مشرف إداري

المسؤوليات والأنشطة الرئيسية

المسؤوليات الرئيسية

الأنشطة الرئيسية

1. إدارة المكتب والإشراف

ضمان تنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية وإجراءات التشغيل القياسية والالتزام بها.

الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وضمان بيئة عمل نظيفة ومنظمة وفعّالة ومرحّبة ضمن إطار استشاري سريع الوتيرة.

الإشراف على أداء الموظفين الإداريين ومراقبته.

الإشراف على خدمات المكتب وصيانة المعدات والمشتريات ذات الصلة وإدارة المخزون من خلال إدارة علاقات الموردين لضمان فعالية التكلفة.

دعم تنفيذ العمليات المكتبية الداخلية والخارجية والفعاليات والاحتفالات والاجتماعات بما يتوافق مع إرشادات الشركة وسياسات الصحة والسلامة والبيئة المحلية.

2. العلاقات الحكومية والامتثال التنظيمي

التعامل مع جميع الجهات الحكومية السعودية.

ضمان امتثال جميع عمليات الشركة للقوانين واللوائح المحلية.

3. دعم العمليات المصرفية والمالية

التنسيق لعمليات حسابات الشركة المصرفية، بما في ذلك الإيداعات والسحوبات والمعاملات الإلكترونية.

التواصل مع البنوك لفتح الحسابات وإغلاقها والبطاقات المؤسسية والخدمات المالية الأخرى.

دعم قسم المالية في ضمان سداد فواتير المرافق والموردين في الوقت المحدد.

4. خدمات الموظفين والدعم

التنسيق لعمليات انضمام ومغادرة الموظفين من خلال تقديم الدعم للموارد البشرية والقسم المعني.

إدارة ترتيبات السكن والنقل والسفر للموظفين عند الحاجة.

5. إدارة السجلات وإعداد التقارير

الحفاظ على سجلات دقيقة للعقود والوثائق القانونية والتراخيص وشهادات الشركة.

إعداد تقارير دورية عن الأنشطة الإدارية والمعاملات الحكومية والمصروفات التشغيلية.

ضمان التعامل السري مع وثائق الشركة الحساسة.

مواصفات الوظيفة

المعرفة / المهارات

معرفة قوية بأنظمة العمل السعودية وعمليات التأشيرات والبوابات الحكومية.

إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، باوربوينت) وبرامج إدارة المكاتب.

مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية مع تفضيل عالٍ لإجادة اللغة العربية.

عقلية استباقية وقابلة للتكيف مع مهارات قوية في حل المشكلات والتنفيذ.

القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

خبرة من 3 إلى 5 سنوات في المجال الإداري، يُفضّل في قطاع الخدمات في المملكة العربية السعودية.