع متطلبات المناقصات والعمليات الداخلية.

يدعم هذا المنصب جهود تطوير الأعمال من خلال المساعدة في إعداد مقترحات منظمة ومتوافقة وجيدة العرض عبر أسواق متعددة ومجالات حلول متنوعة، مع اكتساب خبرة عملية في إدارة العطاءات وتنسيق المقترحات.